電力企業檔案管理數字化的現狀及對策探析

李 敏

（四川省水電投資經營集團有限公司，四川 成都 610000）

隨著現代供電事業發展，供電企業在社會經濟發展中的服務作用日漸凸顯，并且產生的效益也與日俱增。現如今，供電企業在社會中的地位攀升，并且企業的規模也日益壯大，管理檔案的工作也變得尤為重要。在信息化時代背景下，為了快速將信息化技術與檔案管理工作相結合，必須要立足于企業實際，加快檔案管理方式的革新。

1 供電企業檔案管理的現狀分析

信息技術的快速發展，使得社會各個行業都獲得全新的發展機遇。在檔案管理中有效結合數字化管理，是科技時代發展的必然要求，也是企業檔案管理改革的必然要求。物聯網、云計算、社交網絡的快速發展，已經使得現代企業在進行管理活動時變得更加具有科技化水準，邁入全新的階段。電力企業在進行檔案管理的時候，要必須要緊緊的與信息時代發展的腳步相結合，在管理檔案的時候潛移默化的將信息技術融入其中，強化檔案管理時的數字化水平。

數字化管理供電檔案的時候，要特別注意的是檔案管理中的缺陷，例如不能實現檔案資料的共享、不能高效利用檔案資源等問題，從而對供電企業發展產生一定程度的制約。但是在管理檔案的時候實現數字化，便可以集成管理檔案資料，完成數據信息的及時收集與調取以及應用，將信息共享問題和高效利用問題予以解決。

企業的檔案資料能夠將企業在經營管理與生產時出現的問題以及獲得的成果進行整合，從而實現數據信息的真實性與完整性。隨著電力企業的不斷發展壯大，所產生的檔案資料數量也逐漸增加。在檔案管理工作當中，若是繼續沿用傳統的檔案管理手段，將難以保證現代檔案管理工作具有可靠性，達到現代化檔案管理的要求。在進行檔案管理的時候，采取信息化技術是可以保證檔案資料信息完整性與真實性。通過信息化技術的支撐，能夠實現企業檔案管理、經營管理、資產信息等各種方面效益的最大化，提升企業在市場競爭當中的競爭實力，獲得良好的經濟效益。

2 電力企業落實數字化檔案管理的原因

2.1 降低檔案保存的難度

傳統的檔案管理一般采取的是紙質檔案管理模式，從長遠角度看來，這種檔案管理模式具有較低的管理水平，并且當前電力企業的規模不斷的發展壯大，若是繼續沿用紙質管理模式，將會造成企業檔案管理的難度增加，進而提高員工查詢檔案的難度。若是采取數字化管理模式，將會促進供電企業的檔案管理工作管理水平提升。在推行紙質檔案管理模式的時候，供電單位的管理人員對紙質檔案借閱時，可能會造成不同程度的檔案損壞，不僅不可以推動檔案管理保存工作的高效落實，還會阻礙檔案的保存壽命延長，使得檔案管理工作難以為繼。在信息化時代背景下，電力企業管理檔案時所采取的方式也不斷進行變革，傳統的紙質檔案管理模式已經被數字化管理模式所代替。所以在供電企業的檔案管理工作當中推行數字化檔案管理模式，一方面可以顯著降低相關人員查詢檔案的難度，另一方面還可以保證檔案管理人員在管理檔案時的工作效率提升。

2.2 促進檔案管理與使用

我國社會主義市場經濟體制逐漸完善，企業想要在激烈的市場競爭當中獲得良好的發展，必須要提升內部的改革工作質量。在深化改革的過程當中，必然會牽扯到企業檔案管理。現代科學技術發展使得傳統的檔案管理模式已經逐漸被淘汰。通過數字化技術管理供電企業的檔案，可以將企業的改革措施做好明確的記錄，推動檔案管理工作高效落實。另外，在應用數字化檔案管理模式的時候，還可以提升檔案管理工作的水平，在最短的時間內發現管理檔案時產生的問題，并找到有效的解決方案進行解決，提升檔案管理水平。

3 推行檔案管理數字化的措施

3.1 靈活性的選擇多種方法

隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已經逐漸發生轉變，通過使用現代互聯網技術，可以在最短的時間內完成信息數據的傳輸與共享。在供電企業的檔案管理工作當中，科學化的使用現代化數字技術能夠突破距離的限制和空間的限制。加快構建全新的企業檔案數據庫，對企業檔案進行合理且科學的管理。在條件允許的前提之下，在企業內部加快完成網絡的建設，允許企業內部的各個部門獲得相應的權限，以遠程的方式完成檔案數據的訪問。由此一來，不僅可以顯著提升瀏覽檔案的速度，也能夠提高工作效率，完成信息數據共享，并保證企業檔案資源信息利用的高效性。當前電力企業所具備的檔案資料數量是十分龐大的，并且其載體各種各樣。紙質檔案采取掃描和文字輸入的方式進行處理，將其存儲在檔案數據庫當中，完成信息化處理。在檔案數字系統建設方面，檔案管理人員應該形成全局意識，與供電企業的實際發展需要相結合，統一規劃系統建設方案，積極協調企業內部各個部門的工作，保證以最少的投入獲得最大的效益。數字化處理完成企業的檔案資料以后，應該對原有的紙質檔案資料進行妥善保管，在利用數字化檔案資料的時候也可以及時的獲得原始 資料。

3.2 借助網絡技術實現檔案管理網絡化

網絡技術在現代生活和工作當中已經獲得迅速普及，并且被廣泛的應用。不僅是移動手機網絡還是計算機網絡，都能夠充分的將網絡技術所具備的優勢發揮出來。在管理電力企業檔案的過程當中，通過運用網絡技術實現網絡化處理，能夠對既有的檔案資料信息進行最大限度的使用。將電力企業的檔案管理進行網絡化處理，主要涵蓋以下幾方面內容。第一，能夠實現遠程登陸，對檔案當中的信息進行共享，完成信息數據的傳輸。第二，可以借助于互聯網技術快速的對所需要的信息進行檢索。第三，借助于網絡信息完成對檔案數據庫當中信息數據的查詢。第四，可以利用網絡閱讀其他企業信息。綜合而言，在企業檔案管理當中推動網絡技術的應用，能夠將信息資源進行豐富，以滿足供電企業內部所有部門的工作需求。另外在進行信息查詢的時候，可以采取檢索關鍵詞的方式，以用戶的實際需求為依據進行模糊查詢，快速搜索檔案信息，并且提供相應的導航服務，保證，檔案使用人員能夠在最短的時間內獲取自己所需要的數據信息。

4 結束語

綜上所述，隨著信息化時代的發展，在供電企業當中的檔案管理工作也逐漸受到信息技術的影響而不斷的推陳出新。將管理檔案工作實現數字化處理，可以使得電力企業在應對信息技術挑戰時更加從容不迫，逐漸以現代技術手段完善檔案管理模式，與信息化社會的需求相適應。電力企業在今后的檔案管理工作當中，應該立足于數字化時代發展背景，積極的將檔案管理工作與信息技術相結合。聘請復合型的人才完成檔案管理與信息技術的融合，實現檔案管理質量和水平提升。本文從檔案信息化管理的現狀、原因和措施三個角度著手，旨在為當前電力企業信息化管理提供借鑒。