現代信息技術對企業檔案管理的影響和措施

孟 雪 羅文福

（中國石油天然氣股份有限公司撫順石化分公司，遼寧 撫順 113000）

1 信息化背景下檔案信息管理的優勢

基于云計算的巨大數據處理能力，信息化完全顛覆了傳統的檔案管理模式，使得檔案數據的高質量應用成為現實。

1.1 大數據的應用，實現了檔案管理信息的智能化及人性化

檔案管理工作中，利用大數據技術，通過信息采集、數據壓縮、遠程傳遞、自動翻譯等手段收集檔案信息資源，通過云技術進行巨量的信息儲存，能建立起結構有序的檔案信息資源庫。工作人員簡單操作檔案數據庫系統，便可達到智能計算檢索、分析、查詢、處理、存儲數據的目的，使檔案資源的開發利用數字化和智能化。在大數據技術的支持下，用戶可根據自身需求，充分挖掘和利用檔案信息資源，實現檔案管理的“私人定制”，凸顯人性化特點。

1.2 大數據的應用，實現了檔案管理信息的高效化

原始的檔案管理，管理人員要面對的是整個庫房、數排檔案柜架以及數不清的紙質檔案資料。手工翻閱查找，又存在著工作量大、效率低下、準確率低的問題，對檔案資源的利用造成極大束縛。大數據技術介入后，查閱者只要具有一定的查閱權限，遵守檔案保密要求，就能使用查詢終端，對目標檔案信息資源庫進行智能查找、檢索，以及必要的瀏覽、分析和使用，查詢速度遠非傳統檔案管理技術可比，檔案檢索和使用的速度也大大提高。

1.3 大數據的應用，實現了檔案管理和利用水平的整體提升

全球經濟社會的快速發展，經濟活動交往的日益頻繁，新技術、新手段的應用不斷推陳出新，促使數據信息量和檔案數量都出現了爆發式增長，給檔案管理帶來了前所未有的挑戰。大數據技術自應用以來，云計算、云存儲和IT技術的應用普及，不僅使檔案信息的查詢變得便捷迅速，也改變了傳統的檔案管理模式，檔案信息的運行效率大幅提升。基于信息技術平臺建設，更多的檔案管理信息系統被開發出來，檔案信息識別系統的應用、檔案信息數據的改良，使數據信息的處理能力進一步加強，檔案數據庫的結構進一步優化，促進了檔案信息管理和利用水平的極大提升。

2 信息化背景下檔案管理信息安全所面臨的問題

信息化技術的廣泛應用，對于檔案信息安全來說是一把雙刃劍，檔案管理在充滿機遇的同時也面臨著極大的挑戰，檔案信息存在一系列的風險隱患，這些風險主要體現在檔案信息收集、檔案信息管理和檔案信息利用等幾個環節。

2.1 檔案信息收集環節風險

檔案信息收集，主要有電子文檔和紙質檔案的數字化收集。在此過程中，紙質檔案的載體、存儲空間和表現形式都出現了一定程度的改變，載體容易被更替，存儲空間容易被任意壓縮或擴大，表現形式任意被更改，這都對檔案的原始性和真實性產生影響。此外，檔案信息量的爆炸式增長，紙質檔案種類繁多、數量巨大的數字化處理，檔案管理的難度可想而知，信息在收集過程中極容易出現漏收或錯收的現象，無形中增加信息安全風險。

2.2 檔案信息管理環節風險

數字化檔案的管理，對存儲系統有較大的依賴性。檔案信息轉移時，要經過不同系統的多次讀取與錄入，數據容易出現冗余、丟失、替換、改寫等，檔案的原始真實性難以保證。用于存儲和管理檔案數據的計算機軟硬件系統故障、計算機病毒、黑客攻擊等都可能造成數據被惡意使用或篡改，導致檔案數據的丟失或損壞。

2.3 檔案信息利用環節風險

如何利用適當的檢索方式和檢索載體從海量數據中提取信息，并保證檢索結果的真實準確，也是大數據背景下檔案信息安全的一個待破解難題。檔案信息利用過程中，檢索結果有算法錯誤風險，加之監督缺位也時有發生，“訪問”數據庫時的有效監督空位、訪問權限混亂等會造成信息泄露，數據保密與數據開放之間的平衡關系難以維持。

3 加強信息化背景下檔案信息安全管理的對策

3.1 推進檔案信息的結構化和標準化

大數據背景下，數據結構化是一個基礎性工作，它可以更好地保障檔案信息數據安全，提升檔案管理效率。面對信息數據復雜、量大、發展迅速的趨勢，保證檔案信息數據的安全性是非常必要的。在具體工作中，檔案數據的結構化處理是一項基礎工作，結構化處理后的檔案數據對于檔案信息數據的分類和使用有很大的促進，更便于檔案信息數據的有效管理和加密。如果出現非法數據侵入，第一時間就能辨析出來。經過檔案信息數據的結構化處理之后，數據被標準化，能大大提升檔案管理的安全性。

3.2 推進檔案數據安全體系化

大數據背景下，傳統的安全因素依然存在，但數據在信息時代的安全因素不可忽視。不能頭痛醫頭、腳痛醫腳，要有統籌安排，建立一個檔案數據安全體系。應努力構建安全的電子檔案存放的物理環境和安全的電子檔案運行的硬軟件環境，就是要給檔案信息織密安全網。具體來說，就是應構建好數字檔案信息資源安全管理體系、安全技術體系和安全運行維護體系。這些體系既獨立又有緊密聯系，從根本上確保檔案數據的安全。

3.3 推進檔案安全管理制度規范化

與傳統的檔案管理比較，現代檔案管理發展空間廣闊，但是檔案數據信息的安全保障不是一勞永逸的事情。大數據背景下的檔案管理工作以全新的形式出現，規章制度的建立與完善跟不上發展的步伐，檔案管理的效率達不到應有的預期，檔案信息安全也不能完全保證。所以，檔案安全管理制度的建立健全成為檔案管理工作發展的一個重要環節。在檔案管理過程中，檔案信息準入制度以及監督管理制度是應該優先考慮的方面，應以制度為標準、以制度為規范，實行嚴格的分級管理。監督管理制度可起到防微杜漸的作用，減少不作為或失職行為，對檔案數據安全保護以及檔案管理水平的提升，可發揮積極的作用。

3.4 建立一支高素質的檔案管理人力資源隊伍

人是第一位的，檔案管理安全保障領域也不例外。建立一支高素質的檔案管理人力資源隊伍，無論對提升檔案管理的運行效率，還是確保檔案管理信息安全，都有重要意義。應從如何選人、如何育人、如何用人、如何激勵人、如何保護人這幾個環節來做文章，建立一套切實可行的人力資源管理機制，加大內部培養力度，也要引進優秀的外部人才，促進人才合理流動。強化激勵機制，鼓勵優秀人才。針對檔案信息管理的特點，注重對年輕人的選拔和培養。加強社會輿論引導，培養年輕一代對檔案管理工作的興趣愛好。