數(shù)字化檔案管理的安全風險與對策探討

薩楚拉

（內(nèi)蒙古自然博物館，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

企事業(yè)單位以往的檔案管理主要是依據(jù)書紙的形式進行閱讀和保存，現(xiàn)如今隨著逐步推動數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的完善，亦是現(xiàn)階段企事業(yè)單位謀求自身發(fā)展的必經(jīng)之路。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)有著十分重要的現(xiàn)實作用，企事業(yè)單位應(yīng)該摸清自身的現(xiàn)實情況，切實認清檔案數(shù)字化發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，利用科學(xué)有效的處理措施，更為合理地進行檔案數(shù)字化模式建設(shè)，充分發(fā)揮檔案資料在企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展中的作用。

1 檔案管理的安全風險

1.1 重視檔案管理的意識不足

在一個單位以往的管理工作中，檔案管理存在感不足，多數(shù)人對檔案管理工作缺乏明確的認識，經(jīng)常是在需要使用的時候才能意識到對檔案工作知識的缺乏，特別是在當前信息化發(fā)展的大背景下，檔案管理工作頻繁出現(xiàn)滯后混亂的問題。究其原因，這與單位對檔案管理工作的整體重視程度不足有密切的關(guān)系[1]。

1.2 對相關(guān)工作缺乏重視，材料不具備足夠的完整性

當下，一些單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門對檔案工作缺乏足夠的重視，一些較為基層的單位缺乏檔案工作專員。這樣一來，在進行常規(guī)性材料收集的過程當中很容易浪費大量的時間，而關(guān)鍵性的材料也容易出現(xiàn)長期的缺失，從而影響檔案管理工作的效率以及后續(xù)的利用效果。

1.3 缺乏深度管理且信息的管理十分混亂

有一部分檔案管理機構(gòu)秉承的思想仍然是重收集、輕整理。也就是對于相關(guān)的材料進行簡單的接收之后，沒有及時、深入整理立卷歸檔備查。在進行材料接收的過程當中，材料的審核沒有嚴格根據(jù)規(guī)定進行。導(dǎo)致有些材料不夠完整或者是并沒有通過審批就歸檔，這也直接導(dǎo)致出現(xiàn)了信息混亂的情況[2]。

2 數(shù)字化檔案管理中安全風險的防范對策

2.1 高度重視積極推進檔案信息化管理工作

在單位工作中，檔案信息化建設(shè)，點多面廣，內(nèi)容繁多，對信息化技術(shù)的應(yīng)用要求也較高。一是要加強對檔案信息化管理工作的宣傳力度，提高單位內(nèi)部所有人員對該項工作的認識與重視程度，使各部門全體成員都能對此重視，在工作中積極配合。二是要設(shè)立專職的工作小組，明確工作職能，從組織機構(gòu)上確保該項工作的穩(wěn)定推進，促進實際工作中的相互協(xié)調(diào)、共同完成工作任務(wù)。三是要不斷完善檔案信息化管理工作的保障機制，在利用信息化技術(shù)的同時，要切實保障所需要資金及時到位，配備必要的硬件設(shè)施確保檔案信息化管理工作能夠全面開展。

2.2 強化數(shù)字化檔案的互聯(lián)網(wǎng)權(quán)限管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)正改變著我們工作和生活的方方面面。我們的工作和生活都越來越離不開網(wǎng)絡(luò)，但是互聯(lián)網(wǎng)是一把“雙刃劍”，缺乏管理的互聯(lián)網(wǎng)會帶來諸多問題，數(shù)字化檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)安全既需要有內(nèi)網(wǎng)的保護，也需要對外網(wǎng)的行為進行管控。內(nèi)網(wǎng)安全需要加強企事業(yè)單位員工的信息安全保密技術(shù)學(xué)習(xí)，外網(wǎng)安全需要及時地更新防火墻和殺毒軟件的版本等。通過強化數(shù)字化檔案的互聯(lián)網(wǎng)權(quán)限管理，不但可以在一定程度上預(yù)防木馬病毒、間諜軟件、僵尸網(wǎng)絡(luò)等惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，而且可以實行惡意網(wǎng)站過濾、防火墻加固等措施。

2.3 對檔案管理的服務(wù)功能進行豐富

在新時期的背景之下，檔案的管理應(yīng)當進行全新渠道的探索，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式較為單一，這也導(dǎo)致其作用不能得到充分且全面地發(fā)揮。對此筆者認為檔案管理部門應(yīng)當對檔案收集工作進行強化，健全檔案信息的構(gòu)建，只有這樣，才能夠?qū)⒏鼮閮?yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)提供給檔案的利用人員。

2.4 構(gòu)建檔案智慧化管理平臺，維護數(shù)據(jù)信息安全

應(yīng)運用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案智能感知網(wǎng)絡(luò)，建立具有存儲數(shù)據(jù)集基于數(shù)據(jù)的云計算存儲平臺，構(gòu)建以檔案互聯(lián)網(wǎng)以及私有云存儲平臺為主要組成部分的檔案智慧化管理平臺，對檔案數(shù)據(jù)信息進行全過程運行管理與維護，以達到實時提供檔案數(shù)據(jù)信息的目的。與大數(shù)據(jù)技術(shù)的結(jié)合，檔案數(shù)據(jù)信息安全需要得到保障，目前我國尚未有專門針對檔案信息安全制定的法律法規(guī)，只是在其他安全法律法規(guī)中對檔案信息安全有所涉及，法律保障力度不足。因此，國家層面應(yīng)加快推進檔案信息安全法律法規(guī)的制定，各檔案信息管理機構(gòu)則應(yīng)參照已有的法律法規(guī)要求，完善各自的檔案信息安全制度，以規(guī)范檔案信息管理服務(wù)活動。

2.5 實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享，提高檔案利用服務(wù)效率

大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化管理中的信息共享實現(xiàn)問題即主要是需解決數(shù)據(jù)信息共享的范圍和權(quán)限問題。首先，確保檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)信息共享，提升企業(yè)行政效率，解決長期以來困擾檔案信息資源開發(fā)利用的難題。其次，檔案管理部門之間的數(shù)據(jù)共享要根據(jù)干部管理權(quán)限確定，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析的交互性特點，注重用戶數(shù)據(jù)分析研究。

2.6 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

檔案信息化管理，需要實現(xiàn)對重視計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、傳輸技術(shù)等的有效利用，對相關(guān)信息進行更好的組織、收集和加工處理，從而實現(xiàn)對相關(guān)信息的查詢以及分析利用目標，這要求檔案管理工作人員能夠在其具體工作中更好地適應(yīng)現(xiàn)代電子信息技術(shù)的應(yīng)用方式，適應(yīng)社會的變革以及發(fā)展，更好進行計算機背景下的檔案電子管理工作。對此，檔案管理工作人員可以通過自主學(xué)習(xí)以及技能培訓(xùn)等方式來提升其專業(yè)素質(zhì)能力，豐富自身的管理知識結(jié)構(gòu)體系，掌握更加先進的一些網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及計算機應(yīng)用技術(shù)，從而實現(xiàn)對檔案信息的快速加工以及處理。

3 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，國內(nèi)大部分行業(yè)逐漸開始引入數(shù)字化的信息管理技術(shù)。在檔案管理方面加入數(shù)字化元素，能夠在一定程度上消除傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的弊端，可以更為便捷地調(diào)動、查詢和整理檔案信息，改善企事業(yè)單位檔案的管理條件，除此之外，管理層領(lǐng)導(dǎo)還能夠通過數(shù)字化平臺進行更為清晰簡潔的單位的檔案情況調(diào)動查詢。