數字檔案在高中學校檔案管理中的應用價值探討

呂 偉

（山東省博興第二中學，山東 濱州 256500）

基于高中學校發展層面分析，檔案管理起到了較為重要的影響作用，能夠為各項教學工作的開展提供可靠的參考依據，且能夠對學校的管理質量進行評價，促進學校管理水平的提升。雖然高中學校在檔案管理方面積累了一定的經驗，但是所采用的工作方法比較傳統且單一，難以適應時代發展的要求，使得高中學校檔案管理的效率及質量無法得到保障，甚至帶來一些不必要的隱患。因此，有必要深入分析數字檔案在高中學校檔案管理中的應用價值，探究數字檔案在高中學校檔案管理中的應用，從而做出科學合理的改變，使檔案管理能夠更好地服務于高中學校的發展。

1 數字檔案在高中學校檔案管理中的應用價值分析

1.1 在人事檔案管理方面的應用價值

在傳統的高中學校檔案管理中，人事檔案的主要內容是個人的身份信息，并不包括工作和教學期間得到的成果及獎勵，無法保證人事檔案的公平性及公正性。但是在高中學校檔案管理中應用數字檔案，可以將更多的數據信息記錄在人事檔案中，甚至可以對日常工作中的一些成就進行記錄，還可以設置符合檔案管理需求的檢索功能，方便工作人員及時對人事檔案進行調閱，使數字檔案在高中學校檔案管理中的價值得以充分發揮。

1.2 在學生檔案管理方面的應用價值

學生管理是高中學校日常管理中的重要部分，但是學生管理的內容比較繁雜，需要將學生個體的考評、學生宿舍和班級等各方面的信息歸入學校檔案。但是就實際情況來看，學校在學生檔案管理方面存在諸多問題，檔案信息的記錄比較表面化，許多檔案在學生畢業之后就失去蹤跡，難以保證學生檔案的完整性。但是在高中學校檔案管理中應用數字檔案，可以將學生檔案準確完整地記錄下來，可以保證學生檔案的質量，滿足學生檔案管理工作的需要。

1.3 在財務會計檔案管理方面的應用價值

作為高中學校檔案管理的重要組成部分，財務會計檔案管理對學校的長遠發展有著極為重要的影響，必須遵循財務會計準則及其他的技術規則和標準，以此保證財務會計檔案管理的順利開展。同時，會計檔案可以劃分為定期保管和永久保管的檔案，不同的會計檔案在保存年限上也有著不同的要求。通過發揮數字檔案在高中學校檔案管理中的作用，可以為財務公開提供更多便利，幫助工作人員對學校財務進行檢查。同時，檔案管理必須將學校的發展情況展現出來，而數字檔案管理能夠滿足這一需求，促進檔案管理的有效進行。例如：在學校發展的評測工作中，可以利用數字檔案將相關的數字信息準確地展示出來，可以提高檔案管理的效率，使檔案管理更加有效。

2 數字檔案在高中學校檔案管理中的應用建議分析

通過以上分析可知數字檔案在高中學校檔案管理中的應用價值較高，但是想要保證數字檔案的應用效果，就必須采取一些科學合理的措施，促使檔案管理者能夠更好地應用數字檔案，促進高中學校檔案管理的數字化發展。

2.1 樹立管理思想，提高檔案管理者的素養

為充分發揮數字檔案在高中學校檔案管理中的整體價值，要求檔案管理人員在開展工作的時候，根據實際情況對各種先進的技術手段進行運用，許多新的管理方式及管理思想也出現在檔案管理領域，可以促進高中學校檔案管理的現代化發展，但是也會產生一些新的問題。基于這一情況，需要在高中學校檔案管理中應用數字檔案的時候，樹立數字檔案管理思想，對檔案管理的工作機制進行創新，以此保證各項工作的順利進行，使數字檔案在高中學校檔案管理中的作用得以充分發揮。同時，需要認識到檔案管理人員自身的能力及素質直接影響著整個檔案管理的進行，必須不斷提高檔案管理者的素養，主動學習現代化的檔案管理知識和技能，更新自身的管理思維，滿足檔案管理數字化的要求。尤其在應用信息技術進行檔案管理的死后會，應合理安排工作人員，根據學校的發展情況對各種先進的技術進行學習和運用，使檔案管理數字化的優勢得以充分體現。

2.2 培養檔案安全管理意識，確保檔案信息安全

在高中學校檔案管理數字化的發展中，如何保證檔案信息安全是一個比較重要的任務，既要保證檔案信息的準確性及完整性，也要保證檔案信息的保密性，避免檔案信息的利用價值受到影響。基于這一目標，需要將信息安全管理意識引入到高中學校檔案管理中，強化檔案管理人員的信息安全素養，使其能夠嚴格做好檔案安全管理工作。作為高中學校檔案管理的主體，檔案管理人員必須做到熟悉掌握有關檔案安全管理的知識技能，對檔案信息進行備份，做好檔案信息的保密工作。同時，需要考慮到網絡環境下檔案信息面臨的安全風險，需要采用病毒查殺軟件、防火墻及其他安全防護技術對檔案信息進行保護，避免出現檔案被毀壞、檔案泄漏等問題，使數字檔案能夠更好地應用于高中學校檔案管理。

2.3 加強數據庫開發，建立完善的檔案管理體系

完整的體系是促進檔案管理工作順利進行的重要基礎，想要發揮數字檔案在高中學校檔案管理中的作用，就必須要重視數字化檔案體系的建設。為保證數字檔案的完整性，需要采用現代信息技術構建出完整的檔案數據庫，以便能夠將檔案資料納入數字檔案體系，之后對其進行分類處理和備份，確保檔案自身的完整性，尤其是有些檔案經過翻閱可能出現報廢的情況。同時，有些檔案資料是不能翻閱的，可以選擇拍照、掃描的方法對其進行記錄和保存，避免出現檔案信息丟失的情況。其次，需要對數字檔案管理軟件進行有效推廣，對數字檔案管理軟件的使用情況進行總結，以便能夠做出合理的創新，充分滿足檔案管理數字化的需要。最后，需要建立完善的檔案管理體系，利用網絡將各個計算機體系連接，將其設置成客戶機和服務器區域，作用于多個操作體系，方便學校工作人員隨時調用檔案，使高中學校檔案管理的工作水平得以有效提升。

3 結語

綜上所述，隨著數字化時代的深入發展，數字檔案在檔案管理領域得到了廣泛應用，但是高中學校檔案管理在這一方面存在經驗不足的情況，這就需要提高對檔案管理數字化的重視性，充分了解數字檔案具有的價值，將其靈活運用到實際的檔案管理中，促進高中學校檔案管理水平的提升。在高中學校檔案管理中應用數字檔案，應樹立良好的管理思想、提高檔案管理者的素養，培養檔案安全管理意識、確保檔案信息安全，加強數據庫開發、建立完善的檔案管理體系，從而促進高中學校檔案管理朝著數字化、現代化的方向不斷發展。