技工院校圖書館的檔案管理研析討論

曾瑩珊

（陽江技師學院，廣東 陽江 529500）

技工院校圖書館檔案資料詳細記載了圖書館建設之初以后的發展資料，是圖書館活動的原始記錄，能夠客觀反映圖書館發展情況，借助檔案管理工作，圖書館的檔案資料可以充分被利用起來，發揮應有的價值，促使技工院校圖書館優化建設。所以，近年來技工院校對于圖書館檔案資料管理工作愈發重視，并開始采取相應的手段進行圖書館檔案資料管理工作，推動圖書館檔案管理工作在校內的開展。

1 技工院校圖書館的檔案管理的重要性

1.1 為圖書館館史和校史編纂提供資料

技工院校圖書館檔案資料內主要加載的就是圖書館的發展歷史、重大事項，是圖書館發展進程的真實記錄資料，是無法進行人為篡改的，所以借助圖書館檔案管理工作，能夠詳細了解圖書館近年來的重大變革和學校發展歷史，如果圖書館館史或者是校史編纂需要相應參考資料時，圖書館檔案還能夠為其提供可供參考的信息內容，保證編纂內容真實性。技工院校圖書館不僅僅館藏圖書儲存的地方，所記載的檔案資料不止局限于圖書館進程記錄和重大事項記錄，還包括其在教育事業、科研事業服務中的資料，能夠為入館讀者提供生動形象的教育實況和技術工作實況，提升入館讀者資料查閱興趣，進一步了解專業知識，豐富讀者知識結構體系。

1.2 為圖書館的改革建設實施提供資料

受當前社會和經濟發展影響，技工院校圖書館必須跟隨時代進步進行改革建設才能確保校內人員的閱讀需求和文獻借閱需求得到滿足，為入館讀者提供更加豐富的讀者服務，而圖書館要想進行高效的改革建設，就必須同以往的發展進程進行聯系，找尋改革建設介入點和優化點。圖書館檔案資料作為記錄技工院校圖書館一段時期內發展情況的真實記錄，自然能夠為圖書館改革建設工作提供更全面的一手資料，檔案內記錄了圖書館從建館以來的所有變化，需要重點進行建設改革優化的部分能夠通過圖書館檔案資料有效反饋，提升圖書館改革建設針對性，讓技工院校圖書館更好地服務于入館讀者，為入館讀者提供所需文獻資料。

1.3 為圖書館管理決策的制定提供依據

社會在不斷發展進步，技工院校師生圖書館使用需求也會不斷的變化，圖書館內部建設管理要跟得上使用者的需求，才能充分發揮圖書館建設作用。圖書館管理決策的制定要在全面了解圖書館發展歷程基礎上開展，通過檔案管理工作就能滿足這一要求。在進行圖書館檔案管理工作過程中，借閱使用的檔案資料記錄能夠詳細客觀的被記錄，技工院校師生資料使用需求可以有效反饋，圖書館就能借此對服務模式進行調整，提升館內服務質量，為圖書館管理發展提供有效依據。

2 圖書館的檔案管理過程中面臨的問題

2.1 圖書館檔案管理意識過于淡薄

具備相應的圖書館檔案管理工作意識才能推動檔案管理工作開展，但由圖書館實際檔案管理情況研究發現，大多數技工院校圖書館檔案管理意識低下，少部分技工院校甚至存在圖書館檔案管理意識缺失問題，檔案管理工作無法引起重視，在圖書館日常管理工作和發展進程中，甚至有些技工院校還未進行及時的檔案資料收集工作，導致圖書館丟失大量檔案資料。受傳統工作模式影響，技工院校圖書館對檔案管理工作的認識僅僅停留在表面，認為自己的工作責任和義務就是為院校內的人員提供文獻資料參考，只要做好書籍管理工作和借閱登記即可，忽略了自身檔案管理責任義務，未充分履行檔案管理工作職責，圖書館管理工作推進和發展也因此受到間接影響。

2.2 圖書館檔案管理人員能力不高

技工院校圖書館檔案管理工作人員是檔案管理活動的推進者，其工作能力、工作水平、工作職責意識等都會直接影響圖書館檔案管理工作的開展。據相關調查研究發現，技工院校圖書館檔案管理人員90%以上都是兼職工作的，大多都技工院校圖書館并未就檔案管理工作配備專門的管理人員，能夠完全完成檔案管理工作內容的管理人員配備數量不足，圖書館檔案管理工作僅僅停留在檔案收集、歸檔上，檔案內容價值無法充分發揮。同時，為了圖書館管理成本，很少有技工院校的圖書館會定期展開專業的檔案管理工作培訓會，檔案管理人員管理水平、管理技巧停滯不前，只能簡單完成本職工作，無法滿足圖書館檔案管理工作需求。

2.3 圖書館檔案管理數字化進程慢

受新時代發展影響，當前技工院校圖書館檔案管理工作已經呈現信息化的發展趨勢，圖書館檔案管理逐步趨于數字化建設，但是，也有部分技工院校圖書館檔案管理工作數字化進程緩慢，基本上還是采用人工收集、人工整理、人工歸檔的方式進行檔案管理工作，無法滿足信息時代發展下的技工院校師生多渠道獲取文獻資源需求，間接影響了圖書館檔案管理工作的質量，同時阻礙了圖書館檔案管理工作模式的改革優化，降低工作效率，檔案資料內容也只能通過紙質記載的方式進行收集歸檔，無形之中還會增加技工院校圖書館檔案管理工作成本和圖書館檔案管理人員工作強度。

2.4 圖書館檔案管理制度存在缺陷

為了保證技工院校圖書館檔案管理工作效果和檔案管理人員工作行為能夠得到有效約束，技工院校圖書館還要制定相應的檔案管理制度進行管理工作內容規定、職責明確等，讓檔案管理工作有所依據。然而，據實際情況反饋得知，當前的技工院校圖書館建設工作重心點基本放在館藏豐富和管理上，忽略了圖書館檔案管理制度的建立，即便是制定了管理制度，也是生搬硬套其他圖書館檔案管理工作制度，同技工院校檔案管理實際情況和工作要求不相符，且圖書館檔案管理制度要求也僅僅是要檔案管理人員完成這些工作內容即可，對于檔案管理人員檔案資料分類、標引、編目、存放等工作并未進行明確的要求。管理制度的缺失無法有效約束圖書館檔案管理工作規范性，圖書館檔案管理過程中也就更容易出現問題了。

3 改進對策

3.1 加強圖書館檔案管理的工作意識

意識同工作行為息息相關，技工院校圖書館要想取得理想的圖書館檔案管理工作效果，就必須加強內部宣傳力度，提升圖書館對于檔案管理工作的重視，認識到檔案管理工作對于圖書館建設發展和教育工作推進的重要性，促使圖書館內部管理人員自覺將檔案管理工作納入必需工作內容中去，并特地設置圖書館檔案管理工作人員職位推動檔案管理工作開展。只有充分認識圖書館檔案管理工作，提升工作意識，才能重視起日常工作過程中的圖書館檔案資料收集，保證相關的會務資料和音頻資料都能全面收集，圖書館檔案管理工作人員才能夠自覺完成工作任務，達到圖書館檔案管理工作推進開展的目的。

3.2 提升圖書館檔案管理人員的能力

為了能夠有效提升技工院校圖書館檔案管理工作質量和工作效率，確保檔案管理工作有序開展，技工院校圖書館必須針對館內檔案資料管理需求設置相應的工作崗位，對應聘檔案管理人員的檔案管理專業知識儲備、檔案管理工作經驗等提出明確要求，以專職人員負責專職崗位的工作方式提升圖書館檔案管理工作效率。但是由于我國目前具有專業圖書館檔案管理知識和管理經驗的人才較少，所以在招聘圖書館檔案管理人員過程中可能會存在一定的難度，對此，也可以通過定期對現有的專職圖書館檔案管理人員專業檔案管理知識、技巧培訓方式提升圖書館檔案管理人員工作能力，滿足技工院校圖書館檔案管理需求。通過定期培訓讓技工院校圖書館檔案管理人員掌握相應的管理手段，知道檔案收集內容和管理重心點，充分開發圖書館檔案資料價值。

3.3 加快圖書館檔案管理數字化發展

同時，為了促進技工院校圖書館檔案管理工作發展推進，圖書館還必須做好數字化發展硬件設備和軟件設備配備，轉變傳統人工管理的方式，推動圖書館檔案管理工作數字化發展。技工院校要結合圖書館數字化建設需求進行合理撥款，除了購入數字化圖書查閱設備之外，還要聘請專業的人士進行校內數字化圖書館網絡平臺和管理平臺建設，優化圖書館檔案管理工作人員的工作方式，讓圖書館檔案管理人員通過信息平臺進行檔案資料收集、錄入、編檔、歸檔，技工院校師生通過不同層級的賬號登錄獲取不同權限的文獻資料下載使用資格，減輕圖書館檔案管理工作難度和工作量，降低圖書館檔案管理工作成本。需要注意的是，技工院校圖書館檔案管理數字化發展后，檔案管理工作人員的信息技術應用能力也要跟上，定期性的開展檔案管理工作人員信息技術應用培訓工作，確保圖書館檔案管理工作人員可以熟練應用數字化平臺開展檔案管理工作。

3.4 構建完善的圖書館檔案管理制度

科學完善的圖書館檔案管理工作制度能夠有效約束檔案管理工作行為，讓檔案管理工作質量有所提升，檔案管理工作也能更具針對性、全面性，所以，要想推動技工院校圖書館檔案管理工作的實現，還必須構建完善的圖書館檔案管理制度，對技工院校圖書館檔案管理工作提出明確的要求。檔案管理制度的制定要在技工院校圖書館實際工作情況上開展，所以在制定管理制度前，圖書館管理人員必須對當下的管理工作、管理需求、實際管理情況進行一一分析，充分考慮檔案管理工作需求，進而制定全面的圖書館檔案管理制度，并對檔案收集、編類、存檔、使用等工作內容都要進行明確的要求，讓圖書館檔案管理工作有一個標準依據，避免因為制度缺失而出現檔案資料丟失和管理工作不到位問題，及時出現檔案管理工作問題，也能依照圖書館檔案管理制度進行工作責任追究，提升圖書館檔案管理工作人員的工作意識和工作責任感，盡心盡力按照檔案管理工作要求完成工作內容，從根本上維護技工院校圖書館檔案管理工作開展，提升檔案管理工作質量。

綜上所述，技工院校圖書館檔案管理工作能夠為圖書館館史編纂和校史編纂提供有效資料參考，能夠有助于圖書館日后改革擴建工作實施，優化圖書館工作質量，豐富圖書館的館藏內容，保證技工院校師生資料使用需求得到有效滿足。從技工院校圖書館檔案管理工作目前開展情況來看，檔案管理工作還存在許多的缺陷，檔案管理工作效用和價值也因此無法有效發揮，圖書館建設發展受到直接阻礙。因此，技工院校必須對自身圖書館檔案管理工作實際情況進行分析，針對性解決存在的檔案管理工作影響因素，創造檔案管理工作條件，確保檔案管理工作落實和工作質量提升。