數字化檔案建設給企業帶來的優勢與問題研究

張 娜

（中國石油西部鉆探工程公司，新疆 烏魯木齊 830011）

1 企業檔案管理的現狀

首先是檔案收集對象定位狹窄。多數企業檔案室目前采取以紙質檔案為主的檔案管理模式，不適用于大量電子文件的管理與利用。因為文件歸檔仍以紙質文件歸檔為標準，由此造成OA系統等歸檔產生的電子檔案無人問津，大量電子文件數據堆積在檔案管理系統中，造成系統數據混亂、冗雜。在企業中并非所有的文件都能夠成為檔案，歸檔文件要經過鑒定篩選，篩選出具有價值的文件進行歸檔。因此檔案資源是具有價值的信息資源，同一企業不同部門的各類檔案之間存在著千絲萬縷的聯系，既有橫向關系又有縱向關系，對龐大檔案資源之間的關系進行分析梳理，需要以電子文件為基礎，運用數據挖掘與數據分析等新興技術去實現。其次是檔案數字化水平較低。從目前企業數字化工作的現狀來看，主要人力、精力集中在對紙質檔案掃描形成電子文件，轉化成雙層PDF文件后掛接在檔案系統中。雖然實現了對數字檔案資源的積累，初步完成檔案信息化管理，但無法實現全文檢索功能，需要投入資金升級現有檔案系統才能實現；無法全文檢索、不能對檔案進行加工和利用，成為檔案信息資源建設進一步發展的制約。OA系統產生的電子文件理論上能夠在線歸檔，但實際只是一個資料的堆積，并沒有進行整理和管理，以至于在線電子文件歸檔失敗或故障的情況總是后知后覺。紙質文件歸檔后也需要重新掃描成電子版文件，浪費了人力物力。重視檔案保管、輕視檔案利用的觀念，造成對檔案資源的深度挖掘與投入不足，檔案接收與保管在工作中得到充分的重視，但檔案資源整合與分析嚴重欠缺。

2 數字化檔案建設的途徑

2.1 樹立檔案資源觀念

在企業中樹立檔案資源的觀念，檔案文件不僅包括紙質文件還包括電子文件，應改變僅重視紙質文件的歸檔而不重視電子文件歸檔的現狀，盡早處理好業務系統電子文件歸檔問題，避免電子文件堆積對日后工作造成的困擾。對數字檔案資源體系建設做出長期規劃，從做好存量檔案數字化到增量檔案電子化，再到檔案業務網絡化、檔案資源深度分析整理，建設健全的企業數字檔案資源體系。

2.2 夯實歸檔基礎，實現歸檔信息化

為適應數字化背景下檔案歸檔工作的實際需要，應大力推進信息化建設進程，建立檔案數字化管理平臺，配備相應的檔案管理軟硬件設施，按照《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《中國檔案機讀目錄格式》等，對及時收集到的檔案進行數字化信息采集、錄入、歸檔。細化檔案歸檔流程，建立具體的檔案目錄數據庫，確保應歸盡歸，防止文檔遺失。

2.3 強化檔案資源建設，提升檔案管理服務效果

信息資源是檔案管理的基礎，要構建規范化檔案管理體系，首先要加強信息檔案資源建設工作。為了確保檔案資源在收集、整理環節達到規范性和完整性，就需要建立相關的規范標準，以此為參照，在各個環節對檔案進行重組。在檔案管理初期，工作人員需要針對容量較大、內容復雜的檔案資料重新組合處理，這意味著要分析檔案信息間的關聯性，分門分類進行組合。對于目錄混亂、缺少頁碼、內容錯亂的檔案需按照目錄、編碼等詳細的標準整理編著，從而確保重組后的檔案達到規范性要求，在基礎上優化檔案資源，為后期提升檔案管理效率奠定基礎。要注意的是，按照各主體所處的位置與性質，著錄工作的規范需要參照行業規則，并且以信息化建設管理為目標，以保證著錄工作穩定開展。另外，檔案管理在后期需要開展服務活動，提供資料的查詢職能，為使計算機在檢索中達到一定的質量和效率，檔案管理部門需要以我國檔案分類法規為條件，分類處理檔案，使其具備規范化、便捷性且標準化的檢索系統和程序。檔案管理最終要提供資源共享、查詢服務的職能，所以建設規范化管理體系過程中要充分結合單位本身的性質和需求，采用科學的管理模式，積極配合單位戰略發展和研究需求。在檔案管理工作中，根據需求和性質的不同，存在多種難點問題，從而影響了規范化體系的建設。

2.4 高效應用信息技術，構建現代化檔案管理體系

對自身管理工作的革新是時代社會行業發展的必然趨勢，而新信息技術和數字化技術的應用則是關鍵。檔案管理規范化體系的構建，必須要富有時代特色，融入科學的信息技術，使其向自動化、數字化管理方向轉變。首先，規范化的檔案管理需要拓寬應用范圍，在多個領域凸顯自身的價值。因此要借助數字化處理技術對檔案資源進行整合，在網絡上實現共享。檔案管理部門要主動建設檔案管理系統，按照需求不斷地優化，如導入檔案電子數據，和單位的主要業務系統，使相關的部門之間借助網絡連接，對資源進行全面整合，然后為檔案管理人員提供穩定的條目檢索和全文檢索業務，以達到規范化管理要求。其次，檔案技術管理人員需要配置傳播速度快、信息容量大、處理效果好的軟硬件設備，不斷地開發檔案業務和檔案管理系統連接的平臺，為多元化需求和自身的發展創建數字化檔案室。最終形成具備網絡化收集、儲存、分析、管理以及服務的系統化檔案管理體系，按照相應檔案管理的制度對數字檔案進行優化，以達到穩定的應用效果。要注意的是，信息技術在檔案管理工作應用中，并不意味著要完全淘汰傳統檔案管理體系，而是要優化和創新管理手段，完善制度標準，將管理模式和現代化信息技術有機融合，從而形成健全且高效的檔案管理規范化體系，促使現今的檔案工作能夠順暢、安全地運行。最后，現代化檔案管理規范體系的建設強調資源的共享，那么檔案管理部門需要在內部形成標準化的使用規則，明確各個環節的管理責任，以保障檔案資料在收集中達到準確性，同時能夠在使用中實現安全性和便捷化的要求。

2.5 堅守底線，嚴格把控文書檔案的安全

為了更好地保障檔案安全，堅守安全底線，一是要嚴格實行文書檔案管理系統內外網隔離，落實安全管理責任，提升文書檔案管理人員的安全意識。同時，應采用防火墻來對訪問IP以及U盤等介質進行嚴格化管理，及時發現病毒和非法程序入侵。二是要應用區塊鏈、數字水印、云加密、數字加密等新型的信息技術對文書檔案進行加密處理，適應新形勢下信息技術的發展趨勢。同時，也要對文書檔案管理人員進行培訓，確保其能夠熟悉應用各種信息技術，打造復合型人才隊伍。三是要重點關注涉密類文書檔案的安全管理，充分保障企業的利益和商業秘密。對于涉密類的文書檔案，還應當進一步進行加密處理，并設置相應的訪問權限，嚴格保守檔案機密。

3 結語

在大數據時代，社會各行各業都愈加關注海量數據的價值。運用信息技術、網絡技術、數據庫技術對檔案資源進行收集整理分析是檔案工作今后的前進方向。應處理好資金不足、人才欠缺、歷史數據不規范等困難，促進檔案工作向新的階段發展，不斷發掘檔案資源的現實價值。