電子檔案管理的問題

郝巖巖

（菏澤市規劃管理服務中心，山東 菏澤 274000）

電子檔案信息對于事業單位的正常運行具有十分重要的指導意義，檔案是事業單位的寶貴財富，是記錄社會生活的重要工具。隨著社會的進步和科學技術的迅速發展，電子檔案信息對于事業單位的正常運行具有十分重要的指導意義，計算機技術的廣泛應用，尤其是檔案管理技術的應用，對單位檔案管理的發展起到了一定的推動作用。

1 電子檔案管理的重要性

第一，提升檔案儲存的安全性。在新時期的社會形勢下，對于檔案管理工作的要求也開始隨之增加，單位中對于檔案的儲存是一個長期的過程。因此，檔案儲存的安全性和儲存的環境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現受潮的問題。首先，網絡技術可以將文件形成相應的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時候只需通過電腦就能進行操作，大大提升工作中的效率和質量。其次，信息化技術能夠加強信息資源的開發，讓檔案管理的理念更加符合新時代的社會發展規律，改變傳統的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。第二，滿足社會發展需求。檔案管理工作的信息化發展標志著一個單位的信息化技術水平，從一定程度上來說，反映了單位的發展實力，以及國家信息化建設的質量。利用信息化技術來執行檔案管理工作，是滿足社會發展的一項重要工作，也是滿足國家和社會發展進程的方式，信息化技術使得檔案管理逐步形成一套規范的管理機制，從而達到透明的狀態，促進檔案工作的開展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎。

2 電子檔案管理的問題分析

1）檔案數字化進程緩慢。現階段，部分事業單位檔案數字化進程緩慢，許多檔案仍然以紙質形式歸檔與管理，難以開展后續的數字化利用工作。一是部分事業單位軟硬件設施不完善，難以高效地對檔案資源進行數字化處理，例如：缺乏高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施，沒有引進檔案格式轉化系統、檔案管理系統等；二是部分事業單位檔案管理人員數量不足，難以在處理存量檔案的同時，對增量檔案進行數字化處理；三是檔案管理系統與OA辦公自動化系統的關聯度不高，系統與系統之間在文件傳輸、文件共享領域仍然存在壁壘，無法對OA辦公系統中收發的公文等進行歸檔整理

2）缺少統一的管理規范。不同行業、不同部門對檔案的管理體制、管理方式和管理手段有很大的不同，檔案管理的標準也有很大的不同。實際工作中，各單位之間缺乏及時溝通與協調是普遍存在的現象，容易造成檔案管理相關標準的不統一，而我國信息技術的迅速發展又給檔案管理工作帶來了新的挑戰[1]。

3）傳統檔案電子化比例低。隨著新媒體技術的廣泛應用，各級檔案管理部門已經開始大力推定檔案的信息化管理，新技術的應用十分普遍。檔案管理的信息化建設是新時期檔案工作的重要轉型節點，既要將新的檔案實現原件與電子存儲相結合的方式，還要將原有的紙質檔案逐步轉化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機構未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級單位的信息化網絡相連，制約了體系內整體工作的開展。

3 電子檔案管理措施

1）轉變觀念，深入推進檔案數字化建設工作。一是要完善軟硬件設施，優化檔案管理環境。一方面，事業單位要結合檔案信息化建設的基本要求以及事業單位實際情況，購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施，對紙質檔案進行掃描處理，并錄入至計算機終端；另一方面，事業單位要購置檔案格式轉化系統、檔案管理系統，實現微機化管理，有效對聲像類、載體類、影響類的檔案進行格式處理和管理。二是要結合事業單位人力資源實際，進一步引進專業化人才，實現檔案數字化工作專人負責的目標，提升數字化的質量。同時，事業單位也可以探索將非涉密檔案資源交由外部事業單位進行加工和處理，通過服務外包等方式來推進檔案數字化建設的進程。三是要進一步推動信息資源共享工作，通過技術手段來打破檔案管理系統與OA辦公系統的數據傳輸壁壘、數據共享壁壘，實現資源一站式傳輸、開發與利用，提升檔案管理的速度和質量[2]。

2）制定檔案保管制度，確保檔案信息的可靠性。首先，定期更換載體，以確保硬件設施的實用性。其次，時刻保留、備份檔案信息，妥善保管副本，在原件遭到破壞時，發揮副本的作用。再次，安裝殺毒軟件，及時找出并修補漏洞，避免不法分子趁機侵入，以保證計算機正常運行。最后，建立對檔案信息的多層保障，例如，設置檔案信息電子文件的管理權限，避免其他用戶篡改信息。

3）創新管理手段，數字檔案實現普遍化。檔案管理的優化還要考慮具體的執行層面，通過采用現代化的管理設備和信息技術，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業單位要加強內部信息化建設，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質檔案是傳統手段，但數字檔案是當前的主流手段，如何平衡兩者之間的關系，確?；パa性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數字檔案管理水平提升到戰略層面，成為紙質檔案同等重要的水平，具有重要意義。

4）提高檔案的利用率。傳統的檔案管理工作利用率極低，其崗位多數屬于流于形式的崗位，并沒有具體的工作職責和要求。單位各部門人員，往往通過領導的指派或是推薦，并沒有就工作人員的能力進行考核。所以傳統的檔案管理工作其實并沒有發揮真正的效能，其職位也沒有得到有效地利用。在社會的不斷發展中，對于單位的檔案管理工作已經有越來越高的要求，檔案管理工作也需要跟上時代的步伐。利用信息化技術執行檔案管理工作，只需一臺電腦就能將數據信息記錄在內，除了工作上便捷外，在對信息進行查閱和調取時也更加方便，檔案被做成一個統一的文件，能夠滿足一鍵查找或是一鍵發送，大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率，也讓檔案管理工作的價值得到最大化利用。

5）加大電子技術研發投入。檔案信息化建設與管理離不開電子技術，需投入一定的資金、技術和人才，進行電子技術的研究與應用。為此，各事業單位領導要應高度重視，加大投入支持力度。推動檔案管理信息化隨著寬帶中國戰略的推進，中國檔案事業出現了“寬帶”概念。以信息化為背景，利用互聯網為建立綜合性檔案信息管理平臺，依托社會公共服務，實現電子檔案管理資源的全覆蓋。對某些高端的檔案，還可以建立“聯機檔案”。

4 結語

綜上所述，在信息化背景下，檔案管理的內容、要求、方式都發生了變化，檔案管理人員需要進一步用新思路解決實際工作中產生的新問題，不斷提升檔案資料的利用率，制定檔案管理措施，創新數字化檔案管理工作，提高檔案利用率，保證電子檔案管理工作的合理發展。