檔案管理中電子檔案管理建議與思考

邱慧娟

（山東省棗莊市臺兒莊區公共就業和人才服務中心，山東 棗莊 277400）

1 引言

電子檔案管理效率的提升能夠促使各企事業單位提高辦事效率，讓管理層的決策更加科學而高效。同時電子檔案管理是能夠促進各個部門的協同配合，讓紙質版資料的中存在的數據安全問題、易損壞問題、查找效率低下問題等，都能得到有效解決。同時在解決電子檔案管理中存在的問題過程中，不能一刀切式讓完全脫離傳統的檔案管理模式，切忌造成貪多嚼不爛的現象。因而各企事業單位應當根據各自電子檔案現代化進程中存在的問題，制定階梯型、漸進式電子檔案管理優化方案，這樣才能夠讓電子檔案管理效率循序漸進的提升。

2 檔案管理中電子檔案管理的現狀與現代化改革意義

2.1 管理人員的信息化素質普遍較低，人力資源浪費現象嚴重

作為檔案管理中電子檔案優化進程中有著關鍵性作用的管理人員，其信息化素質的高低直接影響著檔案管理效率的高低。在實際的檔案管理中，由于各個單位的管理層缺乏對于電子檔案的正確認識，簡單地認為檔案管理是一項無關緊要的工作。致使下面的工作人員上行下效，其改革動力嚴重不足、自我培訓學習的意愿更是匱乏。這樣致使檔案管理人員檔案歸集整理、查找翻閱效率極低，給各單位企業造成嚴重的人力資源浪費，造成檔案管理維護成本過高。

2.2 檔案管理向電子檔案優化方向發展有利于提高檔案的保存時效

紙質檔案一方面需要充足的存儲空間，這對于各個單位而言存放成本大幅增加；另一方面紙質檔案隨著時間的正常，其中的字跡變得較為模糊、紙張的維護成本較高（包括檔案管理中需要購買的藥品等）。因此相較于傳統的紙質檔案管理，電子檔案管理向信息化、數字化發展的趨勢能夠讓檔案的儲存空間更大、儲存實效更長。同時面對紙質檔案保密性較差的缺點，電子檔案的信息化加密技術能夠準確高效的防止信息的外泄，這同樣是電子檔案不可替代的一大優勢。

2.3 沒有形成電子檔案管理制度，缺乏先進的管理理念

很多單位財大氣粗的花大價錢把信息化電子檔案軟件購買，但是由于沒有制定與其相適應的電子檔案軟件管理制度。缺乏對于軟件的后期維護和更新，并嚴重缺乏專業的電子檔案管理人員。致使在實際的管理中，檔案管理人員成為電子檔案電腦的“保管員”，其技能僅限于“開關機”、“機械查找”。而面對數字化電子檔案中的各個深層次全方面功能，管理人員完全是“丈二和尚摸不著頭腦”，致使電子檔案信息化管理資源嚴重浪費。究其原因是因為單位沒有真正對電子檔案管理引起足夠重視，缺少配套的管理制度和專業的維保人員。

3 檔案管理中電子檔案管理的創新策略

3.1 制定科學的電子檔案管理制度，定期對管理人員進行專業化培訓

電子檔案管理制度是檔案管理人員賴以遵循的“法典”，更是各企事業單位用以獎懲的根據。只有嚴格實施管理制度，才能確保檔案管理人員的自我學習動力有效提升，并真正意識到其中的責任。因此各單位根據自己單位管理人員實際存在的個性問題，聘請專業的電子檔案管理專家進行培訓。并根據培訓結果對檔案管理人員進行考核測評，以檢驗其學習成果。并根據檔案的重要程度，對電子檔案進行歸類整理來提升管理效率。

3.2 促進電子檔案的數字化平臺建設，優化電子檔案的管理模式

電子檔案數字化平臺建設能夠讓檔案管理更加高效、透明和科學，讓檔案管理中的職責更為明確，并制定使用和管理權限進行不相容職位相分離制度。這樣既能夠避免檔案管理人員的監守自盜心理，又能確保電子檔案協同各個部門同時發展的功能。因此各單位在建立數字化電子檔案平臺的同時，認真梳理各個部門的職責和權限，為數字化平臺建設中的各角色進行高效分工。最終讓電子檔案以數字化、實時化、責任化的全新面貌展現給單位的使用者。

3.3 加大與檔案管理先進單位的對接，確保電子檔案模式與時俱進

信息化發展日新月異其新技術新理念層出不窮，因此各單位必須確保電子檔案的管理模式和制度與社會緊密結合。這樣才能確保電子檔案管理的優勢發揮出最大的效用，以幫助企事業單位立于不敗之地。因而各單位應當積極與社會上其他檔案管理先進的單位進行溝通交流，一方面提升自身檔案管理工作的技術和理念，另一方面能夠讓各自存在的共性和個性問題得以分析、探討、解決。這樣才能保證電子檔案管理效率逐步提升。

4 結語

總之，電子檔案管理現代化改革是一項自上而下的全系統觀念轉變，更需要持之以恒的重視檔案管理。因此各單位在進行電子檔案管理改革的過程中，應當注重制度的建立、人才的培養與先進設施的配備。同時定期對管理人員進行培訓，以提升其電子檔案管理綜合素質。