試論紙質檔案與電子檔案的融合

李國鋒

（呂梁市城市管理綜合行政執(zhí)法隊，山西 呂梁 033000）

基于新時期發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的紙質檔案管理工作已經無法滿足檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需求，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是社會的必然發(fā)展趨勢。因此，在促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展時，需要先了解檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，注重檔案管理規(guī)范化建設、加大檔案管理經費投入，創(chuàng)建高素質的檔案管理隊伍等有效方法，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，才能實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

1 紙質檔案和電子檔案的概念區(qū)分

目前，檔案分為紙質檔案和電子檔案兩種存儲方式。紙質檔案是以紙作為載體的檔案，如公文圖紙、信札、戶籍、電報、合同、賬冊、書稿、證書、日記、家譜的原稿和原本。紙質檔案具有無法再生、易損壞、需要專門場所保密等特點，對檔案的修復和保護是檔案工作中的重要任務，必須高度重視。隨著科技的快速發(fā)展，電子文檔出現(xiàn)。電子文件（ElectricRecords）是“指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、理，并可在通信網絡上傳送的文件”。與紙質文件比較，電子文件具有存儲效率高、信息存儲量大、方便信息遠距離傳輸、查閱方便的特點。因此，在當今的文件辦公和存儲過程中，電子檔案的應用逐漸廣泛。許多檔案館用雙套制和雙軌制兩種共存方式使用并存檔。所謂雙套制是指文件歸檔后兩者共存，亦稱為雙套歸檔。通過電子文檔制作成紙質拷貝，或將紙質文件通過電腦軟件實現(xiàn)文檔數(shù)字化存儲。所謂雙軌制是指在文件生成和運轉的過程中二者共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務流程運轉。雙軌制包含雙套制，在文件生成和轉換時，電子文檔和紙質文檔同時運轉并共存。需要工作人員對兩種版本的文件進行部分處理或完全處理，兩種版本的檔案同時存在，同時起到存檔作用。

2 檔案管理存在的問題

2.1 對檔案數(shù)字化建設重視不夠

一方面是檔案歸屬和保存的部門重視不夠，認為一個單位的發(fā)展主要是要保證硬件的發(fā)展，檔案數(shù)字化短時期內往往需要投入大量人力、物力和財力，這一般不是單位領導首要考慮的工作，所以容易忽視檔案數(shù)字化建設工作；另外一方面，來自傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛。檔案管理歷史悠久，檔案具有一定的特殊性，在以前信息技術不發(fā)達的年代，檔案主要是紙質文本、實物等，雖然保存比較麻煩，但是卻在一代代人的努力之下，形成了檔案管理的固有體系，并且在實踐中成了習慣，很多人也已經沉溺于傳統(tǒng)的檔案管理模式，并且產生很大惰性，很多年紀偏大的檔案管理員認為這是最好的檔案管理方式，不愿意接受新事物、新的管理模式，固守陳規(guī)，不能與時俱進，這也在一定程度上阻礙了檔案數(shù)字化的工作。這說明目前很多單位包括領導、檔案管理員還沒有意識到當今社會信息技術的飛速發(fā)展，沒有跟上時代的步伐，沒有意識到檔案數(shù)字化建設的時代勢和重要性。這種意識上的缺乏，會使檔案數(shù)字化建設在一定時期內難以得到 實施。

2.2 檔案數(shù)字化建設存在安全隱患

檔案數(shù)字化建設是基于網絡信息技術的快速發(fā)展而興起的，雖然這為提高檔案管理水平，提升檔案管理效率和效益帶來了新機遇，但是由于網絡具有開放性的特點，加上現(xiàn)在有很多黑客，給數(shù)字化檔案管理帶來了一定的威脅，使得檔案數(shù)字化建設推進受到了一定的阻力。數(shù)字化檔案受到來自網絡病毒的破壞，甚至遭到國際敵對勢力的黑客攻擊，這給檔案數(shù)字化建設帶來了很多的安全隱患，這讓很多部門對檔案數(shù)字化充滿擔憂，甚至以此為借口拒絕檔案數(shù)字化。這需要我們有更高端的技術和更專業(yè)的人才來解決問題。

3 紙質檔案與電子檔案的融合策略

3.1 注重檔案管理規(guī)范化建設

要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，需要確保檔案管理工作具有一定的規(guī)范性與科學性，使其在實際工作中發(fā)揮出最佳效果。在檔案管理中單純依靠技術手段或專業(yè)化標準是難以實現(xiàn)預期目標的，不僅無法提高檔案管理效率，還會對現(xiàn)代化發(fā)展造成影響。因此，相關部門在對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化時，需要確保檔案管理建設具有一定的規(guī)范性與科學性，對檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展起到積極的促進作用。加強檔案管理規(guī)范化建設可以從以下幾個方面著手。首先，建立科學合理的電子檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范對電子數(shù)據(jù)的監(jiān)督管理工作，以制度為保障提升電子檔案管理水平。其次，有機整合電子檔案資料，強化各部門之間的聯(lián)系，從全局出發(fā)以更加系統(tǒng)化的方式管理檔案資料。最后，要簡化電子檔案管理流程，讓電子檔案管理體系更具實踐性，進而更好地發(fā)揮出其自身的作用與價值。

3.2 管理力度加強

管理力度的加強主要是通過對于獎懲制度的建設和專業(yè)化考核方法的應用，讓所有的工作人員根據(jù)已經建立的新型工作方案辦公，其中工作人員生成的所有文書檔案，需要在自我檢查并確認無誤之后，應用已經建成的信息化系統(tǒng)主動提交給檔案管理部門，同時在其中說明是否需要形成紙質檔案并存儲，當發(fā)現(xiàn)工作人員在實際工作中未能按照規(guī)章制度完成任務，或者檔案信息和數(shù)據(jù)的類型處理未達到標準時，則需要按照相關規(guī)章制度對其懲罰，嚴重時可以在單位內部通報，讓文職人員更好地了解相關工作制度。另外機關、企事業(yè)單位內部已經建成了專業(yè)程度更高的內部管理制度，所以在實際的工作中，要分析現(xiàn)有管理制度中涉及檔案管理方面的條款，考慮到目前的檔案管理體系人員個人素質以及可以勝任工作內容，則后續(xù)的主要條款是讓文職人員了解檔案管理系統(tǒng)的運行模式、工作內容和工作任務，最終形成各個部門的融合工作體系。

4 結束語

總而言之，因為清楚了解了紙質檔案和電子之間的關系，所以就要取長補短。在工作中取得顯著成效，就必須不斷創(chuàng)新理念、方法和手段。目前，紙質檔案和電子檔案有效融合管理是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)。對紙質檔案和電子檔案進行有效融合，不僅能彌補各自的不足，還能將紙質檔案和電子檔案的優(yōu)勢都發(fā)揮得更好，更能促進城建檔案管理事業(yè)的長足發(fā)展。