衛(wèi)生院檔案管理工作的重要性及完善建議

靳慶華

（鄄城縣鄭營鎮(zhèn)衛(wèi)生院，山東 菏澤 274600）

醫(yī)療系統(tǒng)的建設(shè)分為多個不同等級，衛(wèi)生院作為最基層的醫(yī)療服務(wù)機構(gòu)，其醫(yī)療形式的構(gòu)成以及醫(yī)療系統(tǒng)的應(yīng)用相較于其他三甲醫(yī)院等形式的醫(yī)療機構(gòu)來說相對基礎(chǔ)，但是衛(wèi)生院作為最基礎(chǔ)的醫(yī)療服務(wù)機構(gòu)，是人們最廣泛使用的醫(yī)療機構(gòu)之一，為人們提供者最基礎(chǔ)的醫(yī)療保障及服務(wù)。但是，衛(wèi)生院在工作過程中，除了進行必要的醫(yī)療事業(yè)之外，還需要進行單位醫(yī)療設(shè)施、藥品等管理工作以及其他推動衛(wèi)生院正常運行管理的行政管理工作。在正常的醫(yī)療服務(wù)事業(yè)開展過程中，醫(yī)患雙方需要進行患者健康服務(wù)以及醫(yī)院所開具的相關(guān)藥品、檢查結(jié)果等內(nèi)容的留存和管理，以便于更好地為患者提供醫(yī)療服務(wù)，因此，在衛(wèi)生院管理工作開展過程中檔案管理工作是必不可少的部分。

1 檔案管理工作的重要性分析

1）是推動衛(wèi)生院發(fā)展的重要基礎(chǔ)。全民健康事業(yè)發(fā)展過程中，醫(yī)療設(shè)施設(shè)備以及管理模式的全面建設(shè)是必不可少的部分。在醫(yī)療體系的改革發(fā)展過程中，除了需要進行醫(yī)療技術(shù)的提升以外，還需要不斷加強檔案管理保障。衛(wèi)生院作為基礎(chǔ)性醫(yī)療機構(gòu)，掌握著患者最基礎(chǔ)的醫(yī)療檔案信息，是記錄個人健康信息最基礎(chǔ)的檔案資料[1]。同時，檔案管理工作作為基礎(chǔ)性的歷史記錄工作，不僅能夠進行醫(yī)患雙方的診療與受診療的內(nèi)容，更多的還會對衛(wèi)生院自我發(fā)展過程中的發(fā)展歷程進行系統(tǒng)的記錄。在后期工作過程可以通過檔案資料對各個階段的發(fā)展需求以及發(fā)展背景都可以通過檔案內(nèi)容進行總結(jié)和探尋，對于醫(yī)院的健康發(fā)展來說具有重要意義。因此，在當(dāng)代衛(wèi)生院建設(shè)和發(fā)展過程中，檔案管理工作的完善和規(guī)范化建設(shè)是必不可少的部分。

2）重要組成部分。衛(wèi)生院檔案信息的建設(shè)除了進行基本的醫(yī)療過程的檔案信息的存儲之外，還需要進行醫(yī)療科研成果檔案的收集和記錄。醫(yī)療信息檔案的收集與管理主要是面向醫(yī)生與患者雙方展開的，是衛(wèi)生院最基礎(chǔ)的檔案管理形式的開展。醫(yī)療科研檔案信息的管理活動是一個長期的過程，在開展過程中需要進行全過程的完全記錄與跟蹤，并對各個階段的醫(yī)療科研效果進行明細的記錄，不僅如此還需要對醫(yī)療科研形式與來源進行全面的資料的記錄與分析。需要注意的是，檔案管理工作的開展除了是進行必要的信息記錄以外，更多的是幫助衛(wèi)生院工作人員進行工作經(jīng)驗的積累，進而達到優(yōu)化衛(wèi)生院醫(yī)療服務(wù)的目的。衛(wèi)生院管理人員通過查看衛(wèi)生院相關(guān)檔案信息，可以更直接的了解到當(dāng)前衛(wèi)生院正在進行綜合醫(yī)療服務(wù)的過程中存在的特點和不足。

3）降低醫(yī)患矛盾的發(fā)生。檔案資料的記錄主要是對衛(wèi)生院在建設(shè)與發(fā)展過程中所事實發(fā)生過的事務(wù)進行真實的、系統(tǒng)的記錄，對于醫(yī)生與患者雙方來說，能夠有效維護雙方的利益。當(dāng)前，我國部分醫(yī)院在建設(shè)與發(fā)展過程中，由于部分制度與措施的不規(guī)范，導(dǎo)致醫(yī)患關(guān)系緊張，對于我國醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展以及民眾的健康維護都產(chǎn)生了極為不利的影響。[2]對于雙方責(zé)任也能進行書面化的明確，當(dāng)出現(xiàn)醫(yī)療事故或者其他醫(yī)療意外時，調(diào)查者可以根據(jù)檔案記錄的信息進行系統(tǒng)的調(diào)查，對于還原事實真相，對事件做出去公正合理的判斷具有重要意義。

2 檔案管理工作的建議分析

1）強化檔案管理工作。一方面，加強制度建設(shè)、規(guī)范管理工作。在進行檔案管理工作的強化過程中，需要從制度入手，明確檔案掛你過程中的管理形式以及工作方法，并對檔案管理過程中所需要收集的文件材料進行目錄明細，使得管理人員的工作過程有據(jù)可依。同時，還需要對管理人員進行精細化的責(zé)任的明確，以及制定完善的績效考核管理制度，不斷激發(fā)工作人員的工作積極性。另一方面，加入信息化元素。伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提升和發(fā)展，我國衛(wèi)生院在建設(shè)過程中也不斷地進行信息化管理手段以及技術(shù)的應(yīng)用。檔案管理工作的開展主要是與大量的文字信息以及數(shù)據(jù)信息相關(guān)聯(lián)，尤其是對于衛(wèi)生院檔案管理工作來說，最重要的是醫(yī)患雙方所發(fā)生的醫(yī)療檔案信息的存檔，其中包括醫(yī)生開出的大量處方以及患者的檢查結(jié)果，原有的檔案管理手段已經(jīng)無法滿足當(dāng)前衛(wèi)生院檔案管理需求，為了進一步優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，提升管理效率，必須從技術(shù)手段入手，因此，將信息技術(shù)引入到檔案管理之中是必然的。為了更好地適應(yīng)醫(yī)療檔案管理的需求，衛(wèi)生院需要為檔案管理部門配備相應(yīng)的信息化辦公設(shè)備，為了幫助檔案管理人員更好地適應(yīng)需求。

2）樹立正確的檔案管理理念。衛(wèi)生院在建設(shè)開發(fā)過程中，為了維持衛(wèi)生院的正常運行，需要進行多個方面的共同建設(shè)。檔案管理工作的開展需要由專人擔(dān)任，且工作過程需要涉及整個衛(wèi)生院的所有工作事務(wù)。對于管理人員來說，由于工作內(nèi)容較為分散，為了保證檔案信息的全面性，需要管理人員進行全面的檔案信息的收集與整理，因此，檔案管理信息人員的組成除了專業(yè)以外還有各個部門的核心人員，以免造成信息的不完善。在衛(wèi)生院，醫(yī)療、護理、醫(yī)技以及科研作為四大核心部門，其資料檔案的建立健全關(guān)乎著這個醫(yī)院發(fā)展，因此，以上四大部門應(yīng)該積極配合檔案部門進行的檔案內(nèi)容的記錄與管理，為了保證檔案資料的真實性與時效性，四大部門可以對檔案資料的內(nèi)容進行每月的整改、修訂以及匯總，以保證檔案資料完整性建設(shè)。同時，衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該主動制訂相關(guān)制度，規(guī)范引導(dǎo)工作人員全面參與到檔案管理工作過程中，以便其更好地開展檔案管理工作。

3）專業(yè)化管理理念。當(dāng)前，我國正處于經(jīng)濟、文化、政治飛速發(fā)展的階段，衛(wèi)生院的建設(shè)與發(fā)展與傳統(tǒng)的衛(wèi)生院發(fā)展存在較大的差異，為了更好地適應(yīng)當(dāng)前社會的需求，衛(wèi)生院的發(fā)展也需要進行多方面的變革。檔案管理工作的開展，是衛(wèi)生院在醫(yī)療改革過程中為了更好地適應(yīng)改革需求而探尋出的一條新的路徑，是衛(wèi)生院提升自身管理水平、優(yōu)化發(fā)展結(jié)構(gòu)的重要方式，因此，檔案管理工作的開展對于衛(wèi)生院具有重要影響。檔案管理工作的重要性在得到有效的認可以后，工作內(nèi)容的開展也需要進行精細化、專業(yè)化的開展。例如，衛(wèi)生院檔案信息管理的具體內(nèi)容、資料來源以及相關(guān)性系統(tǒng)操作等都是專業(yè)性的重要展現(xiàn)。與此同時，檔案管理工作人員在作為管理一線人員，不僅要擁有基本的工作能力，還需要擁有專業(yè)技能與科學(xué)知識，因此，衛(wèi)生院想要達到檔案管理的目的，必須進行人員的專業(yè)性建設(shè)并開展管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，進而達到優(yōu)化衛(wèi)生院結(jié)構(gòu)系統(tǒng)管理的目的。

3 結(jié)束語

檔案管理工作作為衛(wèi)生院管理過程中的保障類業(yè)務(wù)，主要是對衛(wèi)生院醫(yī)療建設(shè)發(fā)展的具體過程進行全面且真實的記錄，是為了適應(yīng)新形勢所開展的新型綜合性業(yè)務(wù)。檔案管理工作的開展能夠讓衛(wèi)生院在體制改革過程中，更好地展現(xiàn)自我價值，是推動衛(wèi)生院健康發(fā)展的重要措施。