信息技術在地勘單位檔案管理中的應用探討

劉 禎

（四川省地質礦產勘查開發局四0二地質隊，四川 成都 611743）

在信息化時代，我們有了更便捷、更保險的方法去整理檔案。利用信息化技術去管理檔案，僅需一次人力消耗，而不需要反復冗余的勞動。除此之外，可以減少對檔案進行維護的費用，可以幫助地勘單位節省在檔案管理中的投入。

1 地勘單位的檔案管理現存的缺陷

1）線上系統并未全面普及。目前很多單位仍舊采用紙質版對檔案進行管理，這很大程度上是管理者對信息化技術并未進行充分的了解，在部分地勘單位中，管理者并未對信息化檔案管理給予相應的重視，前期不愿意投入建立線上系統的資金。這些單位的管理者沒有意識到以往對于檔案管理工作投入的大量人力和物力資源和在不對現狀進行改進的情況下，今后檔案管理工作將會繼續投入的物力資源，更忽視了在資源管理方面長期面臨的查找難和存儲難的問題。

2）人才專業性不足。由于新技術需要一定的時間進行適應，所以管理者應當給相應的工作者時間讓他們對新的工作模式進行適應，另外還應當結合原本的專業能力來使用新的技術。地勘單位讓線上系統的設計人員與本單位的檔案管理者進行對接，使本單位的管理者能夠充分理解新的工作模式，與新的技術進行磨合。

3）安全技術不堅固。盡管信息技術可以使檔案管理更加的便捷，但不得不說，安全性也是管理者必須重視的一個問題。畢竟在互聯網技術如此發達的情況下，人們的信息變得更加珍貴，一旦泄露，將會造成不可預估且無法挽回的損失。面對互聯網存在的風險和諸多的不確定因素，比如黑客攻擊，地勘單位必須加以防范。但目前單位的負責人對于系統安全性的意識不強，負責建立線上系統的聯合公司也并未將系統的安全性加固，就導致目前線上的信息并不安全，有一定的風險會被泄露。

2 信息技術應用的優點

通過信息技術建立線上的檔案管理系統，可以有效解決檔案整理難、查找難、存儲難的問題。線上檔案管理系統可以用數據庫存儲所有工作人員的信息，并存在3個好處：首先，工作人員修改信息較為方便；其次，刪除解除協議的工作人員的信息十分方便；最后，在查找信息時實現了前所未有的快速和便利。

另外，只需要對系統進行維護，不需要處理紙質版的資料，大大提高了地勘單位的檔案管理效率，并可以實現信息的共享和同步處理。且隨著這項技術的發展和普及，地勘單位的檔案管理將逐漸實現統一規劃化的管理模式，進一步使地勘單位的檔案管理變得快捷和統一。此外，利用線上系統只需要很簡單的操作就能夠實現對于檔案的分類，并且減少出錯的可能性，為檔案管理人員帶來前所未有的便利性。

信息技術不僅在人員的管理上擁有優越性，且在文件的管理中也提供了很大的幫助。通過網上的收發文件的存儲，能節約大量的存儲空間。以往每年的收發文件都會占據大量的辦公區域。因文件的保存年限較長，長此以往，辦公室會存在占用過多的情況。使用信息技術后，一年的文件可以通過硬盤存儲，能大幅優化辦公效率和辦公樓使用空間，節約預算。

3 檔案管理上應用信息技術的思路和策略

1）統籌規劃檔案整理工作。統籌規劃中合理分類是非常關鍵的，一定要對不同時間入職的工作人員進行分類，除此之外，對于年齡段、性別和部門都要進行分類，此項工作通過計算機技術來實現并不是一件困難的事情，但卻能大大提高之后查找信息的速度，從而提高工作人員的工作效率。對于文件的存儲應按年度分類。另外，即使實現了資料的電子化管理，也應對原資料進行收納，不可將之隨意遺棄。畢竟現在的存儲系統還未能做到永久不壞的程度，一旦有損壞不能修復的情況時，還需要紙質文件的重新備份。

2）推動線上系統的發展。如之前所說，有相當一部分地區的地勘單位并沒有使用線上系統對員工的檔案資料進行保管，這十分不利于地勘單位未來的工作效率，因此，應該加大力度推動線上系統的發展。各個地勘單位都應當明確應該注重對于高效產品的投資，這對于單位之后的發展是很有益處的，堅持使用電子系統進行管理，可以極大地提高工作人員的工作效率。當然在這個過程中，要不斷對系統進行更新和維護，但是考慮到系統的便捷和安全性，這一切都是值得的。

3）對掃描工作進行有效優化。在對檔案進行電子化整理時，新的信息可以直接通過電腦來錄入，但是以往的紙質資料必須要通過掃描來進行歸檔。在實際進行操作時，不少工作人員會忽略掃描文件的完整性和清晰度，這對于以后的查找檔案十分不利，因此首先應當對設備進行優化，以提高掃描文件的清晰度；其次，也要對工作人員進行相關的培訓，讓他們在掃描時更加注重細節。

4）管理者必須轉變理念。地勘單位的管理者必須轉變以往以紙質資料為重點的工作模式，如今電子化工作模式盛行，事實證明，電子化管理確實是一種高效的工作模式。管理者應當明白：以數據庫為信息載體將會成為今后的工作常態，因此必須對線上系統給予高度重視和力度較大的投資。另外，管理者應當將這種觀念通過合理的方式，如教育等方式傳遞給單位的其他工作人員，從而徹底將工作模式改變。

5）加強系統的安全性。檔案的保密性是線上系統能夠進行的重要基礎。因此，管理者必須督促合作的信息公司對于系統安全性進行加固，堅決防止病毒入侵導致的人員檔案泄露，從根本上杜絕黑客攻擊等風險。為了加強系統的安全性，單位必須投入一定的資金對系統進行維護。

6）為工作人員人才提供專業的培訓。信息系統想要得以長期發展，需要全體工作人員去適應一種新的工作模式，并能夠熟練運用新的技術手段進行工作。因此，對于長期使用舊工具進行工作的老員工，企業必須對其開展定期的培訓，讓其掌握新的技術，同時在雇傭新工作人員的時候，應當提高招聘要求，對招聘的員工應該有技術上的要求。

7）完善管理制度和工作流程。此前的管理制度一直是針對舊的工作模式進行管理，然而新的工作模式出現以后，應當完善制度，提出新的制度要求。新的制度應該包括全面的獎懲措施，以實現對員工的全面管理。另外，還要讓員工熟悉新的工作流程，對此，可以以書面形式呈現新的工作流程，方便員工進行傳閱。

8）建立軟件支持部門。新的信息平臺可以由外部公司進行外包，但是為了開展對接工作和實現對軟件進一步的維護和管理，地勘單位應當建立軟件支持部門對軟件進行管理。單位應當招聘技術較強的人才來帶領其他工作人員開展工作，對此，單位必須用較高的薪水來吸引人才和留住人才，從而保證單位軟件能夠得到長期更新和定期維護。

9）信息化工作的開展與成效。2020年以來，四川省地勘局已經開始重視收發文件的電子信息化，通過OA系統發文和接收文件，不僅能有效地擔高工作效率，還能降低紙張的浪費，更好地開源節流。人事檔案的數字信息化也提上了全局改革的日程中。

4 結束語

將信息技術應用到單位的檔案管理上是一個相當正確的選擇，不但可以提高工作人員工作的便利性，還能保證準確性，切實改善地勘單位目前存在的整理檔案難的難題。