信息化背景下文書檔案管理的創新策略

蘆國富

（山東交通技師學院，山東 臨沂 276000）

檔案的價值較高，文書檔案也不例外，其作為對過去事件的真實記錄，對文書材料的妥善保管，帶動經驗材料的再利用，在知識經濟時代發揮著知識共享載體的作用。當前信息化的大背景下，文書檔案管理的信息化建設是必然趨勢，在這樣的時代趨勢下，文書檔案的創新管理研究也必須深入開去。因此信息化背景下文書檔案管理的創新策略探討具有現實必要性。

1 信息化背景下文書檔案管理的新變化

信息時代的到來，對各行各業的沖擊是顯而易見的，對于文書檔案管理來說，也使得其具有新特征。其一其管理的對象逐漸向數字材料轉變，這很大程度上是由檔案資源的信息化發展決定的。紙質檔案逐漸被電子檔案所代替[1]，檔案開始向實體材料向數字載體轉型，而數字檔案多存儲在計算機中，具有一定虛擬性，且具備了復制與傳輸的新功能。其二管理實現了材料收集到材料價值提取的轉變。紙質檔案管理時代，管理人員的基礎工作是材料的收集，材料來源渠道較窄，收集難度大，耗時耗力。而信息化時代，信息來源渠道廣泛，各種材料匯聚，大數據技術輔助材料的分類整理，材料收集整理更高效。而文書檔案工作人員的工作重心轉移到檔案價值的提取上，這也是知識經濟時代信息價值挖掘的必然要求。其三檔案利用方式逐漸網絡化。信息化背景下文書檔案人員檔案的查詢利用往往通過網絡完成，擺脫了文書檔案查詢使用的時間空間限制，文書檔案的流通速度加快，檔案的利用率明顯提升。鑒于信息化背景下文書檔案的這些新變化，加強文化檔案管理的創新研究勢在必行。

2 信息化背景下文書檔案管理的創新策略

2.1 端正思想，認識到文書檔案管理的重要性

文書檔案的價值在知識經濟時代更加凸顯，文書檔案管理的重要性也不言而喻。讓更多的人認識到文書檔案管理的必要性，認識到文書檔案的時代價值，才能讓文書檔案信息化建設更富支持，動力更足。對于企事業單位必須加強內部的輿論引導和思想教育，端正以往人們對文書檔案管理不重視的態度，讓文書檔案管理工作從閑職形象轉變為有實職、接地氣的工作，企事業單位內部形成文書檔案信息化建設的自覺性，將文書檔案的信息化建設、創新研究等納入企事業單位的日常管理中，作為企業運營發展的重要構成，讓文書檔案的創新研究和信息化建設實踐落到實處，讓文書檔案管理工作與時代接軌，不斷推陳出新。

2.2 技術支持，構建文書檔案信息化系統

信息化背景下文書檔案管理的創新需要技術的支持，而技術創新方面主要的努力是積極構建文書檔案的信息化系統，并且確保其實效的發揮。以文書檔案信息化管理系統為工作平臺，加大專項資金投入，確保硬件設施和軟件系統支持到位，定期對信息化系統平臺進行維修檢測，定期地系統升級，使得文書檔案在信息系統的支持下無論書基礎的信息收集、整理工作，而是文書檔案利用渠道的拓展都落到實處[2]。以文書檔案的查詢為例，在信息系統的支持下，只需要輸入查詢關鍵詞，就可以在文書檔案庫中檢索到相應的文書檔案，查詢利用更高效，而文書檔案的具體位置和詳細內容信息一目了然。在信息化系統的支持下文書檔案管理更規范更省時。

2.3 規范運作，推動文書檔案的分級安全管理

文書檔案信息化建設中也必然面臨著系列的信息倫理問題，特別是信息安全問題。在文書檔案信息化建設中要加強其安全管理，通過規范運作，安全等級管理，提升文書檔案的安全系數。就當前文書檔案管理來說，分級安全管理是必要的，針對不同類型的文書檔案設置不同的安全訪問權限和管理登記，特別是保密的價值高的文書檔案，可以設置訪問權限，加強特殊防護等。具體來說，安全防護方面主要是信息化系統平臺支持的多級別密鑰防護措施，文書檔案只對經過授權的用戶開放。加強防火墻保護，嚴厲抵制非法入侵行為，一旦發現非法入侵現象及時預警處理，若發現私自下載文書檔案的或者超時登錄的，系統自動鎖屏或者關閉，最大限度避免文書檔案信息的泄露。在分級安全管理技術的支持下，文書檔案的安全性更有保障。

2.4 凸顯價值，積極創新文書檔案利用機制

信息化背景下知識價值更為凸顯，信息優勢被重點關注。因此必須積極創新文書檔案的利用機制。變被動的文書檔案服務為主動的服務。具體來說，可以提供主動的信息推送服務，如同現在很多公共圖書館的信息推送服務一樣，文書檔案管理部門可以以大數據技術進行用戶群體的有效劃分，基于用戶群體畫像開展個性化的信息推送，實現檔案價值的進一步挖掘，主動為檔案利用者推送服務，使得文書檔案的利用率明顯提升。再如加強文書檔案資源的共享互通，文書檔案管理部門借助信息技術打破文書檔案的館內、館際藩籬，實現更大范圍內的優質文書檔案信息的共享利用，支持跨館提取與利用，讓文書檔案服務價值更高。

2.5 加強培訓，提升文書檔案管理人員整體素質

文書檔案管理人員的素質和能力對文書檔案的信息化建設和創新發展具有十分重要的意義。當務之急是加強培訓，盡可能地提升企事業單位文書檔案管理人員的素質和能力，使得其更好地適應文書檔案管理的新環境，應對信息化背景下文書檔案管理的新挑戰。培訓中加強文書檔案專業知識的講解，定期開展信息化實操培訓，加強對文書檔案管理人員工作的考核，定期開展文書檔案管理個體團隊的表彰嘉獎等[3]，以提高文書檔案管理人員工作的積極性和學習的自覺性，使得其整體素質和能力有所提升。加強思想政治教育，提升文書檔案管理人運動額責任意識，加強其文書檔案創新研究的使命感，使得文書檔案管理工作質量穩步提升。

3 結束語

當前信息化的大背景，使得文書檔案管理面臨很多新挑戰，文書檔案管理的創新研究具有現實必要性。認識到信息化背景下文書檔案管理的新要求和新特征，有針對性地提升文書檔案管理實效，創新文書檔案管理思路和方式，文書檔案管理的價值才能真正凸顯，文書檔案管理實效更明顯，使得其在知識經濟時代信息服務價值最大化。