事業單位檔案管理的問題與對策

胡成偉

（吉林省雙遼市軍用飲食供應站，吉林 雙遼 136400）

伴隨著社會的發展和事業單位管理工作的不斷深入，辦公室檔案管理在實際工作中發揮著越來越重要的作用。隨著社會的發展和技術的進步，必須發現傳統檔案管理中存在的問題，并采取積極有效的措施以確保檔案管理能夠發揮適當的作用。只有不斷創新，引入新的文件管理系統，并不斷完善現有的文件管理系統，才能有效地提高文件管理效率，使我國事業單位辦公室的檔案文件管理系統能夠蓬勃 發展。

1 事業單位辦公室檔案日常管理內容及存在的問題

1.1 檔案管理的內容

辦公室檔案管理是檔案管理的日常活動。只有精通檔案管理的員工才能有效地促進信息的使用和分配，從而提高檔案的安全性和統一性，并促進檔案管理活動順暢的發展。檔案的日常管理包括收集、分類、評估和保存，是實現有效檔案管理的重要環節。隨著現代科學技術的不斷發展，攜帶檔案的載體形式變得越來越豐富，現代信息技術與計算機設施的結合導致檔案中圖片、音頻、圖像等多種形式的檔案的出現。豐富的資源載體為檔案管理活動提供了無限可能，以各種形式存儲在計算機設施中，并在其上建立了大型數據庫，信息的完整性和真實性是通過現代工作形式來確定的。

1.2 當前檔案管理活動中存在的主要問題

第一，對工作缺乏興趣。由于傳統管理理念的影響，事業單位的檔案管理一般采用常規的程序管理模式，提供了許多尚未有效應用于檔案管理活動的現代管理方法。進度表的過程管理模式使大多數人認為檔案管理工作太簡單了，而諸如保存存檔材料和防止內容泄漏之類的工作并不是那么困難。結果，事業單位辦公室檔案管理人員對工作失去了興趣，并且隨著這種情況的繼續，沒有創新和開發檔案管理模式，也沒有實現檔案管理的真正作用。

第二，缺乏有效的工作機制。事業單位沒有提高檔案管理效率和水平的一個重要原因是缺乏有效的管理機制，大多數事業單位都建立了與其工作相對應的管理機制，但其員工并未嚴格遵循，這造成了檔案管理機制形式化。

2 事業單位辦公室檔案日常管理

2.1 建立和完善檔案管理系統

辦公室檔案管理是根據系統和檔案文件管理規則執行的，并且在優化實際辦公室檔案管的效率方面發揮關鍵作用。在建立和修訂制度的過程中，必須堅持民主正義的原則，隨著時代的發展，在事業單位辦公室檔案管理系統中出現延遲和各種漏洞，基于事業單位發展的系統，提高系統的充分性、合理性和及時性，并糾正過去工作中存在的各種問題。此外，要建立檔案使用情況的反饋機制，對工作人員進行檔案使用情況進行民主調查，并定期收集、總結和組織員工在使用過程中面臨的問題和要求。提供有關如何解決辦公室中檔案管理問題的解決方案。

2.2 建立合理的檔案服務機制

為了做好檔案管理工作，事業單位從業人員需要在服務機制上進行合理創新，為群眾提供更好的服務質量。建立合理的檔案服務機制，從根本上說，是重新開發檔案管理工作中的各種服務，以便檔案管理活動和機構能夠做到，“服務”的口號是“人”，通過建立適合事業單位檔案工作的服務機制，使工作人員和公眾都能感受到檔案管理服務的便利，并突出了檔案管理工作的重要性，事業單位檔案管理人員要深入基層，明確面臨實際問題的管理工作的重點和難點，建立合理的檔案管理服務機制，結合工作目標和檔案管理的發展，以及事業單位處理問題的目標，有效管理、提高事業單位中檔案管理服務的重要性。

2.3 不斷完善檔案存儲系統

一個好的檔案存儲系統不僅可以保證檔案管理的正常有序發展，而且是發展的基本條件。當前的研究表明，許多辦公室檔案管理工作都存在存儲系統問題，這些問題不僅影響檔案管理工作的開展，而且也阻礙了事業單位的發展。在存儲系統方面，事業單位需要不斷改進和構建完整的存儲系統，以使辦公室檔案管理工作更加完善。例如，在辦公室中，有無法備份的以及機密性的檔案。需要不同部門之間的進行合作才能解決這些問題。事業單位可以使用互聯網作為媒介。建立并一個特殊的文件管理通道，對信息、文檔等進行保存。在一個好的檔案存儲系統中，各個部門可以互利互惠。不會影響自己部門的檔案管理，還可以借閱其他部門的檔案。

2.4 識別管理技能和工作效率

事業單位需要提高檔案管理人員的工作效率。首先，檔案管理人員有必要系統地學習檔案存儲知識，以有效地增強專業水平，提高實踐技能。其次，需要對自己的工作充滿熱情，并用熱情完成枯燥的事情。檔案管理人員全天處理大量文本，因此大部分工作都是對檔案進行分類、組織和存儲，很容易感到無聊。可以調動檔案工作人員的工作積極性，充分了解檔案管理的重要性。最后，需要更新檔案管理的工作方式。隨著計算機技術的廣泛使用，檔案管理將文本文件和紙質文件與電子文件連接起來，使用計算機技術來更改現有的工作方法，替換數字檔案存儲，建立電子資源數據庫。

2.5 實現信息化管理

檔案的信息化管理可以更快、更有效地使用檔案信息，從而減輕管理員的負擔并提高辦公室檔案管理的效率。如今，大數據技術、互聯網技術、云平臺等可以作為檔案管理的新技術，方便建設新的信息辦公室檔案管理系統。首先，事業單位要提高計算機化程度，積極建立新的信息系統，并在辦公室共享一個檔案數據庫，以便員工可以查看信息。同時，事業單位應在成熟的電子政務的幫助下，積極籌集資金用于電子政務建設和地方信息化規劃建設，跟蹤城市電子政務建設過程，完善辦公檔案管理體系。

3 結語

總之，檔案管理是辦公室的重點，并且與其他工作密切相關。提高檔案管理的效率以及更好地利用工作數據和信息來有效地促進整個辦公室工作。如今，辦公室需要使用最新的信息技術和管理理念等，以采取各種有效措施來創建高效的辦公室檔案管理系統，以提高辦公室檔案管理的質量、效率和水平。