信息化技術在檔案管理中的應用價值

尹曉燕

（河北省泊頭市解放街道辦事處，河北 泊頭 062150）

網絡信息技術的發展為人們的生活和社會的發展帶來了極大的便利，在大環境之下，傳統的檔案管理模式顯然已經不能順應時代的發展，出現了滯后的現象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網絡信息化手段則能改變傳統方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進了檔案的管理工作。

1 檔案信息化管理的意義

信息化技術是以電子計算機技術為主的先進信息技術。在管理檔案的過程中，信息化管理技術與先進計算機技術相互融合，令檔案管理人員的工作效率與質量得到極大地提升。對于當前信息化管理技術的發展與創新而言，我國一直在檔案信息化管理事業上不停地開展創新與鉆研，極力開發計算機應用，利用信息化管理技術，從而提高我國的檔案管理應用與技術發展。檔案管理工作在我國管理和科研管理中，都占據著極其重要的地位，檔案信息化管理技術是現代檔案管理中必不可少的一部分。以科學思想為本的先進信息管理技術對單位的檔案管理進行整合，使檔案信息更為網絡化、數字化，并提高檔案信息化管理水平的利用效率。我國社會發展離不開先進技術的推動，信息化檔案管理技術的開展不僅促進了社會信息科技發展，還能更好地服務社會，促使檔案管理工作更為便捷。

2 信息化技術在檔案管理中的應用價值

2.1 提升檔案管理的安全性

傳統的紙質管理方式很容易造成文件受潮和損壞，當檔案文件累積到一定數量之后，查找起來相當困難。另外，檔案存放場所不斷被占據，在實際工作中出現諸多的不便。而利用信息化技術來開展檔案管理工作，只需將有限的工作信息放進無限的網絡空間，并且在智能化技術的幫助下，檔案的管理會形成一套智能的體系，既能避免檔案受到損壞，也能方便查找，有效解決了紙質檔案出現的各種問題，提升檔案管理的安全性和儲存量。

2.2 保證數據共享

在檔案管理工作中應用信息化，對檔案管理工作的開展有著積極的重要作用。一是利用信息技術可以保證檔案數據的共享。在信息技術支持的背景下，可通過信息化的方式對檔案內容進行電子化處理，為檔案信息的共享提供條件。二是實現了檔案管理的高效模式。檔案管理工作最重要內容就是對各種各樣的信息資料進行整理、儲存和運用，利用信息化方式可充分發揮其優勢作用，一改傳統檔案管理工作的低效模式，為檔案管理工作的順利進行提供支撐。在信息化檔案管理工作實踐中，只有充分發揮出信息化的應用價值，才能實現檔案信息的讀取與共享，滿足在現代信息社會中的發展需求，推動檔案管理工作的順利進行。

2.3 提高檔案的利用率

傳統的檔案管理工作利用率極低，其崗位多數屬于流于形式的崗位，并沒有具體的工作職責和要求。單位各部門人員，往往通過領導的指派或是推薦，并沒有就工作人員的能力進行考核。所以傳統的檔案管理工作其實并沒有發揮真正的效能，其職位也沒有得到有效地利用。在社會的不斷發展中，對于單位的檔案管理工作已經有越來越高的要求，檔案管理工作也需要跟上時代的步伐。利用信息化技術執行檔案管理工作，只需一臺電腦就能將數據信息記錄在內，除了工作上便捷外，在對信息進行查閱和調取時也更加方便，檔案被做成一個統一的文件，能夠滿足一鍵查找或是一鍵發送，大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率，也讓檔案管理工作的價值得到最大化利用。

3 信息化在檔案管理工作中應用的方法與路徑

3.1 加強信息化基礎設施建設

由計算機軟件和硬件所組成的信息化運用環境是檔案信息化管理的重要基礎環境，信息技術軟件的運用水平直接影響到檔案信息化管理的基本水平。因此，要想從根本上提升檔案信息化管理水平，首先，需要在保證管理經費充足的前提下，監督檔案管理部門合理采購相關硬件，并做好硬件基礎設備的使用、維修等記錄；其次，應打造具備專業技能的檔案信息管理平臺，切實考慮到實際情況和內部相關工作內容及工作性質等，進行試運行工作，盡力開發符合發展的信息技術功能，完善單位檔案管理體系，進一步提高單位檔案管理水平，為整體管理工作的有序進行奠定基礎。

3.2 提高檔案管理人員水平

檔案管理工作人員素質需要不斷提高。打破傳統檔案管理模式，才能更符合現代社會所需的人才。由于信息化技術近年來發展較為迅速，導致工作人員在檔案管理工作時難度加深。因此，為了更好地加強管理檔案技術，相關工作人員需展開專業性技能崗前培訓。深入吸收信息化技術知識，并定期對檔案管理相關工作人員進行考核，建立相關檔案管理制度，以確保提升檔案管理工作效率的同時，加強管理工作人員檔案管理安全防范意識。保護檔案內容安全并合理規劃，加大培養專業性高素質人才，樹立正直思想道德品質，對信息化檔案管理事業未來發展有著重要作用。

3.3 樹立正確的檔案管理信息化意識

檔案管理人員要樹立正確的檔案信息意識，應從四個方面培養，即堅定的政治信念、積極熱情的工作態度、細致嚴謹的工作作風和較強的事業心、責任心。檔案管理人員是檔案管理信息化建設的執行人，他們的檔案意識在檔案信息化建設過程中具有能動作用，推動著檔案信息化建設的發展進程，檔案管理人員只有樹立正確的檔案信息意識，認識到檔案信息化建設的重要性，踏實做好檔案事業，具備強烈的責任感和使命感，主動做好檔案信息化工作，對于遇到的問題也能充分發揮主觀能動性去思考，去尋找解決方法；與時俱進，不斷學習新知識、新理念，將社會時政信息融入到檔案信息化建設中，促進檔案事業的蓬勃發展。

4 結語

綜上所述，實現檔案信息化管理是迫在眉睫的一項工作，我們檔案人有著舉足輕重的作用，如何提升檔案專業技術水平，更好地發揮潛力是今后檔案人的工作重心，實現檔案管理信息化是我們今后長期的工作。