試論如何加強高校固定資產檔案管理

劉曉燕

（晉中職業技術學院，山西 晉中 030600）

高校固定資產的檔案管理是高校管理者在資金管理過程中全面了解高校資金使用情況重要依據，而且也是管理者對資產管理進行調整和采取有效措施不斷加強管理的有效依據。近年來，隨著我國高校的不斷發展和規模的不斷擴大，高校的資產管理變得也越來越復雜，主要表現在固定資產的種類越來越多，數量也越來越大。針對這種情況和發展趨勢，在高校固定資產管理中建立資產檔案，對高校的固定資產情況進行詳細記錄，避免高校固定資產的無故流失，對于提高高校的管理水平有非常重要的意義。

1 高校固定資產檔案管理中存在的問題分析

1）固定資產檔案不齊全，缺失比較嚴重。高校的固定資產檔案作為資產的重要組成部分，但是在實際的管理過程中并沒有得到管理者的重視，這也是在高校固定資產的檔案管理中存在問題的主要原因。具體表現在以下幾個方面：首先，高校運行中很多科研儀器在使用、維護以及維修等方面記錄的信息并沒有及時進行有效歸檔，而且這些儀器設備在采購的時候自帶的說明書以及相關的技術檢驗報告等資料也不全面，使得相關的檔案資料完整性受到很大的影響。例如在購買了貴重的實驗設備后，設備的說明書以及在購買時附帶相關的資料證書都需要進行收集存檔，便于后續在進行設備使用和維修時使用，但是有時候工作人員往往會忽視相關工作，給固定資產的管理造成了很大的困擾，很多高校在這方面并沒有提出明確的要求，造成了固定資產檔案管理的缺失[1]。其次，固定資產的信息要素不完善。一般情況下新購買的儀器設備都需要進行完整的信息登記，包括設備的完整名稱、型號以及使用部門和使用人等信息，這些信息對于后續固定資產的管理有非常重要的意義，但是在很多高校的固定資產管理中并沒有進行詳細的登記，為后續資產的核對帶來了很多不必要的麻煩。

2）固定資產檔案管理的制度不完善。很多高校在進行固定資產檔案管理中并沒有結合高校自身的實際情況制定檔案管理的相關制度，在管理中的各個流程和環節也沒有明確的標準和規范，導致了在詩句的固定資產檔案管理中出現了責任不明確，管理程序混亂等情況，在實際管理工作落實過程中出現了相互推諉以及工作推進困難等問題。另外，很多高校在固定資產檔案管理中并沒有設置專門的部門和崗位，都是其他崗位人員兼職進行的，因此在進行檔案管理中并沒有實行標準的流程和嚴格的規范，使得檔案高校固定資產的檔案管理工作在落實過程中舉步維艱。

2 加強我國高校固定資產檔案管理的有效對策

1）提高管理者對于固定資產檔案管理工作的重視。高校的固定資產檔案管理是高校資產管理的非常重要的內容，管理者在管理的過程中應該加強對固定資產檔案管理工作的重視，加強對相關工作的宣傳力度，使得高校職工以及相關的管理人員都能夠充分認識到檔案管理工作對于高校資產管理的重要性，并且能夠在實際工作中積極落實相關的工作制度和標準，不同的部門之間相互配合積極做好高校固定資產的檔案管理相關工作[2]。高校固定資產檔案管理的有效落實一定是在管理人員充分重視的基礎上，只有這樣才能促進相關部門對固定資產檔案管理工作的配合，使相關的工作能夠順利開展。

2）加強對管理制度的創新。在固定資產檔案管理中制度創新是提高資產管理水平和質量的非常重要的途徑。因此，高校在管理過程中除了不斷完善相關的檔案管理制度外還需要積極進行管理制度的創新。在新的發展形勢下創新是實現高校管理可持續發展的重要途徑。在進行高校檔案管理制度創新的過程中，首先，需要不斷對資產管理的內容進行規范化，檔案資料的收集、整理以及歸檔等不同的環節都需要明確的操作流程和規范，使固定資產的檔案管理在實施過程中都能做到有據可依[3]。其次，要加強對已經制定的固定資產檔案管理制度的落實力度，嚴格按照相關的制度實施各項工作。最后，為了有效落實相關固定資產管理制度的內容，需要制定相應的管理評估和獎懲制度，通過激勵的方式促進人員在工作中認真貫徹相關的工作。

3）不斷提高固定資產管理人員的綜合素質。為了能夠有效提高固定資產管理的水平，需要有專業高素質的管理人員不斷加強對相關管理制度的落實。因此高校在管理過程中應該不斷加強對固定資產管理人員綜合素質的提升。固定資產的檔案管理工作在落實過程中是一項相對比較復雜和繁瑣的工作，從檔案信息的分類收集到信息的登記以及歸檔都需要檔案管理人員做出大量的細致的工作。由于工作內容比較繁瑣，需要工作人員必備一定的耐心和細心，能夠在工作中做到謹慎細致，避免發生工作上的失誤。同時還需要工作人員能夠在謹慎細致至于提高自身的工作效率[4]。隨著信息化技術的不斷發展普及，可以在固定資產檔案管理工作中也能夠利用信息技術提高檔案管理的效率和準確性。而且信息技術的引進會讓檔案管理工作更加高效，為管理人員在資產管理中進行有效的數據分析提供了便利，最重要的是信息技術的引進減少了在管理過程中對于人力和物力方面的投入，有效降低了管理的成本。另外，高校也應該不斷加強對于固定資產管理相關人員的專業培訓，從固定資產管理的重要性，固定資產管理相關信息登記的標準以及固定資產管理信息化的方法等，特別是對于一些資產管理信息軟件的操作方法以及功能介紹的培訓等。讓管理人員能夠通過培訓全面掌握相關的管理方法和手段，進而使得管理呈現出專業化的發展趨勢，提高管理人員在進行高校固定資產檔案管理方面的綜合素養，進而大大提升高校固定資產管理的水平和質量。

3 結束語

我國高校的固定資產檔案管理不僅對高校資產的完整性非常重要，對于高校的可持續發展來說也有著非常重要的意義。因此相關部門一定要加強對固定資產檔案管理的重視，持續加強相關管理制度的創新以及提高資產管理人員綜合素質的方法加強對高校固定資產的管理，將各個環節的工作認真落到實處。只有這樣才能不斷提高高校固定資產管理的水平，確保高校固定資產的完整性，為高校的進一步發展和決策提供可靠的依據。