事業單位文書檔案管理信息化探析

郭云濤

（博興縣教育和體育局，山東 濱州 256500）

新時期的文書檔案管理工作在檔案體系中極為重要，它是數據和歷史信息的收集，也是決策的重要參考依據，記錄著整個社會的發展。文書檔案管理，可以詳細幫助企事業單位錄入和記載材料信息，為后期的運用提供依據，信息化時代對文書檔案管理水平的要求逐漸提高，良好的文書檔案將為企事業單位工作的有效開展提供保障。

1 依賴信息化加強事業單位文書檔案管理的必要性

在傳統的文書檔案管理中，通常以紙質檔案的形式存在，但紙質文書檔案常會因環境的影響而發生紙張破損或者字跡模糊的現象，或者因人為因素造成資料遺失等，導致相關的重要資料不完整，甚至在醫院的文書檔案中，大多字跡潦草，字詞多以簡筆畫形式出現，一般人很難分辨字詞，給后期的文書檔案查閱，或者事業單位財產造成損失。而文書檔案管理借助信息化手段后，一切依靠云計算、云服務，使電子檔的文書更加清晰明了，管理上也更加規范，減少資料泄露、丟失的可能，可以最大化避免以上出現的問題，進一步提高文書檔案管理的質量。傳統文書檔案在管理的過程中，首先會對資料進行收集、整理、裝訂等工作，這一系列工作需要很長的時間才能完成。而依賴于信息化管理后，利用簡單的程序或者計算便能在較短時間內對檔案進行有效管理，改變了傳統文書管理效率低下、時間長、不易查找等問題，文書檔案管理信息化對于文書的查詢也更加方便快捷，極大地提高了工作效率。合理利用信息化，可以提高文書檔案的利用率。由于信息化文書檔案查找方便快捷，工作人員利用網絡能很快查找自己需要的資料，無需耗時耗力現場查找，使文書的存在得到最大利用，而不像以往僅作為存檔需要，放置便是一年半載，使文書并未發揮他的實際效用，利用率極低，而文書檔案管理信息化將改變這一趨勢，打破傳統文書的限制，使信息化文書檔案得以最大利用。

2 事業單位文書檔案管理工作的現實問題

2.1 文書檔案管理理念落后

文書檔案記錄了事業單位的發展歷史，對于評估事業單位工作得失，指明未來公益事業建設發展方向有重要的意義。加強事業單位文書檔案管理才能保留詳細的歷史信息，滿足事業單位發展現實需要。但有些事業單位對文書檔案管理工作重視不足，未能從制度上、經費上、設備上、人員上給予充分保障。在傳統的理念影響下，事業單位文書檔案管理存在重管輕用的思想，信息化建設水平不高，進而影響了文書檔案的使用效率，沒能充分發揮文書檔案的實際作用，不利于文書檔案管理的快速發展。新時代，要創新文書檔案管理機制，形成科學的文書檔案的宣傳機制，加大力度提高文書檔案管理的規范性，這樣才能解決文書檔案管理工作存在的現實問題。

2.2 檔案管理人員專業水平較低

在事業單位檔案管理工作中，大部分檔案管理人員對檔案管理工作的認識不夠全面，缺乏專業管理水平，只能進行簡單的收集與保管工作。另外，事業單位檔案管理人員的專業能力較差，在工作開展之前，沒有對其進行科學培訓與教育，工作人員對檔案工作一問三不知的現象時常發生，進而導致事業單位檔案管理難以發揮出自身內在價值。

3 信息化背景下事業單位文書檔案管理方案

3.1 構建系統化、規范化的電子檔案管理系統

檔案管理工作內容復雜、系統性強，系統化和規范化是電子檔案管理系統的未來發展方向，需要加大這方面工作的推進力度。應該積極構建和完善電子檔案管理系統，注重對電子檔案的科學管理。檔案管理工作人員應該堅持文檔一體化管理要求，確保電子檔案的歸檔及時、齊全完整及有效利用。

3.2 完善檔案管理工作的制度

1）定基本制度框架。很多企事業單位會把工作的重心放在業務水平的增長方面，而忽視了文書檔案的管理工作。所以，使得單位的文書檔案管理工作不規范，導致文書檔案管理工作的管理水平降低。因此單位首先要解決文書檔案的制度管理問題，對管理制度進行強化，這樣文書檔案的管理也就有了最基本的制度框架，工作人員可以按部就班地開展工作，這樣才可以提供更加完整真實的文書檔案。

2）對各個工作環節進行規劃。制定初步制度框架，但是依舊無法滿足企事業單位檔案資料的需求，所以還要深化研究改革文書檔案的制度。首先從文書檔案管理的各個工作環節，進行明確的制度規劃，這樣工作人員可以明確自己的管理工作內容和責任，從而把之前在管理工作中出現的問題進行及時的補充和完善。

3）做好管理環節間的銜接。工作人員須對檔案管理各環節間的流程進行完美的銜接，同時要對所屬環節的工作進行核實和歸類，這樣可以保證文書檔案的流暢性。從企事業單位文書檔案管理的實踐過程來看，一方面要確保重要信息資料的保密，另一方面要把單位發展歷程的資料進行應用探究，所以檔案員要對信息資料的每一個流程環節進行無縫銜接。

3.3 提高對檔案工作人員的教育培訓

既要具備檔案管理知識，又要具備保密知識，這是一名檔案工作人員的基本素養，也是做好檔案管理工作的根本保證。機關事業單位要給檔案工作人員提供學習的機會和培訓平臺，提升保密意識和專業知識。要在單位定期組織培訓，包括計算機系統的操作培訓和檔案管理專業知識，讓其具備保密意識和專業的保密工作能力，同時引進高素質的計算機專業人才，提高文書檔案保密管理崗的重要性和專業性，進一步提升該崗位工作人員的計算機知識水平和工作能力。對保密工作進行細化和責任分工，明確職責，規范對文書檔案的利用程序，嚴格按照《保密法》的規定和要求進行管理，防止在工作上疏忽大意而造成泄密事件，避免給單位造成損失，只有在平時的管理過程中嚴格按照工作程序進行保密管理，才能充分保證文書檔案和其他各類檔案的保密性。

4 結語

在事業單位發展進程中，檔案管理屬于一種無形資產，其對于單位實現可持續發展有著重要作用。在過程中，事業單位檔案管理工作需要推動信息化建設，這是檔案管理在新時代發展的迫切需要，也是檔案管理改革創新的關鍵途徑。為保障事業單位檔案管理信息化建設順利實施，需要在業務流程與服務功能以及平臺建設等方面進行創新改革，實現與時俱進，優化檔案管理空間，以此促進檔案管理適應信息化建設需求。檔案管理的創新可以有效提升檔案管理工作效率，進而為事業單位發展奠定強有力的基礎。