檔案規范化管理分析

楊耀輝

（運城師范高等專科學校，山西 運城 044000）

檔案的初步建立過程需要以明確檔案條目為基礎，檔案條目應包括檔案內容的概括性信息，并方便工作人員查找。此間，工作人員需要依據檔案的具體內容，選擇合適的方式對檔案進行整理與分類。特別是在檔案分類的過程中，工作人員應確保檔案分類標準安全高效，在將檔案分類之后，工作人員需要創建有效的檔案目錄。此類目錄可為機讀目錄，也可為普通的打印型目錄，目錄的具體形式與檔案數據的數據量相關。在此基礎上，更為關鍵的是，工作人員應選擇合適的檔案信息檢索工具，為后續的檔案查找和檔案信息的修改提供便捷途徑。在檔案上架之前，工作人員應確保檔案信息的公開性符合檔案管理的一般要求。為了確保檔案管理的安全性，工作人員也應建立有效的安全管理體系，保障學生檔案信息的安全性。另外，在借閱檔案時，工作人員一定要做好節約人員信息的記錄工作，明確檔案歸還日期，進而在提高檔案信息管理規范性的基礎上，確保檔案管理安全高效。

1 檔案管理規范化的重要意義分析

1.1 可提高檔案管理工作的安全性

學校學生檔案管理工作的相關工作流程已經相對成熟，很對學校也建立了同一的檔案信息管理系統。但在應用此類系統時，由于檔案信息系統的登陸或者信息的查找缺乏規范性，導致很多檔案信息存在丟失以及被惡意修改的情況，影響檔案管理工作的整體安全性。在規范化的檔案管理工作中，工作人員需要根據檔案管理規范，明確檔案管理的一般要求，將檔案管理與學生信息的記錄和查找結合起來。在管理圖書館檔案時，工作人員可根據圖書館檔案管理的要求，選擇合適的檔案管理形式，加強登陸信息的驗證機制，減少檔案借閱中的不良行為。另外，在規范化的檔案管理要求下，工作人員、學生以及其他人員均需要遵守規范化的大干管理條例，這樣不僅可提高檔案信息管理的規范性，也有利于檔案信息的調整和優化，從而提高學校圖書館檔案信息管理的實效性，也可進一步確保檔案信息管理的安全性。

1.2 可為進一步提高檔案管理工作的效率

規范化的檔案管理辦法要求工作人員在管理檔案信息時，應結合檔案信息的實際內容選擇合適的檔案管理形式，健全檔案目錄，建立可高效查找的檢索體系。在這種比較完整的檔案信息管理系統支持下，工作人員可在接收新檔案或者查找舊檔案時，直接通過檢索即可確定檔案的具體位置，減少了反復查找的麻煩。更為關鍵的是，在規范化檔案管理的要求下，檔案信息本身的分類方式也會更加規范，與檔案信息對應的詞條信息會更加清晰明了，這就促使借閱人員在查找檔案信息時，可更快速、更便捷地查找到對應的檔案信息。另外，從檔案的收集、交接、整理以及統計過程分析，規范化的檔案管理模式可將此類工作步驟整合起來，突出檔案管理工作的正確流程，提高檔案管理各環節的實際工作質量，進而促使檔案管理系統更加完整，也更加合理。

2 檔案管理規范化的具體措施分析

2.1 利用關鍵詞定位方法優化檔號編制工作

工作人員需要在檔案入庫之前對檔案進行變化，之后在將對應的編號輸入到檔案信息管理系統中，這樣在后續的查找檔案的過程中，工作人員只需要輸入相應的檔案編號，即可直接查看檔案的對應位置。但突出的為題時，一些檔案的編號與檔案本身的信息并匹配，在編制此類檔案號時也會存在一定的錯誤，導致檔案信息數據存在誤差，為后續的檔案管理工作制造了一些麻煩。在實際的檔案管理工作中，為了突出檔案管理工作的規范化，工作人員在做好檔案號編制工作的基礎上，可利用關鍵詞定位的方法，將關鍵詞與檔案編號、檔案內容對應起來。此類關鍵詞可為檔案所屬的人物姓名，也可為具體的事件名稱。換言之，關鍵詞定位法為檔案管理工作提供了提高容錯率的方案，不僅可使得檔案編制的過程更加規范和高效，也可降低了編號查找的錯誤，提高了檔案信息檢索的效率。

2.2 以文件匯編的方式整理檔案

以文件匯編的方式整理檔案可有效剔除檔案中無效的信息，包括編碼信息和冗長的關鍵詞信息等。此間，工作人員可針對檔案信息進行再次加工，結合圖書館或者學校信息系統中學生信息的變化特點，合理選擇信息加工方式。一般而言，針對一些需要永久保存的檔案，工作人員可用黑色簽字筆記錄檔案的簡略信息，并將永久保存的檔案與長期、短期保存的檔案分開，以文件匯編的形式將檔案管理區域進行分區。如果沒有特殊要求，工作人員應保證永久保存的檔案的存放區域也應相對固定。期間，工作人員還需要明確其他類型檔案的保管期限以及時間順序信息，將此類信息編寫成案卷的形式，打印并裝訂成冊。為了確保檔案存儲信息的安全性和有效性，防止檔案管理信息丟失，在完成文件匯編之后，工作人員可將檔案案卷目錄進行復印，并一式三份。如果在后續的檔案管理過程中需要提取檔案內容，工作人員可將檔案目錄提前送交學校相關管理部門，這樣不僅可提高檔案提取的效率，也可確保檔案信息管理更加規范和有序。

2.3 檢查檔案管理的美觀程度

以文件匯編的形式整理檔案信息時檔案規范化管理的基礎要求，除此之外，工作人員還需要明確檔案管理的其他要求，包括檔案管理的美觀度以及檔案標題的準確度等。在開展檔案信息管理工作時，為了確保檔案管理工作的規范性，工作人員在檢查檔案文件時，首先，要確保檔案信息的編頁號清晰可辨。此間，工作人員可用鉛筆或者黑色簽字筆在檔案文件夾的右上角標注順序頁碼；其次，為了確保檔案文件不受損壞，工作人員需要去掉檔案文件上的一些金屬物。如果檔案文件出現了損壞，工作人員也應在第一時間修補文件材料；再者，在裝訂檔案文件時，工作人員應盡量選擇稍大一些的裝訂機，確保文件裝訂牢固，不出現掉頁的情況。

3 結束語

總之，工作人員在開展檔案管理工作時，應結合自身的工作經驗，將檔案管理的規范化要求與實際的檔案管理工作結合起來。雖然現階段很多學校都建立了比較完善的檔案信息管理系統，但由于檔案信息本身具有繁雜、內容多的特點，在實際的檔案管理過程中容易出現信息類型的錯位問題。工作人員用在確保檔案管理過程高效規范的基礎上，積極應用新型的檔案管理辦法，并注重檔案管理的完整性，突出檔案文件管理的美觀度，進而切實提高學校檔案管理工作的質量，保障檔案信息管理的規范性和安全性。