醫院辦公室文書檔案管理的探析

楊 杰

（黔南州人民醫院，貴州 黔南州 558000）

醫院辦公室文書檔案是指醫院在收集、整理、保存、發展運行過程中形成的文字、電子、書籍、手稿等形式存在的醫院就業、活動、實踐行為的真實記錄。辦公室文書檔案可以為醫院的建設及長遠發展提供信息基礎，其管理水平的高低直接體現了醫院辦公室工作人員的管理能力與服務水平。辦公室文書檔案管理在醫院等級創辦、高質量建設方面具有重要作用。

1 醫院辦公室文書檔案主要來源

醫院辦公室是上傳下達的核心科室，是文書集中的地方，其種類繁多，大多以收文、發文、會議材料、合作協議、計劃總結、責任書及其它材料形成。

首先是收文。收文主要指上級傳達的文件，上級文件根據下發形式的不同導致接收形式也不同，有電子文件與紙質文件[1]。其中電子文件來源于醫院和上級主管部門之間的電子政務辦公平臺，收文員每日登陸賬號下載文件，將文件送呈領導批示，然后在進行辦理、歸檔、立卷。紙質文件主要來源于信件、傳真等，主要包含會議通知、人事指令、工作批復等文件，這些都需要和各科室各部門共同推進與落實。其次是發文，發文主要是醫院內部發給各個部門的工作方案、通知、計劃等文件，運用最多的文種是上行文與下行文。第三是會議材料，會議材料就是包含會議形成的資料，例如簽到記錄、會議內容、會議照片、會議簡訊等。會議分為日常會議與專題會議，材料也是按照會議類型劃分。第四是合作協議，它是指醫院與合作單位簽訂的文件資料，包括各大院校、上下級醫療衛生單位、援建單位、服務單位等簽立的友好協議、合作條款等。第五是計劃總結，按照時間跨度分為周、月、季、年總結與計劃，同時也會按工作內容與部門科室劃分。最后就是責任書，主要包括醫院與上級主管部門簽訂的績效考核目標、安全生產、自身建設、黨風廉政等。

2 當前醫院辦公室文書檔案管理工作存在的問題

首先是制度的不完善，文書檔案管理工作體制的不健全與管理體制不滿足工作要求是各個醫院檔案管理過程中常見的問題之一。文書檔案管理工作的關鍵與難點是文書資料的采集、歸納、分類整理等。醫院應該建立標準體制，對檔案管理進行規定，以免發生關鍵資料被泄露的情況，也要制定出明確的分類方式，保證檔案能夠合理保存，在今后的使用過程中查找迅速，保存完好。但是目前很多醫院都是存在文書資料管理體制的不完善問題。

其次就是醫院中文書檔案管理不重視。在醫院也參與市場運營的環境下，很多醫院都有工作人員重利益、忽視檔案管理的現象。很多工作人員認為檔案管理并不重要，這項工作可有可無，并沒有太大作用。他們在工作過程中對于檔案的管理普遍缺少技術含量，僅僅是非常繁瑣。文書檔案在采集后也很少進行分類整理，更不要說對采集后的檔案進行使用，使得這些文書檔案的使用價值極差。在這種思想的影響下，文書檔案管理工作過程中缺少注重性，管理質量根本無法得到保證，使得很多檔案都發生了遺失、混亂的情況，為檔案后期的應用造成不良影響。

第三就是文書檔案管理者的綜合素養不高。醫學知識與醫療科技是醫院在聘選人才中的重要衡量指標，也是后期培訓的重要組成部分，醫院中的文書檔案管理工作者并不是專業的信息管理者，它僅僅是從其他科室抽調過來臨時組成的信息管理隊伍。由此可知，這樣組成的文書管理隊伍非常缺少科學的文書管理措施，他們僅僅是憑借生活經驗與以往的管理理念對文書檔案管理展開工作，這樣很難讓醫院中的文書檔案得到標準化管理與合理使用。所以醫院中的文書檔案管理工作者的綜合素養及專業技能有待提高。

最后就是醫院對于文書檔案管理工作的投入較少。因為醫院是醫治病人的主要場所，因此醫療用房比較緊缺，這就導致醫院存儲檔案的場所非常有限。醫院文書管理職能不清楚，管理不全面，很多醫療病例信息與檔案庫房的保存相混合。且醫院對于檔案管理設備的投入也較少，在科學技術飛速發展的今天，醫療條件得到大幅度提升，但是在檔案管理方面卻沒有很高程度應用科學技術，醫院仍舊使用老式方法對檔案進行登記，這些都會造成檔案管理的規范性差，進而使得醫院檔案管理質量較差。

3 醫院辦公室文檔管理提升對策

首先要提高領導對于文書檔案管理的重要性意識，尤其是文書工作者，應該從檔案管理的標準和要求出發，加強文書資料的制發，提高文書質量[2]。檔案工作者要充分調動工作積極性，加強與各個科室之間的聯系，加強文書檔案的工作業務指導。

其次是提高文書檔案專業化水平，醫院文書檔案的管理不可缺少專業的檔案管理人，要加大人才引進力度，從市場中招聘具有檔案專業知識，能夠掌握一定計算機技術與文書制作能力的復合型人才。同時還要加強對人員的培訓，培訓不僅僅針對專業人員培訓，還要對兼職人員培訓，從整體上提高文書檔案管理的專業素養。

最后要注重加強各個部門之間的協作。辦公室文書大多數都來源于上級發文，需要下達到各個科室，但是在歸檔時，是由各部門分別歸檔，所有文件由辦公室負責歸檔，其它執行過程中產生的文書檔案由各部門自己歸檔[3]。這就產生了一個問題，文件與具體執行分類放置，需要檔案室在進行分類歸檔，這就為歸檔工作增加了難度。所以在歸檔過程中需要多個部門協作，確保文書在歸檔時由該文書產生的所有檔案均合并歸檔，最終實現閉環管理。

4 結束語

醫院文書及文書檔案管理是醫院內部管理的重要成分之一，醫院領導人員與相關工作人員應該給予一定的關注，提高管理者的管理水平，加強各部門之間的協同合作，完善文書管理設備，從多方面發展提升文書管理檔案的質量及效率。在文書管理檔案工作過程中不斷總結存在的不足與缺陷，及時生成解決方案，使醫院文書管理工作滿足醫院的經營要求，促進醫院進一步發展。