基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

馬海燕

（河南省周口市淮陽區人力資源和社會保障局，河南 周口 466700）

在信息化技術發展越來越快速的情況下，各行業的工作方式都有互聯網的參與，基層檔案的管理工作也是如此，雖然其工作具有一定的特殊性，但是科學化管理檔案的需求在基層單位來講，還是非常重要的，如果管理渙散，在需要調用的時候不能快速調出，這會導致很多重大事件、案件等不能及時處理，影響最終的處理結果，因此，檔案管理工作效率是一個急需解決的問題。

1 基層事業單位檔案管理的現狀

1.1 管理制度沒有與時俱進

事業單位是一種特殊的單位，其存在的目的是維持社會各項事務的正常穩定，作為履行社會職責的基本單位，其創立的時間很早，經歷了長時間的基層單位，其管理模式并未與時俱進，對于大量的底層數據沒有錄入電腦，查找起來也極為繁瑣。

1.2 對檔案管理工作不重視

作為基層的事業單位，因為信息資源極為豐富，如果專門對檔案管理進行精細劃分，工作相當繁瑣，所以很多基層單位會選擇擱置此事，這也是如今基層單位的檔案管理工作不到位的主要原因。領導不重視，自然沒有足夠的人手配備，檔案管理工作就十分松散，一旦遭遇到緊急事件，檔案調取出現極高難度，甚至有些檔案還被蟲蛀而導致信息的丟失，難以找回。

1.3 信息化技術建設不及時

隨著互聯網技術的提高，對于檔案管理還處于傳統的方式，很多都是一名管理人員守著一個偌大的文件庫，使用傳統的方式，一本一本將檔案歸類到文件架上，并且沒有防塵設計，時間一長就會導致蟲蛀的情況發生，甚至有些檔案室沒有必要的防火防水措施，工作人員沒有將這些紙質檔案錄入到電腦之中存檔，一旦發生意外，檔案也就不復存在，如果要重新制作檔案，所花費的時間和精力都會消耗 巨大。

1.4 檔案管理人才極為缺乏

正是因為基層事業單位領導對檔案管理不夠重視，自然也不可能派出很多人員進行管理工作，勢必導致檔案管理人才缺乏，對于大量的檔案，非專業人員所需要的整理時間會遠遠超過專業人員的時間，效率極低，并且效果還很差。這些都是目前基層事業單位檔案管理所遇到的問題。

2 基層事業單位檔案管理現代化策略

2.1 完善檔案管理制度

對于如今的檔案管理制度不完善的現狀，現代化檔案管理是需要沿襲傳統檔案管理制度中的優點，改進其缺點的過程，對于檔案管理，事業單位可以制定相應的分類制度和獎懲制度，并將責任落實到人頭，對分類過程進行整理、規劃和錄入。比如，單位可以將檔案管理制度上升到一定的程度，讓檔案管理人員對檔案內容的準確性進行簽字保證，在整理出來的信息中，確保信息真實有效，沒有錯誤，并增加審核責任人，讓其對錄入的信息進行確認，這樣的方式，就能讓檔案錄入的真實性和準確性得到一定的保證。

2.2 重視檔案管理工作

檔案管理工作在當今發展力度不夠的主要原因還是因為領導不夠重視，這一點需要從上往下進行改革，只有領導端正了對檔案管理工作的態度，事業單位的工作人員才能對檔案有所重視，檔案管理人員也更能更加認真地對待自己的工作。領導也可以通過與薪資掛鉤的方式，幫助現代化檔案管理工作的實施。比如，在檔案管理工作之前，領導可以專門召開會議，將所有參與檔案管理的工作人員聚到一起，共同研制出檔案管理制度和方法，并落實到人頭，獎懲有度，如果檔案錄入在當月沒有紕漏，可以給予一定的獎金獎勵，但如果檔案錄入有誤，或者調取檔案耽誤時機，當有現金懲罰，并給予一定的過失處理，這樣的方式雖然沒有人情味，但工作人員會在工作的時候更加投入和細心。因此，領導的態度是現代化檔案管理是否能成功實施的關鍵。

2.3 建立專業信息系統

在互聯網飛速發展的當代，現代化檔案管理如果脫離了計算機，效率會非常低，事業單位可以購買相對專業的設備，幫助檔案管理人員進行信息的采集，錄入精準的電子檔案，并通過關鍵字識別的方式，將電子檔案歸類，除了前期比較辛苦的掃描錄入，后期的調出檔案就輕松多了，單位可以尋找相對成熟的系統來滿足快速錄入檔案管理的需求。比如，利用掃描槍的功能，將紙質檔案中的文字掃描到電子檔案中的相應位置，這比讓檔案管理人員用手每個字敲打出來，效率會快若干倍。檔案管理人員將檔案掃描成電子檔案之后，可以通過點擊屏幕或者鼠標點擊的方式，將電子檔案歸類到所屬類目，這樣，每一份檔案都通過這樣的方式進行錄入，在下一次需要調出檔案的時候，工作人員可以通過直接在分類目中搜索的方式，搜索到所需要的檔案，這樣的方式，不僅可以節省大量的文件架空間，還能節約基層事業單位的檔案管理成本。

2.4 強化專業人才培養

檔案管理工作是一個繁瑣的工作，也是一個精細化的工作，需要專業的人才進行錄入和管理，這就需要具有信息技術背景的相關人才，所以，對于現代化檔案管理工作，單位可以對人才進行培養和深造，這些人才也會因為單位的培養而更加投入工作之中，為檔案管理工作提供自己專業知識和工作中的寶貴經驗。比如，對于檔案管理人員，單位領導可以通過會議中的贊揚，日常工作中的敲打，以及邀請專家進行相關專業知識的培訓等方式，讓檔案管理人才能更上一層樓，并將這些專業知識學以致用，將錄入數據的工作做得更加精準和有效，將檔案管理信息化工作做得更加完善，他們也能在不停學習和工作切換的同時，獲得整體工作水平的提高。

3 結束語

綜上所述，基層事業單位中的檔案管理是一項十分重要的工作，現代化的檔案管理可以有效提高檔案的使用率，并且能按圖索驥的快速找到相應的檔案，要實現現代化檔案管理的精準化流程，還需要各基層事業單位在管理方式、制度和設備應用等方面給予給多的關注，改善現有的傳統管理方式，讓檔案管理成為方便快捷的工作，充分提高檔案管理工作的整體水平。