醫院文書檔案管理質量影響因素分析及質量提升研究

卓豪人

（桐鄉市第二人民醫院，浙江 嘉興 314500）

1 醫院文書檔案管理質量影響因素

1.1 前端：文件形成環節質量的影響

醫院文書檔案的前身是文件，文件質量如何會直接影響到后期文書檔案質量，因此，文書檔案前端控制至關重要。1）正文。醫院制發的文件應該是處理日常醫務管理公務活動，表達醫療機構及其領導者的管理意圖，準確記載醫院管理活動情況的依據，因此，醫院文書檔案具有查考、憑據等功能，而這一功能來自其檔案內容本身的真實、準確，這就要求文件正文質量過硬。如果醫院發布的文件內容記述不清、表達意圖不明、管理活動記錄不完整，等等，就會影響了文件內在質量。那么由文件立卷歸檔轉化而來的醫院文書檔案便會失去了應用的憑證、查考和依據功能。2）文種。文件文種的性質和用途客觀上賦予了文件一個能概括表明其性質、用途的統一規范。例如，辦法、通知、決定、批復、公告、決定等，不同文種適用于不同行文場合，正確理解、使用文種不僅是機關高效管理的體現，也會對文件立卷歸檔后文書檔案的質量。如把請示與函混用、將申請與報告混用等，影響醫院文書檔案整理和分類。3）體式。從體式上來看，醫院文件包括結構、附加標記及格式等要素。醫院文件行文有其固定、統一的體式要求，不得各行其是，更不宜標新立異。4）材料。醫院文件用紙、字跡材料等也是影響醫院文書檔案質量的重要因素。首先是公文用紙。其質地是否堅韌、是否耐老化，規格是否統一（一般為A3、A4、B5等）等紙張的自然屬性，是影響文件歸檔后質量的重要因素。其次是公文字跡。國家檔案局明確發文規定，公文擬稿不得使用圓珠筆、鉛筆，隨著辦公自動化的普及，對于公文標題、正文、發文字號等字體大小和字體格式的選擇應用都應符合相關規范要求。

1.2 中端：文件收集環節質量的影響

醫院文件辦結后，具有歸檔價值的，還需要對其按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》等相關規定，做好文件資料的收集、整理，這也是影響文書檔案質量的重要環節，也是影響醫院文書檔案完整性、系統性的重要因素。根據醫院文件的歸檔范圍來看，主要包括本院自制的文件，也包括外來文件。從醫院文件收集來看，影響醫院文件收集完整性、系統性的重要因素包括：醫院文件處理流程不明確、不規范，以及醫院文書工作制度不健全、不科學，等等。由于醫院部門較多，有辦公室、人事科、醫務科、檔案室，以及各臨床科室，醫院文件來自其內部各職能部門，若缺乏一套行之有效的文書處理流程或規范性要求，極易造成醫院制發的文件散失。

1.3 末端：文書立卷環節質量的影響

文書立卷是將醫院文件按照立卷歸檔的標準和要求進行處理，不僅需要檔案工作者熟悉文件材料，還需要擁有深厚的檔案學專業知識和公文處理經驗。影響末端文書立卷環節質量因素主要包括文件的分類、期限的劃分、卷內排列的關聯性，以及案卷標題擬定及后期裝訂等等。1）首先是立卷分類。即，準確判定醫院文件是否屬于歸檔范疇，要根據醫院文件內容的價值屬性，以及相關規定，作出相關決定。若將沒有查考、憑證、依據等保存價值的文件歸檔，無疑會導致案卷冗余，浪費寶貴檔案管理資源。2）其次是期限劃分。醫院文書檔案保管期限應根據其價值和類型，可分為“永久”和“定期”，定期又分為10年、30年，如果將定期劃分為永久，或者將永久劃分為定期，再或將10年、30年錯誤劃分，不僅使極具保存價值的文書檔案湮沒于一般價值文件中，也會給后期的醫院文書檔案查詢、保管和利用增添困難。3）再次是案卷標題。案卷標題相當于醫院文書檔案“窗口”，給人以直觀感受。醫院文書檔案案卷標題擬定是否簡潔、嚴謹，會直接影響是否反映了醫院文書卷內文件主要內容，若簡單地對其進行羅列，造成案卷標題擬定不準確、不規范，勢必會影響后期文書檔案利用。4）最后是案卷裝訂。除了電子文書檔案采用計算機“單軌制”管理外，大量的文書檔案還需要借助人工進行裝訂。裝訂時不得應用訂書釘，選用線裝，頁碼順序要標注準確，不得壓字，更不得有脫頁等情況。

2 提升醫院文書檔案管理質量對策

2.1 從思想、組織、制度方面保障醫院文書檔案案卷質量

從外在因素來看，提升醫院文書檔案案卷質量，離不開文書檔案從業者的思想重視、組織嚴密和完善制度作為保障。首先，要把《檔案法》《保密法》，以及公文管理等相關理念和意識貫穿于醫院文書檔案從其文件形成至立卷歸檔的全過程，高度重視質量核心意識，在思想上高度重視醫院文書檔案管理質量，從行文、用紙、標題等可能會影響醫院文書檔案案卷質量的一點一滴重視，以“求極致”的心態和思想投入到醫院文書檔案管理工作的方方面面。其次，要成立醫院文書檔案質量審核領導小組。由醫院分管領導、檔案部門負責人、骨干人員，以及從其他科室遴選的文書案卷質量監督員等共同組成，在人員組成和組織結構方面，將醫院文書檔案管理質量納入其監督、考核和檢查的重要范疇。

2.2 從制作、登記、立卷方面把好醫院文書檔案工作質量

從文件制作、收發文登記，以及立卷等全生命周期做好醫院文書檔案工作質量。首先，要嚴格把牢文件制作質量關。檔案工作者要做好前沿服務指導，把好稿件撰寫、制作等質量關，重點從正文內容、文件格式、文件用紙，以及標題完整、規范等影響文書檔案質量的因素抓起，確保文書資料符合案卷質量要求。其次，做好收發文登記。安排辦公室或行政管理部門人員專人負責醫院內部收發文，以及外單位來文的登記工作，自制文件要留底，外來文件要根據其內容，待其處理完畢后，按照規定時限內做好移交歸檔。再次，規范做好文書立卷。按照文書檔案管理的相關規定，做好紙質文書檔案和電子文件的立卷歸檔工作。既要做好文件的收集、整理和分類，準確做好文書檔案歸檔時限劃定。此外，還要做好案卷裝訂工作，精準標注頁碼順 序等。

2.3 從業務、實踐、監督方面把好醫院文書檔案管理質量

醫院要經常性地組織文書檔案業務質量提升方面的培訓，不斷提升文書檔案從業人員的綜合業務素能。要加強業務指導，通過文書檔案質量精細化業務評比，每年評選出一定數量的精品文書檔案，通過業務評比，用以指導文書檔案工作實踐，不斷提升文書檔案質量水平。此外，加強文書檔案質量檢查，每季度或每半年開展一次文書檔案質量檢查，邀請檔案部門、辦公室、醫院檔案管理工作領導小組成員等共同參與，發現問題，及時督促整改，切實提高醫院文書檔案 質量。