對基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案信息管理及應(yīng)用分析

熊仕勛

（上海夏爾軟件有限公司，上海 201707）

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代社會(huì)的方方面面都取得了令人滿意的成就，未來的社會(huì)必然需要以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，各行各業(yè)也一定會(huì)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下得到更新與發(fā)展，檔案信息管理也不例外。檔案信息在整個(gè)社會(huì)中有著重要的地位，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，可以讓社會(huì)更加穩(wěn)定和諧，推動(dòng)社會(huì)不斷前進(jìn)。文章就來談一談?dòng)?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的有效應(yīng)用。

1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用意義

1）擴(kuò)展內(nèi)存容量。現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，讓各種信息膨脹，檔案管理工作變得越來越重要，也越來越復(fù)雜，面對豐富多樣的信息數(shù)據(jù)，檔案信息管理也應(yīng)當(dāng)對自身有著新要求和高標(biāo)準(zhǔn)。龐大的信息數(shù)據(jù)需要巨大的內(nèi)存容量，那么對于檔案信息管理的儲(chǔ)存投入也會(huì)隨之增加，這對于企業(yè)來講是一筆不小的支出，很有可能影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，但是為了適應(yīng)新形勢的需要，跟上信息化時(shí)代的步伐，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷革新，計(jì)算機(jī)的內(nèi)存也在隨之?dāng)U大，隨著云儲(chǔ)存的出現(xiàn)，對于信息儲(chǔ)存的投入也就降低了，因此，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理中，既可以節(jié)約成本，又可以提高信息儲(chǔ)存的效率和質(zhì)量。

2）便于查找信息。不管是企業(yè)還是機(jī)關(guān)單位，都對檔案信息管理工作高度重視，很多部門和機(jī)構(gòu)經(jīng)常將檔案信息作為安排與調(diào)度工作的參考依據(jù)，那么快速查找出需要的檔案信息，對最終要達(dá)成的目的會(huì)產(chǎn)生直接影響。傳統(tǒng)的檔案信息管理方式中，有關(guān)人員查找需要的信息時(shí)耗時(shí)耗力，信息查找的效率低下，并且查找出的信息準(zhǔn)確度也有待考究，這就影響了檔案信息管理工作的質(zhì)量。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身具備的搜索和查找功能，可以幫助人們快速找出需要的信息，根據(jù)這些信息導(dǎo)出人們所需要的其他資源，使檔案信息管理的效率顯著提高。

3）操作和管理更靈活。對比傳統(tǒng)的檔案信息管理工作，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中專門的檔案信息管理系統(tǒng)，可以對檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷摹?fù)制和傳送，而后完成檔案信息的整理、分類和儲(chǔ)存，這使得整個(gè)檔案信息管理工作效率明顯提高，并且計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以對檔案信息進(jìn)行更細(xì)化的分類，提升了信息資源管理的準(zhǔn)確性和全面性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新與發(fā)展也進(jìn)一步推動(dòng)了檔案信息管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，使檔案信息管理更符合當(dāng)前社會(huì)的需要。

2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理應(yīng)用中存在的問題

1）存在安全隱患。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一把雙刃劍，既存在著優(yōu)勢，也有著一些安全隱患，最大的隱患就是信息安全問題。信息的泛濫增加了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，而當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又是不穩(wěn)定的，各種病毒和木馬涌現(xiàn)，一些網(wǎng)絡(luò)黑客也會(huì)趁機(jī)盜取和販賣信息，使得檔案信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)性增加。還有一些單位所使用的檔案信息管理系統(tǒng)本身就存在一些安全漏洞，很容易導(dǎo)致本單位的檔案信息泄露，這就需要相關(guān)單位在結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用時(shí)，必須要根據(jù)自身實(shí)際情況嚴(yán)格設(shè)置一些安全防護(hù)措施。

2）配置和管理不完善。整體而言，我國將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中的時(shí)間不長，傳統(tǒng)的檔案信息管理制度與當(dāng)前的檔案信息化管理不匹配，因此檔案信息化管理機(jī)制不健全，使得檔案信息管理的工作問題百出。一方面，很多單位對于檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不夠全面而深入，缺乏必要的投入，缺少完善的硬件設(shè)備，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用必然需要大量的配置較好的計(jì)算機(jī)設(shè)備，而這筆費(fèi)用對于很多單位來講存在較大壓力，一些單位為了節(jié)省支出就會(huì)使用老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備，這些設(shè)備無法適應(yīng)新技術(shù)、新系統(tǒng)的需要，也就阻礙了檔案信息化管理的進(jìn)度，制約了檔案信息管理效率的提高。另一方面，我國對于檔案信息化管理并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，很多單位在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，使用的軟件和系統(tǒng)不統(tǒng)一，有的單位不具備自身獨(dú)立的檔案信息管理系統(tǒng)或軟件，依靠人工錄入來對檔案信息進(jìn)行管理。

3 優(yōu)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用策略

1）信息檔案管理智能化。負(fù)責(zé)檔案信息管理的單位和人員必須要明確計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的價(jià)值，致力于推動(dòng)檔案信息管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，在實(shí)踐中加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和學(xué)習(xí)。有關(guān)單位必須要根據(jù)自身的實(shí)際需要和國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來選用合理的檔案信息管理系統(tǒng)或者是軟件，提倡檔案信息管理人員加強(qiáng)對新技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握系統(tǒng)和軟件中的不同功能，讓現(xiàn)階段的檔案信息管理比過去更加高效。

2）信息數(shù)據(jù)傳送網(wǎng)絡(luò)化。現(xiàn)階段，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，通信技術(shù)也在不斷的發(fā)展，將通信技術(shù)業(yè)應(yīng)用到檔案信息化管理中，可以對互聯(lián)網(wǎng)中豐富的信息資源進(jìn)行智能搜索，實(shí)時(shí)更新和擴(kuò)展信息，改變了過去脫機(jī)搜索的模式，讓信息數(shù)據(jù)傳送網(wǎng)絡(luò)化，使整個(gè)信息檔案信息的管理系統(tǒng)效率明顯提高。近年來，伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的創(chuàng)新與優(yōu)化，有關(guān)單位的不同部門對于不同信息的需求量和利用率也在產(chǎn)生變化，對信息資源獲取的效率和質(zhì)量也有了更高的要求，多數(shù)部門都希望檔案信息管理系統(tǒng)或軟件可以提供更有價(jià)值的信息，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以讓檔案信息資源的分類、整合、提煉與加工變得更加規(guī)范，讓信息資源的利用率提高。

3）儲(chǔ)存修改信息數(shù)字化。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通信技術(shù)相結(jié)合，可以讓檔案信息管理工作往數(shù)字化方向邁進(jìn)，社會(huì)對檔案信息管理的高要求促使著相關(guān)軟件、硬件、系統(tǒng)不斷改良，各種更加高效的信息產(chǎn)品出現(xiàn)，推動(dòng)檔案信息數(shù)字化處理和管理的過程中，可以衍生各種各樣的新的信息產(chǎn)品，使得信息資源的利用率和開發(fā)率有所提升，較比過去的信息檔案管理有著更多的優(yōu)勢，也更加靈活。如對信息資源的修改、查找和儲(chǔ)存上，程序和步驟變得更少，各項(xiàng)功能變得更加高效與方便，能夠?qū)⒏鱾€(gè)工作落到實(shí)處，使得有關(guān)人員自身的工作壓力也得以減輕，充分滿足了各行各業(yè)工作人員對信息資源的使用需求。

4）加強(qiáng)安全防護(hù)措施。在推動(dòng)檔案信息化管理的過程中，還應(yīng)當(dāng)高度重視安全問題，單位需要加強(qiáng)對防火墻的應(yīng)用，采用一些先進(jìn)的加密技術(shù)來防范或是降低信息泄漏、被盜取的可能性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)雖然有著明顯的優(yōu)勢，但也無法完全替代傳統(tǒng)的檔案管理工作，也無法全部改善現(xiàn)階段檔案管理工作中的不足，這一方面還缺少法律制度的保障，電子檔案信息對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息在內(nèi)容上完整性和精確性還有待提高。

4 結(jié)語

綜上所述，要使當(dāng)前的檔案信息管理工作可以有序規(guī)范高效地進(jìn)行，必須要跟上時(shí)代潮流，與時(shí)俱進(jìn)看清計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢和不足，合理的引用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將其價(jià)值充分挖掘，相關(guān)單位及人員要根據(jù)自身實(shí)際情況在應(yīng)用過程中進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，推動(dòng)檔案信息管理智能化、信息數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)化、修改和查找信息數(shù)字化，最后還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全防護(hù)措施。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理任重而道遠(yuǎn)，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化管理人員的綜合素質(zhì)，確保在未來能夠使信息檔案管理水平和質(zhì)量不斷提高。