我國檔案數字化建設實踐與發展策略分析

張西協

（山東省沂水縣沂城街道辦事處便民服務中心，山東 臨沂 276400）

在數字化技術的飛速發展過程中，隨著我國數字文件數量的不斷增加，傳統的檔案管理模式需要創新，與此同時，數字化現代技術手段在檔案管理中的應用吸引了大眾的目光，檔案數字化的管理方式受到越來越多關注。在社會不斷發展的環境下，檔案數字化管理滿足社會的發展需求，科學合理的數字化檔案管理能夠有效地提高檔案管理效率，推動檔案管理事業的不斷進步和發展。

1 檔案數字化建設的概念

數字化是通過信息技術將其他信號轉化為數字信號，或者是將文字、語音、圖像等多種信息轉化為數字的編碼形式。對轉化成的數字信號和數字編碼進行快速傳輸和處理的一種技術手段。檔案數字化建設實現了檔案管理的高效性和快捷性[1]。

在檔案數字化建設過程中，檔案數字化主要表現為目錄數字化和全文數字化。其表現形式之一的目錄數字化是通過利用檔案著錄標記引導的作用，建立科學合理的目錄數據庫。全文數字化是借助音頻、圖像等文件的方式，對檔案進行全文的保存，或通過現代技術手段識別完成保存。一般情況下，在檔案數字化管理工作的過程中，主要包含內容有：將數字化的檔案資源進行有機整合，通過數字技術轉化為數字化的形式，對檔案進行保存，檔案數字化建設具有規范性，加強電子數據庫的建設，能夠提高辦公自動化效果；對信息資源庫的檔案數據化，能夠有效對檔案信息軟件進行維護和升級；通過檔案數字化建設，對檔案資料進行統一管理。方便了檔案資料的使用和共享。

2 檔案數字化建設的重要性

1）檔案數字化管理有效避免傳統檔案管理出現的問題。傳統的檔案管理工作是檔案管理人員手動的對檔案進行分類、檢索、管理，在后期的檔案查找時容易導致檔案損壞、缺失等現象的發生。通過計算機將檔案錄入保存，能夠有效保存好檔案的原件，不易造成檔案原件的缺失，從而有效避免了因為檔案原件造成的一系列問題。

2）檔案數字化管理有效提高檔案在使用方面的效率。相比傳統的檔案閱覽方式，數字化檔案沒有時間和空間的限制，數字化檔案能夠供多人同時查看，查閱者可以隨時查看自己所需的檔案。在很大程度上檔案數字化的利用空間得到擴充，提高了檔案在實際生活中使用的效率。

3）檔案數字化管理有效促進檔案管理工作的高效性。檔案數字化在管理過程中，避免了傳統紙質管理中出現的工作量大的問題，大大減輕了管理人員的任務量。同時，檔案數字化有效避免了傳統管理模式查找時的缺點，數字化檔案查找時借助網絡對所要查找的檔案進行檢索，能夠方便快捷找到所需要的檔案內容，現代化技術手段節省了大量時間，提高了檔案管理的工作效率和質量[2]。

3 檔案數字化建設過程中存在的問題

1）檔案數字化管理缺乏專業性人才。傳統的檔案管理模式創新后，檔案數字化管理方式的應用缺乏專業性人才。在檔案管理的過程中，檔案管理人員受傳統觀念的約束，不能及時轉換自身思想，自身素質不高，不能自覺學習新的知識，適應時代的發展需求。管理人員在工作中服務意識不足，不能熟練運用計算機進行檔案數字化建設。檔案數字化管理的專業水平不高，導致工作效率低下。

2）檔案數字化建設中資金嚴重不足。在檔案數字化建設過程中，雖然國家財政在資金上有支持，但在投入的實際情況和預算相差太大，而且由于檔案部門自身條件限制，導致數字化建設資金不足。數字化建設的條件滿足不了現代化建設的需要。限制了檔案數字化技術和人才的引進。

3）檔案數字化建設技術設備不完善。我國檔案數字化管理發展較慢，國家在檔案數字化建設中投入力度有限，造成檔案數字化建設中技術和設備的落后。技術的落后，導致檔案數字化建設的速度減慢。設備不齊全和設備老舊降低了檔案管理的工作效率，導致檔案數字化建設中工作程序的缺失。在檔案數字化建設和發展中，要加大專業性人才的引入，更好地做好檔案數字化管理工作。

4）檔案數據化建設中缺乏風險意識。檔案數字化建設和管理過程中，檔案信息丟失或被竊取等風險時常發生。發生這種問題，可能是管理人員的操作失誤或者對數字化技術運用的不熟練，導致數字化建設中漏洞的存在，缺乏風險防范意識造成檔案信息的缺失或泄露。

4 做好檔案數字化建設和發展的措施

1）加強檔案數字化人才建設。做好檔案數字化建設需要打造出一個技術和能力較高的團隊，因為檔案數字化管理不止需要專業的知識素養，還需要有高超的技術能力。因此檔案數字化建設工作要求檔案管理工作人員應該自覺學習新知識，開闊自己的視野，拓展自己思維能力，工作中要有具較高的服務意識和敏銳的觀察力。檔案部門要加強對檔案管理工作人員的培訓工作，讓其學習先進的技術知識，加強數字化建設，使檔案管理工作人員的工作能力和工作水平符合現代化管理模式中的發展需求[3]。

2）加大檔案數字化建設的資金投入。檔案數字化管理是檔案管理發展的必然趨勢，檔案數字化實現了檔案信息化的發展。在檔案數字化建設過程中，資金的投入是檔案數字化建設發展的基礎。因此需要加大資金的投入，資金投入的加大能夠使數字建設化飛速發展。政府部門應該落實資金的實際投入情況，實現長期定期投入。檔案部門要不斷優化自身條件，做好檔案數字化建設工作。加快檔案數字化發展的腳步。

3）完善檔案數字化建設的技術設備。技術是檔案數字化建設發展的重要保證，積極引進先進的技術和設備，滿足社會對現代化檔案管理的需要，能夠推動檔案數字化建設的發展。提高檔案管理軟件的應用，加強數據庫建設，結合檔案部門的實際情況開發適合本部門的軟件程序。充分利用檔案數字化管理，實現檔案數字化高效管理。

4）提高檔案管理人員風險防范意識。檔案數字化建設和管理中，檔案部門要加強管理人員的風險防范意識，定期開展思想教育和安全管理培訓工作，強化檔案管理人員檔案建設管理中的安全意識，保證檔案數字化信息的全面性和準確性，做好數據庫備份工作，對數據庫事務日志進行及時的更新，加強檔案信息的安全建設。培養檔案數字化管理人員的保密意識，健全完善相關制度規章，確保檔案數字化安全發展。

5 結語

在飛速發展的時代背景下，通過數字化方式進行檔案管理，能夠有效提高檔案管理的水平，滿足檔案管理部門對現代化檔案管理的需求。因此，在檔案管理工作越來越繁重的情況下，檔案管理的工作人員要充分認識到檔案數字化建設的重要性，不斷探索創新高效的管理方式，促進檔案事業的健康發展[4]。