對國有企業數字化檔案建設相關問題的思考

蹇 媛

（中廣核久源（成都）科技有限公司，四川 成都 610000）

檔案管理的工作在國有企業展開現代化業務的過程當中，是極其重要的一項收集資源和信息的途徑。檔案管理工作不但能夠儲存以及管理相關資料，同時也可以調整檔案管理的結構，讓國有企業在調動相關檔案資源的時候更加便捷。使其處理事情的效率提升。將數字化建設的方式和檔案管理相融合，可以促使國有企業的數字化建設獲得全面發展。

1 國有企業檔案數字化建設的必要性

目前計算機網絡發展迅速，普及的范圍也較廣，各個范圍當中共享檔案資源逐漸也有所實現。在進行資源共享之前，要能夠使用智能技術，把原始的紙質資料利用起來，通過掃描等方式形成電子文件。然后再通過信息化的管理技術將這些文件儲存在有關介質當中。通過這樣的方式，相關工作人員在使用資料的時候利用網絡檢索的形式就可以將資料進行使用。這對資料之后的修改和復制等各方面都能夠提供更加高效的服務[1]。

2 國有企業數字化檔案建設的策略

2.1 增強數字化檔案信息數據庫建設力度

展開國有企業檔案數字化建設的過程當中最重要的部分就是建設核心數據庫。其中直接關系數字檔案的管理是否可以有序的實施下去。因此必須要盡量加強信息管理過程當中資源數據庫建設的力度。同時也要考慮以下幾個方面的內容：首先，檢索新檔案信息數據庫主要指的是一種開放型的檔案，可以提供相關的目錄以及范圍，還有檢索。其次就是文件型的檔案信息數據庫，主要是利用檔案文件的方式再入，并且提供網絡方面的一些檔案信息服務。最重要的就是可以比較廣泛地使用檔案信息數據庫的類型。不僅如此，對電子文檔系統建設方面的力度必須不斷增加。電子文檔的檔案管理系統主要是以數字化作為核心而存在的。對各種不同的電子文檔本身有錄入等相關配套功能，而這個系統擁有數碼攝像和掃描的功能，可以把紙質內容轉換成為數字化的內容，然后對轉化之后的電子文件進行相關的科學化管理，其中包括諸多不同的事項，最終才能夠及時監控儲存的情況以及使用的情況[2]。

2.2 強化信息技術的應用

在進行國有企業檔案數字化建設的過程當中，必須要讓信息技術的使用落到實處，具體要做到以下幾方面的內容。首先要打造一個檔案資源的智慧收集平臺和平臺當中一些比較有效的管理手段。其中最為重要的構成部分就是數據采集管理平臺以及一體化的電子文件接收和管理的平臺。一體化的電子文件接收平臺主要指的就是對數字文檔進行智能管理。而數據采集管理平臺主要指的就是智能化的收集企業內部的一些業務方面的信息和數據，并且自動進行整理以及儲存。國有企業需要強化平臺的建設，十大元素能夠更加規范的被收集，并且要確保著錄的數據足夠準確。不僅如此，利用相互一致的提名以及分類號進行檢索，可以保障其查閱的全面性以及準確率[3]。

其次就是要建設一個自動的鑒定檔案員數據庫，這個數據庫具備保管期限內的自動鑒定功能。對工作人員更加便捷及高效的保管檔案和使用計算機快速進行鑒定，都是有一定積極意義的。在一定的程度上可以讓工作人員工作量有所減輕。以此為基礎，國有企業需要嚴格的根據檔案鑒定的標準來進行元數據庫的建設。同時也要合理設定保管的期限和歸檔的范圍等，使國有企業的檔案管理工作獲得全面 提升。

再次就是要完成信息服務方面的智慧化建設，也就是對數字檔案的服務進行進一步創新，利用智能終端獲取相關的移動服務。這個服務可以滿足目前信息化及數字化社會發展的實際需求，國有企業需要按照自己的實際情況，在進行檔案管理的時候積極的使用相關的信息技術，并且和管理系統以及綜合業務管理系統相互結合起來。通過移動終端以及智慧平臺讓檔案信息被推送并且進行搜索，使國有企業檔案的數字化管理水準獲得提升。

2.3 加強檔案數字化建設意識，增加建設資金投入

如果想要讓國有企業的檔案管理從比較傳統的方法轉換成為數字化的方法，首先就必須要建立一個相關的意識。只有領導工作者把檔案數字化的建設能夠重視起來，才能夠真正的落實數字化建設的工作。這是一項非常復雜的工程，其中涉及極多的部門和人事管理的具體情況，因此需要更多領導的支持和不同部門相互之間的協調和配合，才能夠促使國有企業在極短的時間之內進行文件的更新和數字化的建設。通過這樣的方式，不但能夠降低國有企業有可能會面對的經濟損失，同時也可以更新檔案使用的方式。領導需要具備一定的數字化意識并且支持當前改革的工作，這也正是進行檔案數字化建設最重要的條件之一。進行檔案的數字化建設，另外一個最重要的前提就是要加大資金投入的力度。在建設數字化的時候，要對各環節進行全面更新，建設檔案管理系統。同時也要招聘相關人才，投入更多的資金。只有這樣才能夠促使各個環節順利地運行下去，使國有企業檔案數字化的建設步伐有所加快[4]。

2.4 完善檔案數字化管理制度

在進行國有企業檔案數字化建設的時候，要建立起相關的管理制度，只有通過這樣的方式，才能夠讓各個流程按標準執行，實現檔案數字化管理的基礎目標。國有企業在進行檔案數字化管理的時候，要意識到這項工作的重要性。不但要能夠改進傳統的管理模式，同時也要積極地使用現代化的技術以及相關手段，讓電子檔案管理和傳統檔案管理相互之間能夠齊頭并進。通過這樣的方式，讓檔案的載體更具有多元化的特征，幫助檔案保留以及利用一些更加有利的條件。

2.5 建立網絡共享服務平臺，提高調檔與查詢速度

通過使用計算機的網絡體系，可以幫助國有企業優化其檔案管理水平，并且解決在檔案管理過程當中有可能會遇到的困難，使信息技術能夠在企業生產的過程當中充分的發揮出效用。檔案管理的很多方面都可以促使國有企業獲得更多前行的可能性。搭建一個比較高效的信息共享平臺，按照保密的等級，將相關的服務功能都發揮到最大，使平臺運行速率獲得提升。

3 結束語

綜上所述，在目前的信息時代，國有企業如果想要獲得更加顯著的市場競爭力，就必須要對檔案數字化的工作重視起來，國有企業必須要提升應用的力度，制定相關的標準，做好前期的工作，使數字化管理制度更加健全，并且提升有關工作人員的綜合素養，積極的建設數字化檔案的保密性以及相關數據庫，從而促使國有企業檔案數字化工作能夠順利的進行下去。