關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

吳劉莎

（新疆維吾爾自治區社會科學院，新疆 烏魯木齊 830000）

實現檔案信息化建設與管理的重點在于對傳統檔案管理方式進行改變，將過去的紙質檔案管理和儲存轉變成為數字化信息化的管理與儲存模式，從而提高檔案管理的高效性，使檔案更方便、長久的保存，同時又可以最大程度的提高檔案資源的利用率，讓一切與檔案有關的工作更加順利地展開，使得檔案管理的水平明顯提高。現階段多數檔案管理部門已經開始著手推進檔案信息化建設與高校管理的工作，但總體而言尚處于嘗試階段，在這一過程中會因為諸多客觀因素的影響，使得檔案信息化建設與管理的推進受到阻礙。結合一些實踐和經驗，文章主要對如何有效推動檔案信息化建設與檔案管理提出了一些思考，希望可以讓檔案信息化建設與管理質量和水平進一步提高。

1 檔案信息化建設含義及優勢

1）含義。檔案信息化建設和管理就是將檔案資料做信息化數字化的處理，依托于先進的信息技術的支持，現有的檔案資料變得更加豐富和全面，因此在儲存和管理上也會有更高的要求，通過信息化建設來轉變傳統檔案管理和保存方式，讓過去單一的紙質實體轉變成為數字載體，利于檔案資源的長期保存，可以方便人們更快地查閱。

2）優勢。首先，推動檔案信息化建設能夠讓檔案管理工作的難度有效降低，將大量的紙質化檔案資料轉變成為電子檔案進行數據化儲存，也避免了環境對檔案管理工作的客觀影響，使檔案材料能夠最大程度保持完整。其次，推動檔案信息化建設方便人們更好更快的查閱所需要的檔案信息數據，在傳統的檔案管理模式中查詢和借閱相關檔案，會經歷一些復雜的程序且會消耗更多的時間，而信息化建設就可以改善這一情況。再者，在信息技術的推動下，檔案管理和儲存模式會發生根本改變，今后檔案部門及相關工作者會探尋更加能夠適應時代需求的檔案建設與管理路徑，讓檔案管理水平提高。

2 阻礙檔案信息化建設和高效管理的因素

1）缺乏足夠認識。將信息技術和檔案管理工作有機結合是對傳統檔案管理模式的顛覆，因此必須要檔案部門及相關工作者轉變自身的管理和服務理念，但是很多檔案管理人員習慣了傳統的檔案管理模式，對信息化建設缺乏足夠的認識，對信息技術給檔案管理帶來的積極影響不夠了解，在適應和習慣上存在難度，從而導致檔案管理工作改革難以順利展開。

2）信息利用率不高。傳統檔案管理最主要的目標是為了確保檔案資料能夠長久保存，并且在日常生產與生活中方便人們查閱。在檔案信息化建設與管理中，重點更集中于如何提高檔案信息資源的利用率，根本目標是為了更好地服務大眾，讓檔案信息資源的價值能夠最大程度地發揮。由于管理理念的狹隘，自身水平有限，導致了一些檔案管理人員在利用信息技術上比較片面，并沒有將信息技術更多的優勢展現出來，難以提高檔案管理效率。

3）資源配置不足。因為各地經濟發展水平的不均衡，所以各地檔案部門在推動信息化建設上也存在著差異。資源配置不足，管理人員綜合素質差異，使得檔案信息化水平的差距逐步被拉大。有些發達地區的檔案部門很早就開始對計算機應用到檔案管理工作中做深入研究，因此有著豐富的經驗，自身的管理水平也較高，但也有的檔案部門沿用傳統單機模式，對信息技術依然持質疑的態度，也就無法提高檔案管理效率。

3 有效開展檔案信息化建設和檔案管理的策略

1）提高重視，健全制度。為了真正推動檔案信息化建設與檔案管理的落實，檔案部門必須要提高重視，致力于建立健全檔案信息化工作體系，由上至下影響相關部門及管理人員，帶動全員積極參與到檔案信息化建設與高效管理中。第一，有關部門必須根據國家出臺的相關政策完善檔案信息管理體制，展現政府部門的行政管理職能，加大協調力度，構建部門協同聯動的工作體系，使全體人員都提高對檔案信息化建設工作的重視程度。第二，針對檔案信息化建設必須要完善法律制度和規范準則，在推動本部門檔案信息化建設工作的過程中，明確各自任務，落實責任主體，還要構建科學有效的評估體系，以客觀有效的評價和完善的執法監督來保證檔案信息化建設工作順利展開。

2）增加投入，完善配置。要想實現檔案信息化建設和檔案高效管理，離不開資金和技術的有力支持。檔案部門必須要在現有的各種設施的基礎上，增加資金投入，健全技術支持，唯有如此，才能夠使檔案管理信息化正常運轉，使檔案信息資源更加安全可靠。首先，政府部門在財政預算中就檔案部門的檔案信息化建設，一定要規劃合理的資金投入，完善各種基礎設施。當然部門可以選擇一些可靠的外包單位，加強合作與聯系，共同開發檔案信息化系統。其次，除了基本的基礎設施以外，檔案部門還有必要進一步加強軟硬件建設，及時更新現有的設備，引進新的技術，為檔案信息化建設和管理打造更為良好的環境。對檔案信息化管理過程中所使用的各種軟件應當和全國技術標準保持統一。再者，信息技術另一方面還存在著一些安全隱患，因此檔案部門在加強技術支持時，必須對安全防護工作提高重視，升級各種殺毒軟件，加強防火墻建設，完善網絡監控，對機房管理和技術使用做嚴格的規定，以保證所有檔案信息資源的安全。最后，檔案部門有必要借助網絡這一平臺和其他各個檔案管理部門加強聯合，打造檔案資源共享平臺。

3）提高素養，加強培訓。除了必要的資金支持和制度保障以外，檔案管理工作的有效性很大程度上還會受到檔案管理人員自身素養的影響，因此提高檔案管理人員的綜合素養，加強對檔案管理人員的培訓和教育非常重要。檔案部門在使用檔案管理人員時，必須要優先考慮專業素質過硬、能力較強、經驗豐富的人員。檔案管理工作并非簡單地對檔案進行儲存和管理，更多還會涉及檔案信息的傳送、接收、轉化，在檔案信息化建設中，管理人員更需要具備扎實的計算機理論知識和熟練的操作能力。因此有關部門還需要對在崗管理人員進行培訓，使其能夠學習到更多計算機操作的知識，從而提高管理人員的業務素質。檔案管理工作更需要管理人員有著較強的服務意識，因此對現有的管理人員進行思想上的正確指導，使其能夠明確自身服務使命，在實際的工作中提供更好的服務也非常必要。檔案管理部門有必要建立健全考核、評價機制，完善競爭機制，以起到激勵檔案管理人員的作用。

4 結語

總而言之，推動檔案信息化建設和高效管理是今后檔案管理工作改革和發展的主要趨勢，因此檔案管理部門必須要高度重視檔案信息化建設，對現有的檔案管理和工作模式作合理的調整，加強對信息技術的開發和利用，提高檔案信息資源的利用率，對檔案管理和服務手段進行創新，推動檔案管理朝數字化、智能化、高效化的方向不斷發展。現階段檔案信息化建設還處于起步階段，在這一過程中必然會面臨不少困難，因此需要檔案部門和有關人員做科學合理的規劃，有序地推進，在對這一過程進行嚴格的監督和正確的指導，才能夠讓信息化建設取得明顯的效果，使檔案資源的價值最大程度展現，為提供更好的服務、推動整個社會發展提供有力的支持。