信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作創新思考

宋甲芬

（赤峰市紅山區婦女聯合會，內蒙古 赤峰 024000）

1 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作創新的現實意義

一方面，無論是優化文書檔案管理內容，還是將新型信息技術融入到文書檔案管理領域，都能夠為檔案管理人員提供強大的助力，幫助檔案管理人員更好地管理檔案資源，并在此技術上實現對文書檔案的高效利用。與此同時，文書檔案資源能夠為單位管理者和決策者提供更多的決策參考和依據，充分實現檔案價值[1]。另一方面，文書檔案管理人員分別從檔案整理、收集、開發、利用、鑒定、統計、公布、更新、銷毀等方面進行創新，能夠進一步提升文書檔案管理水平，確保文書檔案管理工作規范化，實現整體發展的目標。

2 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作中常見的問題

1）文書檔案管理制度存有漏洞。文書檔案管理制度是指引檔案管理人員開展工作的依據，是檔案管理工作開展的基礎。當下，部分單位文書檔案管理制度存在漏洞，無法對檔案資源進行精細化、規范化管理，甚至存有一定的安全隱患。一是文書檔案分類分級制度不完善，沒有細化不同類型文書檔案資源的管理標準、管理模式，檔案管理質量參差不齊的問題較為突出。二是文書檔案立卷歸檔制度不完善。典型表現在文書檔案立卷歸檔的分工、流程、內容、期限等規定較為模糊，容易產生歸檔不及時、歸檔不科學、歸檔效率低等問 題[2]。三是文書檔案安全管理制度不完善。例如，沒有從制度層面明確文書檔案保密層級、查閱復制權限、安全責任等內容，存在一定安全隱患。四是文書檔案的責任分工不明確。部分單位沒有著眼于效率與質量并存的角度對部門責任權限進行細化。典型表現在辦公室檔案管理權限與其他業務部門權限存在交叉和重合，容易產生爭議。

2）文書檔案利用工作滯后。在文檔一體化背景下，部分辦公室雖然加快了文書檔案數字化進程，但卻面臨著數字類文書檔案信息資源整合難度大、文書檔案利用率不高等問題，無法最大限度地發揮文書檔案資源的價值。部分辦公室受限于管理習慣、機構設置、管理機制、技術條件，對文書檔案資源進行管理過程中難以對檔案信息資源進行整合。首先，部分檔案管理人員文書檔案管理理念和管理習慣尚未轉變，忽視從系統性、專題性的角度開展文書檔案數字化建設工作。其次，部分單位辦公室與其他部門之間缺乏有效配合，許多數字類文書檔案資源無法編制成專題，更談不上文書檔案數據庫建設。其次，部分單位尚未從規章制度上明確數字類文書檔案資源整合的內容、流程和分工，無法厘清權責。最后，部分單位尚未將大數據技術、人工智能技術應用于文書檔案信息資源整合領域，無法形成更高層次的文書檔案數字化產品。

3）文書檔案管理隊伍建設不科學。當下，部分單位文書檔案管理模式單一、方式陳舊、內容不創新的原因之一就是檔案人才隊伍建設不科學[3]。在缺乏綜合性人才的情況下，文書檔案管理工作的規范性、精細性不足。一是沒有結合單位文書檔案創新的要求，引進相關的人才。例如，沒有結合當前文書檔案數字化建設這一熱點話題以及檔案管理趨勢對人才進行引進。二是對現有人才的培訓工作滯后，尚未制定科學合理的人才培訓方案，影響了培訓成效和培訓成本。三是文書檔案管理人員的數量不足。由于文書檔案數量不斷增加，導致部分單位在推動文書檔案數字化進程中遇到阻礙，缺乏創新動力。

3 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作創新的路徑

1）完善文書檔案管理制度，充分發揮制度的約束和指引作用。為了更好地發揮文書檔案資源的價值，打造創新化、規范化、制度化以及科學化的文書檔案管理體系，必須要完善文書檔案管理制度。一是要出臺相關的制度文件，建立文書檔案分類分級機制，明確不同類型文書檔案所適用的管理標準、流程。通常而言，可以按照政策文件類、法律法規類、會議紀要類、公文類對文書檔案進行劃分，實現系統化、統一化、科學化管理的目標。二是要完善文書檔案立卷歸檔制度，結合單位既往立卷歸檔中產生的問題，對立卷歸檔的分工、流程、內容、期限進行細化，確保立卷歸檔工作的完整性、科學性和及時性，全方位提升文書檔案管理質量，實現“應歸盡歸，科學完整”的目標。三是要完善文書檔案安全管理制度，理清文書檔案保密層級、查閱復制權限、安全責任，真正保障文書檔案的完整性、真實性以及準確性。四是要從制度上理清部門之間的權限，確保職責分工合理科學，避免出現權責不清、責任推諉的問題。

2）推動文書檔案信息資源整合，加快對文書檔案資源的利用。一方面，單位要對現有的管理機制、人力資源進行改革，打造部門協同、人員協作的檔案管理模式，便于對檔案資源進行整合。例如，單位可以對文書檔案管理系統與OA辦公系統進行數據關聯，實現文書檔案信息資源一站式利用；單位可以根據部門用檔需求，開展相關的數字類文書檔案專題建設，并形成文書檔案數據庫，實現文書檔案資源集成化利用[4]。另一方面，單位應從制度上明確文書檔案信息資源整合的標準和內容，探索將大數據技術、人工智能技術應用于文書檔案信息資源整合領域。單位可以通過大數據技術建立數據挖掘模型，通過關鍵詞搜索的方式集中對數字類文書檔案進行挖掘，并將其進行編研處理。單位也可以通過智能算法建立相關的自動處理模型，實現全智能化管理，加快文書檔案信息資源整合的效率。

3）打造科學化的文書檔案管理隊伍，發揮人才在文書檔案管理中作用。辦公室文書檔案管理工作要實現創新的目標，離不開優質的人才資源。為此，單位要依托于文書檔案管理工作的需求建立人才庫，組建復合型、綜合型的人才隊伍。一是要明確文書檔案管理人才的引進目標，及時引進具有文書檔案管理經驗、文書檔案數據庫建設經驗、信息技術操作經驗的人才，為文書檔案管理創新工作奠定良好基礎。二是要對現有的文書檔案管理人員進行綜合分析，明確人才培養需求，制定相應的人才培養方案。單位要重點圍繞“文書檔案規范管理”“文書檔案安全管理”“現代信息技術應用”“文書檔案管理技能”以及其他專題開展相應的培訓活動，增強文書檔案管理人員的基礎業務素養以及應用各類數字信息技術的能力。三是要結合文書檔案管理工作量，適當通過勞務派遣、合同用工等方式招聘相關的檔案管理人員或者技術人員，從事相應的輔助性工作，解決人力資源不足的問題。

4 結束語

信息社會，文書檔案數量不斷增多，辦公室檔案管理人員壓力隨之增加。要做好文書檔案管理工作，就必須要進一步做到理念創新、技術創新和制度創新。具體而言，一是要完善文書檔案管理制度，充分發揮制度的約束和指引作用；二是要推動文書檔案信息資源整合，加快對文書檔案資源的利用；三是要打造科學化的文書檔案管理隊伍，發揮人才在文書檔案管理中作用。只有這樣，才能真正不斷適應時代發展趨勢。