試論事業單位檔案管理電子信息化及其重要性分析

孫爭磊

（承德市衛生健康委員會，河北 承德 067000）

1 事業單位檔案管理信息化的重要性

在我國，事業單位是社會發展的重要支撐，是為大眾提供公共服務的載體，所以，做好檔案管理工作，可以推進社會事業的發展，也可以滿足人們的物質文化需求。事業單位檔案管理對社會的進步起到重要作用，它不僅記錄了社會發展的歷史，還成為維護社會健康的有效工具。在新時期，實現事業單位檔案管理的信息化建設，可以促進社會的發展與繁榮。在社會經濟不斷發展的今天，傳統的檔案管理已經不能滿足事業單位發展的需求，只有采取信息化管理，才能適應社會發展的潮流，更好地將數據資料保存下來，以此推動檔案管理信息化的發展。

2 事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理時效性較低

從目前來看，事業單位當中還存在著一系列的問題，其中最為突出的一點就是檔案管理時效性低。當下是一個高速發展的時代，很多的事業單位都面臨快速轉型升級的問題，然而低時效性的檔案管理以及不規范的事業單位檔案管理方式，卻不能為事業單位的快速轉型提供有效地幫助和支持。檔案管理是否高效極大的影響著事業單位檔案價值的發揮，只有保障事業單位檔案管理的時效性，才能讓事業單位的檔案管理工作發揮出積極的作用，更好地服務于事業單位發展。

2.2 對檔案管理信息化沒有明確的概念

作為一名事業單位工作人員，在當前信息化的大環境中，必須要時刻了解信息化的發展動向，革新理念，放眼大局。在過去的工作中，我們受老舊觀念的影響，認為檔案只能起到記錄作用，沒有其他的適用方向，對于檔案的其他功能不去了解，也不去思考。所以檔案管理信息化始終進展緩慢。其個人在檔案建設管理中的作用微乎其微。各式各樣的傳統做法以不合規矩，無人操作等因素嚴重制約著檔案管理的發展。

2.3 缺少對應的檔案信息化管理網站

互聯網作為信息化建設的基礎，實現檔案管理的信息化建設就需要對應的網站支撐，這樣才可以實現有效的信息傳輸。但是，現階段很多事業單位都沒有對應的檔案信息網站支持。主要表現在：第一，沒有對應的網站來實現對檔案資料的查詢、傳輸以及歸檔。第二，沒有通過網站的形式提供對應的檔案服務工作。第三，在事業單位的信息系統中沒有安裝檔案管理系統。此外，軟硬件設備的缺失也是需要面對的一個問題。

3 提高檔案管理工作有效性的策略

3.1 樹立信息化的管理理念

長時間以來，事業單位雖然關注檔案管理工作，但是不注重對管理方法的改革和創新，造成了一個直接結果就是檔案管理十分落后，無法適應事業單位改革建設的工作要求。在信息化時代環境之下，各行各業都開始在信息化建設方面積極探索，廣泛地將信息技術應用于各個領域，也獲得了顯著的成效，極大程度上提高了工作效率和質量。在這樣的情況下，事業單位在明確檔案管理價值的同時，要注重對傳統管理方法進行創新，加強對信息技術的應用與融合，為檔案管理的信息化發展打下堅實基礎。事業單位領導要對自己的管理觀念進行更新，明確檔案信息化管理的突出價值，并將其納入單位核心管理體系當中。

3.2 便于事業單位保密工作推進的重要性

在保存檔案數據資料的過程中，需先有效選擇資料的媒介，明確資料數據的具體保存位置，提升檔案資料保存的安全性。同時在保存的時候，需要掌控存儲介質的溫度與濕度，以免對檔案的使用與調取產生影響。能夠利用計算機系統的統計功能來實施有關統計工作，進而緩解員工的工作壓力，使工作效率獲得提高。對此，員工需要充分建設各種檔案庫，選取適宜的閱讀以及檢索方式，提高信息的調取效率。檔案編排需要在互聯網環境下開展，如此可以有效提升編排工作的質量，強化與其他單位之間的交流以及溝通。

3.3 完善事業單位檔案管理信息化網站系統

檔案管理信息化建設，能夠助推檔案管理工作的深入發展，在當前已經取得了顯著成效。故此，處于新時代背景下，檔案管理人員應該充分考慮信息站點的現實條件，并按照檔案管理信息化服務的基本需求，完善檔案管理網站的查詢、查閱、共享信息資源等功能，在促進檔案管理信息化建設的過程中，完善管理系統，提升檔案管理綜合化水平，為檔案管理工作的長遠發展基礎。在促進檔案管理信息化建設的階段中，應該將檔案管理體系與事業單位系統之間建立聯系，實現一體化管理模式，進而推動資源共享的實現，以便于增強檔案管理的社會效益與經濟效益。

4 結束語

隨著社會的進步和信息科技的發展，事業單位檔案管理實現信息化發展已是大勢所趨。但在事業單位檔案管理信息化建設的系統工程中，作為檔案管理人員要通過各種條件的創設，努力提升自身的管理素質與專業素養，以促進檔案利用價值的最大化，真正推進事業單位的可持續發展。