電子檔案管理的問題

郝巖巖

（菏澤市規(guī)劃管理服務(wù)中心，山東 菏澤 274000）

電子檔案信息對于事業(yè)單位的正常運行具有十分重要的指導(dǎo)意義，檔案是事業(yè)單位的寶貴財富，是記錄社會生活的重要工具。隨著社會的進步和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，電子檔案信息對于事業(yè)單位的正常運行具有十分重要的指導(dǎo)意義，計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，尤其是檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，對單位檔案管理的發(fā)展起到了一定的推動作用。

1 電子檔案管理的重要性

第一，提升檔案儲存的安全性。在新時期的社會形勢下，對于檔案管理工作的要求也開始隨之增加，單位中對于檔案的儲存是一個長期的過程。因此，檔案儲存的安全性和儲存的環(huán)境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現(xiàn)受潮的問題。首先，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將文件形成相應(yīng)的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時候只需通過電腦就能進行操作，大大提升工作中的效率和質(zhì)量。其次，信息化技術(shù)能夠加強信息資源的開發(fā)，讓檔案管理的理念更加符合新時代的社會發(fā)展規(guī)律，改變傳統(tǒng)的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。第二，滿足社會發(fā)展需求。檔案管理工作的信息化發(fā)展標志著一個單位的信息化技術(shù)水平，從一定程度上來說，反映了單位的發(fā)展實力，以及國家信息化建設(shè)的質(zhì)量。利用信息化技術(shù)來執(zhí)行檔案管理工作，是滿足社會發(fā)展的一項重要工作，也是滿足國家和社會發(fā)展進程的方式，信息化技術(shù)使得檔案管理逐步形成一套規(guī)范的管理機制，從而達到透明的狀態(tài)，促進檔案工作的開展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎(chǔ)。

2 電子檔案管理的問題分析

1）檔案數(shù)字化進程緩慢。現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位檔案數(shù)字化進程緩慢，許多檔案仍然以紙質(zhì)形式歸檔與管理，難以開展后續(xù)的數(shù)字化利用工作。一是部分事業(yè)單位軟硬件設(shè)施不完善，難以高效地對檔案資源進行數(shù)字化處理，例如：缺乏高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設(shè)施，沒有引進檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等；二是部分事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)量不足，難以在處理存量檔案的同時，對增量檔案進行數(shù)字化處理；三是檔案管理系統(tǒng)與OA辦公自動化系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度不高，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間在文件傳輸、文件共享領(lǐng)域仍然存在壁壘，無法對OA辦公系統(tǒng)中收發(fā)的公文等進行歸檔整理

2）缺少統(tǒng)一的管理規(guī)范。不同行業(yè)、不同部門對檔案的管理體制、管理方式和管理手段有很大的不同，檔案管理的標準也有很大的不同。實際工作中，各單位之間缺乏及時溝通與協(xié)調(diào)是普遍存在的現(xiàn)象，容易造成檔案管理相關(guān)標準的不統(tǒng)一，而我國信息技術(shù)的迅速發(fā)展又給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)[1]。

3）傳統(tǒng)檔案電子化比例低。隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各級檔案管理部門已經(jīng)開始大力推定檔案的信息化管理，新技術(shù)的應(yīng)用十分普遍。檔案管理的信息化建設(shè)是新時期檔案工作的重要轉(zhuǎn)型節(jié)點，既要將新的檔案實現(xiàn)原件與電子存儲相結(jié)合的方式，還要將原有的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機構(gòu)未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統(tǒng)的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級單位的信息化網(wǎng)絡(luò)相連，制約了體系內(nèi)整體工作的開展。

3 電子檔案管理措施

1）轉(zhuǎn)變觀念，深入推進檔案數(shù)字化建設(shè)工作。一是要完善軟硬件設(shè)施，優(yōu)化檔案管理環(huán)境。一方面，事業(yè)單位要結(jié)合檔案信息化建設(shè)的基本要求以及事業(yè)單位實際情況，購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設(shè)施，對紙質(zhì)檔案進行掃描處理，并錄入至計算機終端；另一方面，事業(yè)單位要購置檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)微機化管理，有效對聲像類、載體類、影響類的檔案進行格式處理和管理。二是要結(jié)合事業(yè)單位人力資源實際，進一步引進專業(yè)化人才，實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作專人負責(zé)的目標，提升數(shù)字化的質(zhì)量。同時，事業(yè)單位也可以探索將非涉密檔案資源交由外部事業(yè)單位進行加工和處理，通過服務(wù)外包等方式來推進檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。三是要進一步推動信息資源共享工作，通過技術(shù)手段來打破檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，實現(xiàn)資源一站式傳輸、開發(fā)與利用，提升檔案管理的速度和質(zhì)量[2]。

2）制定檔案保管制度，確保檔案信息的可靠性。首先，定期更換載體，以確保硬件設(shè)施的實用性。其次，時刻保留、備份檔案信息，妥善保管副本，在原件遭到破壞時，發(fā)揮副本的作用。再次，安裝殺毒軟件，及時找出并修補漏洞，避免不法分子趁機侵入，以保證計算機正常運行。最后，建立對檔案信息的多層保障，例如，設(shè)置檔案信息電子文件的管理權(quán)限，避免其他用戶篡改信息。

3）創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實現(xiàn)普遍化。檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確保互補性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

4）提高檔案的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理工作利用率極低，其崗位多數(shù)屬于流于形式的崗位，并沒有具體的工作職責(zé)和要求。單位各部門人員，往往通過領(lǐng)導(dǎo)的指派或是推薦，并沒有就工作人員的能力進行考核。所以傳統(tǒng)的檔案管理工作其實并沒有發(fā)揮真正的效能，其職位也沒有得到有效地利用。在社會的不斷發(fā)展中，對于單位的檔案管理工作已經(jīng)有越來越高的要求，檔案管理工作也需要跟上時代的步伐。利用信息化技術(shù)執(zhí)行檔案管理工作，只需一臺電腦就能將數(shù)據(jù)信息記錄在內(nèi)，除了工作上便捷外，在對信息進行查閱和調(diào)取時也更加方便，檔案被做成一個統(tǒng)一的文件，能夠滿足一鍵查找或是一鍵發(fā)送，大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率，也讓檔案管理工作的價值得到最大化利用。

5）加大電子技術(shù)研發(fā)投入。檔案信息化建設(shè)與管理離不開電子技術(shù)，需投入一定的資金、技術(shù)和人才，進行電子技術(shù)的研究與應(yīng)用。為此，各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要應(yīng)高度重視，加大投入支持力度。推動檔案管理信息化隨著寬帶中國戰(zhàn)略的推進，中國檔案事業(yè)出現(xiàn)了“寬帶”概念。以信息化為背景，利用互聯(lián)網(wǎng)為建立綜合性檔案信息管理平臺，依托社會公共服務(wù)，實現(xiàn)電子檔案管理資源的全覆蓋。對某些高端的檔案，還可以建立“聯(lián)機檔案”。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化背景下，檔案管理的內(nèi)容、要求、方式都發(fā)生了變化，檔案管理人員需要進一步用新思路解決實際工作中產(chǎn)生的新問題，不斷提升檔案資料的利用率，制定檔案管理措施，創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理工作，提高檔案利用率，保證電子檔案管理工作的合理發(fā)展。