淺談學校檔案管理水平提升的對策

曹淑坤

（吉林省廣播電視大學四平分校，吉林 四平 136000）

學校在發展的過程中所產生的檔案資料較多且構成較為復雜，而在學校檔案管理工作開展的過程中要求對各類信息進行全面的收集、整理、保管，并針對學校發展需求來對檔案資源進行開發及利用，為此需要不斷的對管理辦法進行優化來適應新時期下學校檔案管理工作的開展形勢。在實際中應結合學校檔案管理情況不斷地對其管理機制、管理制度等進行優化創新，加強對現代化管理技術、管理理念的運用，進而提高檔案管理的水平。

1 學校檔案管理的要求分析

1.1 保證檔案的真實性

真實性使檔案工作開展的基礎性要求，在檔案的收集、處理、歸檔中應確保所記載信息的真實性、完整性、客觀性，這樣才能為學校提供具有應用及傳承價值的檔案資料。為此對于學校檔案應確保管理流程的規范化執行，加強對檔案資料的編制，減少檔案管理中的疏漏，并明確學校檔案管理的規章制度，避免檔案出現丟失、泄漏、損壞等問題。

1.2 檔案管理的規范化

規范化是提升檔案管理水平的重要措施，其可以為管理工作的實行提供統一的標準，使管理內容、管理目標得到高效的落實。同時對于學校檔案管理還應研究其以往工作中的不足，在此基礎上改進無序、混亂的管理情況。在檔案管理中為了實現規范化管理的要求應以《檔案法》為基礎，制定檔案收集、利用、保管、借閱、鑒定及銷毀制度，同時制定各類材料的歸檔范圍、保管期限和歸還制度等，避免產生各種不必要的損失。提高科學化水平管理，通過網絡、計算機等技術的運用，將會導致檔案可以更好地被保留和存儲。因此，應將經過數字化處理的檔案資源信息網絡化，建立科學、合理、高效率的檔案信息網站，通過檔案信息網站的建立，方便進行檔案信息查詢，并且實現相關資源信息的共享，改變以往舊的檔案管理模式的封閉性和單一性，實現檔案信息管理的開放性、交互性。

1.3 增強檔案的服務性

在開展檔案管理工作的過程中，應開放檔案查閱功能，擴大檔案服務內容，為學校檔案信息資源開發打開一個新的局面。應做到為廣大師生員工提供服務窗口，實實在在地通過檔案服務來幫助師生員工解決實際問題，為學校的教學、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視學校檔案管理的良好氛圍。例如，學校現有的紙質和電子圖書資料（圖書館、電子閱覽室）檔案內容豐富，教學檔案客觀翔實，是進行教學及科學研究的重要來源，是科研活動的重要支撐，有較大的實用價值，應予以大力開發與高度利用。

2 提升學校檔案管理水平的對策分析

2.1 重視學校檔案管理的作用

學校檔案資料所涉及的內容較為繁雜，并且許多檔案都具備極高的價值，其對檔案的安全性有著較高的要求，因此需要不斷的提升對檔案管理工作的重視程度，并且在實際中還需提高檔案管理人員的專業素質能力，使其可以掌握最新的知識及技術，通過組織檔案管理人員參與培訓和深造的方式可以在最大程度上提升其專業能力，使檔案管理人員對檔案管理的重視程度得到進一步的提高。

2.2 優化學校檔案管理的模式

為了良好的適應現今學校發展的形勢，應不斷地對檔案管理模式進行創新，從而選取更為適宜的檔案管理模式，目前在檔案管理工作中采用的管理方法應以學校對檔案資料的使用及保管要求為基礎來進行選擇，以此來構建系統完善的檔案管理體系。并且在學校檔案管理中可以采用現代信息技術來對其檔案管理形式進行創新，從而有效地推動檔案管理的數字化、信息化轉換，這樣能夠縮減檔案資料所占用的空間，并在一定程度上優化檔案管理工作的流程，達到提升學校檔案管理工作效率的目的。在檔案信息化建設中注意做好檔案的轉換及對接工作，根據檔案資料的保管要求及類型來選擇適當的存儲方式，避免檔案資料出現損壞、遺失、泄露等問題。

2.3 明確檔案管理的規章制度

檔案管理制度是檔案管理工作執行的基礎依據，其在實際中可以為相關工作的開展提供一定的指導作用，并保證檔案管理工作的執行效力，在學校檔案管理中需要對其規章制度內容進行全面的細化，減少在制度內容中的疏漏，同時還應明確在檔案管理工作中工作人員的具體職責，從而將檔案管理的責任落實到具體的人員身上，并制定科學的學校檔案管理保管規范，確認檔案記錄、存放和查閱標準，以此來規范及約束檔案管理工作的各項流程。

2.4 完善檔案管理的基礎設施

在學校檔案管理中應根據檔案法所規定的標準來建立起相應的檔案室，并根據檔案管理工作要求來配套相應的設施、設備，以“八防”的標準條件來規范檔案管理條件，確保檔案管理場所規范、有序、安全。并且在現今檔案管理工作信息化建設的形勢下，對于學校檔案管理還應配備完善的辦公設備，使檔案管理可以達到現代化辦公的要求，這樣能夠有效地提高檔案管理質量，并在一定程度上延長檔案保管壽命。

2.5 創新檔案管理的技術

目前學校檔案管理內容、范圍進一步的擴展，因此需要科學地運用管理技術、管理方法來改變其以往的工作形式，推動檔案管理工作的信息化建設，實現自動化、現代化、智能化的辦公要求。例如，利用MIS系統對檔案信息進行自動跟蹤，這樣可以在檔案的調用中防止出現檔案丟失的問題，并且在學校檔案管理中還考慮利用數據技術、網絡技術、信息技術來實現網絡服務的目的，這樣學校師生可以根據自身需求來進行自主檢索，進而在學校內部構建起良好的檔案互動、交流機制，使檔案管理能夠滿足學校所提出的要求。可以說檔案信息網絡化的實現，使得檔案資源信息可以為社會成員所共享，對于不同空間的多個用戶其獲得信息是同步的，從而使檔案信息的服務質量和效率得以提高。

3 結語

在學校中需要從制度、模式、理念等方面來對檔案管理體系進行創新，結合現代技術不斷地加強檔案管理的信息化建設，這樣可以促使學校檔案管理向著標準化、規范化、程序化的方向發展，其符合信息時代下檔案工作的開展形勢，達到對檔案資源進行高效處理及合理利用的目的。同時針對學校檔案管理存有的問題還需不斷的進行優化，改進原有的檔案管理結構，進而提高對檔案資源的收集、保管、利用的水平。