公共就業和人才服務檔案規范化管理思考

崔 霞

（無棣縣公共就業和人才服務中心，山東 濱州 251900）

近年來，在社會經濟穩步發展的背景下，我國事業單位的工作任務及目標日益明確。而對于公共就業和人才服務中心，在日常工作開展過程中，旨在為勞動者求職就業與用人單位招聘用人提供便利。從現狀來看，我國已基本形成覆蓋城鄉的公共就業服務體系，且基本構成統一規范的公共就業服務制度。但是，在公共就業和人才服務檔案管理方面的工作還有待完善，特別是受到檔案管理電子信息化的影響，使得此方面的檔案管理工作面臨較大的挑戰及機遇[1]。由此可見，從提升公共就業和人才服務檔案管理規范化水平角度考慮，本文圍繞“公共就業和人才服務檔案規范化管理”進行分析研究具備一定的價值意義。

1 做好公共就業和人才服務檔案管理工作的必要性分析

從公共就業和人才服務檔案中心角度考慮，做好其內部檔案管理工作非常有必要。總結起來，其必要性具體體現在以下兩大方面：

1.1 有助于單位服務水平的提升

公共就業和人才服務檔案的內容繁多，比如：自由職業或靈活就業人員檔案、機關事業單位工作人員檔案、非公有制企業和社會組織聘用人員檔案以及其他實行社會管理人員的檔案等。而做好公共就業和人才服務檔案管理工作，勢必構建完善的制度，聘請專業的管理人員，加強檔案監督管理等等，這些舉措均有助于單位檔案管理水平的提升，進而有助于單位服務水平的提升。由此可見，做好公共就業和人才服務檔案管理工作刻不容緩。

1.2 有助于提升單位整體管理工作質量

在公共就業和人才服務中心，檔案管理是整體管理工作中非常重要的一個環節。在此環節管理工作開展過程中，也面臨一些現實障礙。眾所周知，傳統模式下采取的是紙質管理方法，但是隨著網絡信息時代的到來，大部分單位的檔案管理轉向電子信息化管理模式。這一轉變，勢必改變公共就業和人才服務檔案管理的方式方法[2]。而樹立規范管理模式，則會從檔案管理的信息化建設作為切入點，在完善檔案管理設施設備、所需人才的基礎上，通過計算機軟硬件技術、安全加密技術的應用，能夠提升單位檔案管理的質量水平，進一步有助于提升單位整體管理工作質量水平。

2 公共就業和人才服務檔案規范化管理的具體策略分析

如前所述，認識到做好公共就業和人才服務檔案管理工作非常有必要。而從此項檔案管理規范化水平提升角度考慮，還需要重視規范化管理策略的實施。總結起來，具體策略如下：

2.1 構建檔案管理網絡，完善目標考核制度

為了提升公共就業和人才服務檔案管理規范化水平，有必要構建檔案管理網絡，具體做法為：其一，在工作議事日程當中，把檔案管理工作納入其中，并定期對檔案工作進行分析研究；其二，對組織領導體系進行構建，采取1名領導分管的方式，明確檔案機構人員責任，并在每一個科室配備專業檔案員若干名，共同構成檔案管理網絡體系[3]。此外，為了使檔案管理工作的規范化、科學化程度提升，還需完善目標考核制度，構建完善的檔案人員崗位目標考核辦法，仔細布置檔案工作，加強過程檢查及考核，使檔案管理及服務工作質量得到全面有效地提升。

2.2 完善檔案管理設施設備及相關管理制度

在公共就業和人才服務檔案管理工作開展過程中，少不了檔案管理設施設備的支持。因此，需完善檔案管理設施設備，比如對于檔案密集架、消毒滅菌機、滅火器、溫濕度計、去濕機、空調等設備需配置齊全。同時，合理設置檔案庫房、閱覽室及辦公室等；需重視檔案現代化設備的購置，比如錄像機、錄音機以及復印機等等。當然，還有必要重視勞動事務代理管理系統軟件的應用，通過數字技術，對人事檔案信息進行動態管理，使檔案查詢效率提升，使原始檔案得到最大限度地保護。此外，還有必要完善檔案管理相關制度，需以《檔案法》為依據，進一步對《檔案借閱制度》、《檔案保管期限表》、《各類文件材料歸檔制度》加以完善；以《人事檔案整理規范》為依據，對《人事代理檔案管理制度》進行構建并完善，以此為公共就業和人才服務檔案規范化管理工作提供有效制度保障支撐[4]。

2.3 加強檔案日常管理，體現檔案利用價值

檔案日常管理是非常重要的工作環節之一，需以《檔案法》為依據，并結合單位檔案管理制度的具體需求，做好檔案收集、整理、歸檔方面的組織工作，使檔案體現出齊全、完善等特征。與此同時，結合單位以往的工作及發展，根據相關材料，并以檔案行政管理部門的相關要求為依據，對全宗卷進行構建。并且，需加強庫房管理，每日堅持檢查，并做好庫房溫濕度控制工作。以具體需求與方便查閱為基本原則，對多類檢索工具進行編制，進一步應用數字技術，使全息輸入、關鍵字檢索功能得到有效實現。此外，為了體現檔案利用價值，需重視檔案信息資源開發利用各種的開展，對相關專用材料認真編撰，比如《機構沿革》、《檔案利用典型事例》以及《人事代理指引》等，從而使檔案的利用價值得到有效體現。

2.4 加強檔案監督管理，提升管理人員綜合素質

除上述策略以外，為了提升公共就業和人才服務檔案管理工作的規范化水平，還有必要加強檔案監督管理，提升管理人員綜合素 質[5]。以目前的《檔案法》、上級業務部門相關規定、單位相關規章制度為依據，聘請檔案行政管理部門專家，對檔案管理人員給予專業技術方面的指導，提升檔案管理人員管理技術水平。與此同時，針對各個科室的文件材料，加強收集、保管等方面的監督檢查，針對監督檢查過程發現的問題，及時查明原因，并及時采取有效解決措施。此外，為了進一步提升管理人員綜合素質水平，服務中心還有開展檔案管理業務培訓，理論知識、實踐管理技能培訓并重，在保障管理人員素質水平的基礎上，進一步為檔案管理規范化水平的提升起到保駕護航的作用。

3 結語

綜上所述，從近年來我國公共就業和人才服務檔案管理工作內容及方式的變化、檔案管理水平的提高等方面考慮，有必要采取有效策略做好公共就業和人才服務檔案管理工作。一方面，需構建檔案管理網絡，并完善目標考核制度；另一方面，需完善檔案管理設施設備及相關管理制度；此外，還需加強檔案日常管理及監督管理，并提升管理人員綜合素質，以此全面提升公共就業和人才服務檔案管理規范化水平，最終為公共就業和人才服務中心整體管理工作效率及質量的提高奠定夯實的基礎。