對基于計算機網絡技術的檔案信息管理及應用分析

熊仕勛

（上海夏爾軟件有限公司，上海 201707）

計算機網絡技術應用于現代社會的方方面面都取得了令人滿意的成就，未來的社會必然需要以計算機網絡技術為支撐，各行各業也一定會在計算機網絡技術的支持下得到更新與發展，檔案信息管理也不例外。檔案信息在整個社會中有著重要的地位，對檔案信息進行科學、有效的管理，可以讓社會更加穩定和諧，推動社會不斷前進。文章就來談一談計算機網絡技術在檔案信息管理中的有效應用。

1 計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用意義

1）擴展內存容量。現代社會的快速發展，讓各種信息膨脹，檔案管理工作變得越來越重要，也越來越復雜，面對豐富多樣的信息數據，檔案信息管理也應當對自身有著新要求和高標準。龐大的信息數據需要巨大的內存容量，那么對于檔案信息管理的儲存投入也會隨之增加，這對于企業來講是一筆不小的支出，很有可能影響企業的長遠發展，但是為了適應新形勢的需要，跟上信息化時代的步伐，計算機網絡技術也在不斷革新，計算機的內存也在隨之擴大，隨著云儲存的出現，對于信息儲存的投入也就降低了，因此，將計算機技術應用于檔案信息管理中，既可以節約成本，又可以提高信息儲存的效率和質量。

2）便于查找信息。不管是企業還是機關單位，都對檔案信息管理工作高度重視，很多部門和機構經常將檔案信息作為安排與調度工作的參考依據，那么快速查找出需要的檔案信息，對最終要達成的目的會產生直接影響。傳統的檔案信息管理方式中，有關人員查找需要的信息時耗時耗力，信息查找的效率低下，并且查找出的信息準確度也有待考究，這就影響了檔案信息管理工作的質量。計算機網絡技術本身具備的搜索和查找功能，可以幫助人們快速找出需要的信息，根據這些信息導出人們所需要的其他資源，使檔案信息管理的效率顯著提高。

3）操作和管理更靈活。對比傳統的檔案信息管理工作，利用計算機網絡技術中專門的檔案信息管理系統，可以對檔案信息進行適當的修改、復制和傳送，而后完成檔案信息的整理、分類和儲存，這使得整個檔案信息管理工作效率明顯提高，并且計算機網絡技術可以對檔案信息進行更細化的分類，提升了信息資源管理的準確性和全面性。計算機網絡技術的更新與發展也進一步推動了檔案信息管理的現代化進程，使檔案信息管理更符合當前社會的需要。

2 計算機網絡技術在檔案信息管理應用中存在的問題

1）存在安全隱患。計算機網絡技術是一把雙刃劍，既存在著優勢，也有著一些安全隱患，最大的隱患就是信息安全問題。信息的泛濫增加了信息泄露的風險，而當前的網絡環境又是不穩定的，各種病毒和木馬涌現，一些網絡黑客也會趁機盜取和販賣信息，使得檔案信息化管理的風險性增加。還有一些單位所使用的檔案信息管理系統本身就存在一些安全漏洞，很容易導致本單位的檔案信息泄露，這就需要相關單位在結合計算機網絡技術的應用時，必須要根據自身實際情況嚴格設置一些安全防護措施。

2）配置和管理不完善。整體而言，我國將計算機網絡技術應用于檔案管理工作中的時間不長，傳統的檔案信息管理制度與當前的檔案信息化管理不匹配，因此檔案信息化管理機制不健全，使得檔案信息管理的工作問題百出。一方面，很多單位對于檔案信息化管理認識不夠全面而深入，缺乏必要的投入，缺少完善的硬件設備，計算機網絡技術的應用必然需要大量的配置較好的計算機設備，而這筆費用對于很多單位來講存在較大壓力，一些單位為了節省支出就會使用老舊的計算機設備，這些設備無法適應新技術、新系統的需要，也就阻礙了檔案信息化管理的進度，制約了檔案信息管理效率的提高。另一方面，我國對于檔案信息化管理并沒有統一的標準，很多單位在應用計算機網絡技術對檔案信息進行管理時，使用的軟件和系統不統一，有的單位不具備自身獨立的檔案信息管理系統或軟件，依靠人工錄入來對檔案信息進行管理。

3 優化計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用策略

1）信息檔案管理智能化。負責檔案信息管理的單位和人員必須要明確計算機網絡技術的價值，致力于推動檔案信息管理的現代化進程，在實踐中加強對計算機網絡技術的應用和學習。有關單位必須要根據自身的實際需要和國家的相關標準來選用合理的檔案信息管理系統或者是軟件，提倡檔案信息管理人員加強對新技術的學習，掌握系統和軟件中的不同功能，讓現階段的檔案信息管理比過去更加高效。

2）信息數據傳送網絡化。現階段，在計算機網絡技術的支持下，通信技術也在不斷的發展，將通信技術業應用到檔案信息化管理中，可以對互聯網中豐富的信息資源進行智能搜索，實時更新和擴展信息，改變了過去脫機搜索的模式，讓信息數據傳送網絡化，使整個信息檔案信息的管理系統效率明顯提高。近年來，伴隨著計算機網絡技術的創新與優化，有關單位的不同部門對于不同信息的需求量和利用率也在產生變化，對信息資源獲取的效率和質量也有了更高的要求，多數部門都希望檔案信息管理系統或軟件可以提供更有價值的信息，計算機網絡技術就可以讓檔案信息資源的分類、整合、提煉與加工變得更加規范，讓信息資源的利用率提高。

3）儲存修改信息數字化。將計算機網絡技術通信技術相結合，可以讓檔案信息管理工作往數字化方向邁進，社會對檔案信息管理的高要求促使著相關軟件、硬件、系統不斷改良，各種更加高效的信息產品出現，推動檔案信息數字化處理和管理的過程中，可以衍生各種各樣的新的信息產品，使得信息資源的利用率和開發率有所提升，較比過去的信息檔案管理有著更多的優勢，也更加靈活。如對信息資源的修改、查找和儲存上，程序和步驟變得更少，各項功能變得更加高效與方便，能夠將各個工作落到實處，使得有關人員自身的工作壓力也得以減輕，充分滿足了各行各業工作人員對信息資源的使用需求。

4）加強安全防護措施。在推動檔案信息化管理的過程中，還應當高度重視安全問題，單位需要加強對防火墻的應用，采用一些先進的加密技術來防范或是降低信息泄漏、被盜取的可能性。計算機網絡技術雖然有著明顯的優勢，但也無法完全替代傳統的檔案管理工作，也無法全部改善現階段檔案管理工作中的不足，這一方面還缺少法律制度的保障，電子檔案信息對比傳統的紙質檔案信息在內容上完整性和精確性還有待提高。

4 結語

綜上所述，要使當前的檔案信息管理工作可以有序規范高效地進行，必須要跟上時代潮流，與時俱進看清計算機網絡技術的優勢和不足，合理的引用計算機網絡技術，將其價值充分挖掘，相關單位及人員要根據自身實際情況在應用過程中進行優化與調整，推動檔案信息管理智能化、信息數據傳輸網絡化、修改和查找信息數字化，最后還應當加強安全防護措施。實現檔案信息化管理任重而道遠，有關單位應當不斷強化管理人員的綜合素質，確保在未來能夠使信息檔案管理水平和質量不斷提高。