鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的精細(xì)化管理策略研究

顧 昭

（江蘇省泰州市靖江市孤山鎮(zhèn)人民政府，江蘇 泰州 214500）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案信息背后有著巨大的價(jià)值開發(fā)空間，對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作的開展來(lái)說(shuō)也起著重要的指導(dǎo)與參考作用。所以，無(wú)論是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的領(lǐng)導(dǎo)層還是基層工作人員，都要對(duì)自身的職責(zé)進(jìn)行清晰認(rèn)識(shí)，并在實(shí)際工作的組織與落實(shí)過程中積累經(jīng)驗(yàn)、及時(shí)整改，加大力度的推動(dòng)檔案工作的精細(xì)化發(fā)展，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作可以發(fā)揮出更強(qiáng)大的為群眾服務(wù)與謀利價(jià)值。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案與精細(xì)化管理概念

1）鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案指的是行政機(jī)關(guān)社會(huì)團(tuán)體企事業(yè)單位在自身職責(zé)履行或業(yè)務(wù)活動(dòng)展開過程中直接形成的具備整理保存價(jià)值的各種格式的文件，例如文本、圖表、視頻、音頻等。這些不同形式的歷史記錄，背后有著非常巨大的價(jià)值，與此同時(shí)，也可能會(huì)限制著鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作的落實(shí)與發(fā)展。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的管理工作，尤其是其中的行政管理和檔案管理兩項(xiàng)工作，屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府工作落實(shí)過程中的重要環(huán)節(jié)，也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)過程中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。因此，在對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案進(jìn)行管理時(shí)，除了要切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)以外，還必須對(duì)每一位領(lǐng)導(dǎo)的分管職責(zé)進(jìn)行明確，并依據(jù)檔案數(shù)量和管理需要配備專門的檔案管理部門與工作人員，并將檔案管理工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃體系中，促進(jìn)精神檔案的現(xiàn)代化、精細(xì)化管理。

2）精細(xì)化管理。從屬性角度看，精細(xì)化管理屬于一種概念或是一種理念、文化，是指現(xiàn)代管理工作開展過程中的社會(huì)分工與服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化轉(zhuǎn)變與發(fā)展。與此同時(shí)，現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，精細(xì)化管理共可分為三個(gè)層次，第一個(gè)層次是管理規(guī)范化、第二個(gè)層次是管理精細(xì)化、第三個(gè)層次是管理個(gè)性化，這三個(gè)層次屬于遞進(jìn)式上升，一層比一層高級(jí)、嚴(yán)謹(jǐn)。

對(duì)于事業(yè)單位或是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，精細(xì)化管理雖然屬于一個(gè)商業(yè)管理概念，但是只要是管理方面的內(nèi)容，就可根據(jù)場(chǎng)景的變化對(duì)精細(xì)化管理內(nèi)容做細(xì)微調(diào)整，保證精細(xì)化管理模式可以在實(shí)際應(yīng)用過程中發(fā)揮出較強(qiáng)的指導(dǎo)、監(jiān)管、控制價(jià)值。對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，能夠讓人力、物力等資源得到更為充分地調(diào)動(dòng)，并保證價(jià)值發(fā)揮程度，進(jìn)一步促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息的價(jià)值發(fā)揮，同時(shí)，還可以起到降本增效的作用。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的精細(xì)化管理策略

1）重視基礎(chǔ)建設(shè)，加大力度管理。為了讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作的精細(xì)化目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須注重在財(cái)政預(yù)算中預(yù)留出足夠的資金作為檔案經(jīng)費(fèi)，支持鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的管理工作開展。只有增加檔案管理投資力度，才能夠間接保證檔案資源或數(shù)據(jù)的價(jià)值全面發(fā)揮。原因是軟硬件設(shè)施都需要資金支持，只有足夠的資金，才能夠保證基礎(chǔ)設(shè)施的先進(jìn)性和完整性符合要求。在基礎(chǔ)建設(shè)方面，除了軟硬件設(shè)施以外，還包括人才的管理與培養(yǎng)。同時(shí)，在基礎(chǔ)設(shè)施的管理與完善上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理領(lǐng)導(dǎo)還需要加大信息技術(shù)的引進(jìn)力度，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案信息的管理不僅朝著精細(xì)化方向發(fā)展，還要朝著信息化方向轉(zhuǎn)變。如今是信息發(fā)展迅速的時(shí)代，如果不能緊跟時(shí)代潮流，對(duì)管理工作的落實(shí)模式進(jìn)行優(yōu)化與革新，就會(huì)導(dǎo)致人力與物力資源上的浪費(fèi)。這不僅是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的損失，更是國(guó)家的損失。同時(shí)，基層工作落實(shí)不到位，還會(huì)直接影響到群眾的利益，故需要受到重視，盡量通過優(yōu)化管理模式與理念等方式加速檔案信息價(jià)值的挖掘與激發(fā)。

2）督促指導(dǎo)，保證隊(duì)伍精良。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作專業(yè)性、精確性要求較高，尤其我國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入到新常態(tài)階段后，檔案管理隊(duì)伍必須得到建立健全，同時(shí)保證隊(duì)伍的整體綜合素質(zhì)水平達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。為了讓隊(duì)伍建設(shè)得更加精良，檔案管理工作人員必須得到科學(xué)甄選，并保證崗位配置的更加合理，不僅可以保證檔案員隊(duì)伍更為穩(wěn)定，同時(shí)可發(fā)揮出較強(qiáng)大的檔案信息整理作用。與此同時(shí)，為了讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作人員的價(jià)值全面發(fā)揮，相關(guān)管理部門還必須對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案部門的工作環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作人員必須定期開展崗位培訓(xùn)，保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理隊(duì)伍的整體綜合素質(zhì)水平較高，滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。但培訓(xùn)工作同樣需要耗費(fèi)較多的資金，同時(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作人員還需要通過崗前培訓(xùn)，持證上崗。此項(xiàng)工作不可浮于表面或流于形式，必須嚴(yán)格按照相關(guān)步驟與規(guī)定有效落實(shí)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還必須將檔案崗前培訓(xùn)與教育工作與年度考核掛鉤，讓檔案管理工作人員受到更加嚴(yán)格的監(jiān)管，如此，才會(huì)起到良好的監(jiān)管與震懾作用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理的精細(xì)化開展奠定制度與人力資源基礎(chǔ)。與此同時(shí)，通過提高檔案管理工作人員福利待遇的方式降低崗位流失率，保證檔案管理工作人員可以在自身職責(zé)履行過程中恪盡職守，秉承較高的責(zé)任心與使命感，積極挖掘檔案信息背后的價(jià)值。對(duì)于那些工作認(rèn)真態(tài)度負(fù)責(zé)的優(yōu)秀基層檔案管理工作人員，應(yīng)注意配合科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，給予適宜的物質(zhì)或精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)，這不僅可以起到良好的帶頭示范作用，還有助于激發(fā)檔案管理隊(duì)伍的工作熱情。

3）加大收集，豐富檔案類別。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理涵蓋的內(nèi)容、數(shù)量較多，范圍較為廣，所以檔案管理工作人員必須具備較強(qiáng)的綜合管理能力，才能保證獲得更好的管理效果，并讓信息得到科學(xué)分類與整合。不同類型的檔案不得隨意放置在一個(gè)收件系統(tǒng)中，必須分門別類。同時(shí)，最好采用劃分層次結(jié)構(gòu)的方式讓管理體系更有層次更加精細(xì)。如此，基層檔案管理工作才能朝著精細(xì)化目標(biāo)不斷向前。其次，為保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理效率得到進(jìn)一步提升，相關(guān)管理部門領(lǐng)導(dǎo)還需要準(zhǔn)備出獨(dú)立的檔案室或檔案部門，保證各部門的檔案信息都能得到科學(xué)的收入和規(guī)劃，讓檔案類別得到詳細(xì)劃分。與此同時(shí)，獨(dú)立出的檔案部門能夠?qū)λ朽l(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管，而檔案部門中的每一個(gè)基層管理工作人員也可根據(jù)部門的實(shí)際需要來(lái)明確自身職責(zé)，并嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求履行自身職責(zé)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案信息在管理過程中，一旦出現(xiàn)問題，可及時(shí)定位到相關(guān)負(fù)責(zé)人，讓問題得到第一時(shí)間處理。設(shè)置專門的管理部門與管理工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理以及移交，還可以讓檔案信息因?yàn)榈玫搅丝茖W(xué)的管理，而能夠發(fā)揮出更強(qiáng)大的價(jià)值。與此同時(shí)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分類以及管理制度對(duì)應(yīng)，可讓檔案的收集力度得到提升，并讓管理工作更加精細(xì)。第三，檔案工作和鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層的發(fā)展密切相關(guān)，所以對(duì)檔案信息進(jìn)行精細(xì)化管理，還能夠輔助鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作的開展。

3 結(jié)語(yǔ)

想要鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作朝著經(jīng)濟(jì)化方向發(fā)展，政府職能部門首先要保證對(duì)應(yīng)的管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平較高，能夠嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定與要求恪盡職守地履行自身職責(zé)，保證檔案管理工作開展質(zhì)量。同時(shí)，還要加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理資金方面的投入，對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化，并加速軟硬件設(shè)施的信息化轉(zhuǎn)變。最后，在檔案信息的管理方面，也要融入更多的精細(xì)化理念，例如對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)的種類與層級(jí)劃分，保證每一份檔案信息都能獲得更加專業(yè)的管理與 使用。