事業單位財務檔案管理信息化及發展趨勢探討

徐紅霞

（江蘇省鎮江市環境衛生管理處，江蘇 鎮江 212000）

科技的進步讓財務紙質檔案被電子檔案雖取代，成為現如今事業單位財務檔案管理的優選，電子檔案占用空間小，方便，成本低等特點能更好讓檔案管理人員完成管理工作，信息技術還可以讓財務檔案更加整潔清晰，進行查閱的時候也會比紙質檔案更加方便尋找。

1 樹立信息化財務檔案管理正確理念

以往傳統的紙質檔案進行保存的時候比較麻煩，而且易丟失和損壞，電子檔案可以在不占用空間的前提下進行多種類資料的保存，而且隨時可以進行備份保存，還可以實現隨時隨地提取財務資料進行查閱，電子財務檔案相較于傳統紙質檔案還不易丟失和損壞，財務檔案的完整性可以得到保證，電子檔案還可以減輕管理人員的工作量，讓工作人員可以提高自己的工作效率，提高資料的利用率。

在實際的事業單位財務檔案管理當中，有著一部分的管理人員并沒有意識到財務檔案管理工作的重要性，對于保存資料的完整不夠重視，甚至有些事業單位還在使用傳統的紙質檔案進行財務檔案保存和管理。為了順應時代發展的需要，事業單位的財務檔案管理一定要采用信息化管理，相關管理人員要樹立正確的信息化財務檔案管理理念，將信息化檔案管理作為首選，事業單位的管理層也要對其有著足夠的重視，增加對于財務管理的資金投入，保證信息化財務檔案管理的硬件設置可以達到標準，腳踏實地的完成信息化財務檔案管理。

2 制定合適且完善的信息化財務檔案管理制度

管理工作順利進行的前提就是有著完善的管理制度，合適且完善的制度是事業單位的管理工作質量的保證。事業單位的發展前途受信息管理工作的影響，所以這項工作的重要性不言而喻，隨著我國經濟實力的增強，我國的事業單位的規模也在隨著擴大，單位的財務管理工作難度自然加大，要想跟上事業單位的發展腳步，為單位的快速發展奠定基礎，相關的信息管理制度一定要進行改革和優化，保證單位的管理水平的不斷提高。

對于以往管理制度的改革和優化要從信息化入手，管理人員要把信息化技術真正融入到管理工作中去，利用信息化技術實現對管理工作水平的提高。第一步，制定合理的管理工作流程，讓管理工作的運行變得標準化，條理化，這樣可以避免管理工作的有序進行，進行工作檢查的時候也可以迅速發現問題的所在，從而達到優化資源配置，減少管理成本的目的。第二步，要對需要管理的檔案進行分類標簽，且規定資料的重要程度，根據重要程度的不同進行不同規格的管理工作，這些差別體現在管理年限等方面，一些比較重要的事業單位機密只能管理層才能進行查閱，確保管理工作安全性的同時讓管理的各項工作有章可依，有據可循。第三步，事業單位可以制定管理工作的獎罰制度，單位應當有這一一個工作準則，這個準則作為工作人員的工作標桿，更是對工作人員的一種約束，若是負責的工作長時間不出現差錯，單位可以對其進行獎勵，這對其他員工也是一種表率作用，若是出現了明顯錯誤，單位也要對其進行嚴格的懲罰，畢竟財務資料的管理工作是非常重要的，若是出現錯誤會造成比較嚴重的后果。經過這三步的改革和優化，就可以形成嚴謹的管理體系，讓整個管理工作都可以科學有效地開展。

3 培養財務檔案管理人員的基本工作素質

要想做好事業單位的財務檔案管理工作，就要保證管理工作人員的專業水平和工作素質，現在事業單位存在的問題就是很多管理人員的工作水平和工作素質還停留在傳統的紙質檔案管理層面，在接觸信息化管理之后因為不熟悉信息化管理的操作模式，導致實行信息化管理之后的工作效率不增反減，完全無法體現出信息化管理的優勢，為了解決這樣的問題，事業單位管理層要對管理員工的專業培訓引起重視，管理層要可以讓一些工作經驗足的老員工進行信息化管理工作的學習，在學習完之后對其他員工進行培訓，當然若是時間比較緊迫，還可以直接外聘信息化管理工作人才，讓其對員工進行教導，教導的內容要順應時代發展的潮流，而且不單只是進行操作方法的教導，還要培養管理人員的綜合工作能力和基本工作素質，讓員工可以根據工作情況的不同作出調整，增強員工工作的靈活性。在進行管理工作培訓的時候也要講究方式，要循序漸進，分層次進行培訓，領導層還可以對培訓效果良好的員工進行獎勵，增加員工參與培訓的積極性，盡快地成為能適應信息化管理工作的員工，為事業單位的財務管理貢獻力量。

4 完善財務檔案管理信息安全系統

財務檔案管理工作向信息化技術靠攏的趨勢已經成為必然，所以事業單位的領導層要努力將單位的管理工作實現信息化，但信息化也是存在這一些安全性的問題，網絡上存在著一些無法根除的病毒程序，這些程序會侵入單位的電腦，竊取單位財務信息并對其造成損害，對事業造成嚴重的后果，所以一定要完善財務檔案管理信息系統，保證電子財務信息檔案的安全。首先，對于財務檔案信息的訪問權限要嚴格把控，對于保存的電子檔案傳輸時要進行加密，某些非常重要的機密檔案要進行多重加密，進一步提高檔案的安全性。事業單位最好聘請網絡安全專家協助管人員進行管理工作，并且在進行員工培訓的時候對其進行網絡安全方面的培訓，幫助員工樹立良好的安全意識。

5 結語

總而言之，信息化財務檔案管理有著傳統財務檔案管理無法比擬的優勢，不但可以減少工作成本，還能不受空間和時間的約束，隨時隨地的進行資料的查閱，對事業的發展前景有著非常好的促進作用。選擇信息化財務檔案管理，才能讓事業單位的發展跟上社會進步的腳步。