淺析加強電子檔案規范性提高企業檔案管理水平

王紅波

（東方地球物理公司國際勘探事業部，河北 保定 072750）

隨著社會信息化的發展，電子檔案已成為檔案的主要類型。特別是2021年1月1日起實施的新《檔案法》，明確了電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，為電子檔案規范化管理提供了司法保障，這是我國首次將電子檔案效力寫入國家法律，使電子檔案走上了法治化管理之路。在現代企業檔案管理中，傳統檔案與電子檔案并存，加強電子檔案管理，需要明確二者利弊，加強電子檔案的規范化管理，使電子檔案得到高效利用。

1 傳統檔案與電子檔案的特點

電子檔案就是以計算機等電子設備為媒體，將傳統檔案資料進行收集、篩選和不同層次的加工，將其轉化為電子形式的信息。電子檔案與傳統檔案二者具有不同的特點和優勢：

1.1 在存儲保管上

傳統紙質檔案的信息量小，但要求占用的庫房空間大，需要較大的存放才能滿足條件，要求的溫度、適度、防火、防盜等條件比較高；紙質檔案在使用中會逐步發生損耗，比如：紙質會變得脆碎，字跡逐步模糊、淡化，隨著使用次數的而增加或不當使用造成破損等，不易保存。而電子檔案信息容量大，所占空間卻極小，能夠減少檔案管理部門的辦公空間以及檔案的存儲空間，便于保存；且檔案文件的內容不會因為復制、打印的次數多而受到損傷，使用次數對電子檔案的壽命不會產生任何影響。

1.2 在歸檔時限上

從歸檔及時性上看，傳統紙質檔案一般跨年歸檔，電子檔案可以在文件辦結后隨時歸檔。從歸檔耗時上看，傳統紙質檔案歸檔要進行統一整理，需要花費較多的精力、人力，而電子檔案歸檔程序簡單，只需要傳送、更急等程序，快速便捷。

1.3 在查詢使用方式上

傳統檔案在同一時間、地點利用受到局限，紙質檔案在開展檔案閱覽服務、展覽、陳列、目錄信息查詢、外借等服務時，需要管理人員在現場進行服務，服務的借閱人員數量也有限。

而電子文件的查詢利用方式與傳統檔案不同，主要借助計算機軟件和網絡開展，借閱者只需要注冊、登錄，就可以在閱讀權限內查閱所需的電子檔案信息，不需要檔案服務人員；電子檔案能夠快速在網絡和電子介質上傳播利用，能夠不受時間和地域限制，快速在網絡平臺實現資源共享，能夠同時滿足多個借閱者使用。電子檔案變紙質檔案的“有形”為“無形”，打破了紙質檔案服務的固定場所、時間和使用人數與次數的限制，使檔案實現了共享。

1.4 在經濟效益上

傳統檔案管理需要足夠的檔案管理人員，檔案收集、整理、歸檔、立卷、裝盒、保管的過程，工作量大，需要投入大量的人力，管理成本較大；電子檔案在轉化和形成過程中，需要提前配置電子化、數字化、網絡化設備，前期投入較多，但能夠節約保管費用、查閱成本、避免反復復印造成的紙張和人力的浪費。

1.5 在安全性上

紙質檔案的安全保管主要關注防丟失、防破壞，放入檔案室檔案柜中一般情況下不會丟失或破壞。紙質檔案一般是原始形成的資料，更具有權威性和參考價值。而電子檔案容易被非法更改且不留痕跡，且電子檔案在計算機和網絡上容易被黑客攻擊，安全性受到威脅。

2 切實加強電子檔案的規范性

檔案工作的生命力在于服務和利用，檔案工作不能僅僅局限于日常的查閱服務，還要通過檔案信息，為領導決策、經濟發展和風險控制服務。作為企業檔案管理人員，要在如何提高檔案利用效率、降低服務成本、深挖檔案信息、擴寬服務領域上下功夫。電子檔案中數字信息的易變性，對檔案的穩定性構成極大沖擊，增強檔案的信息化水平，加強電子檔案的使用效率，需要保證電子檔案的原始性、合法性和安全性。究竟什么樣的電子記錄才能夠成為檔案？這是電子檔案走上法治化管理之路時需要面臨的首要問題。2021年1月1日新實施的《檔案法》中第三十七條明確規定：“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。”這是對電子檔案的形成和管理要求的高度凝練，具有深厚的理論、實踐和規范基礎，是我們從事檔案工作的根本 遵循。

2.1 來源可靠

來源可靠是指電子檔案由經過授權和確認的法定形成者，在既定的業務活動中，在特定時間，使用安全可靠的系統形成。國際標準《信息與文獻—文件管理》中規定可靠的文件“應在事務處理或與其相關的事件發生之時或其后不久，由直接經辦人或開展業務活動的系統形成”。《電子檔案管理基本術語》中規定，具有真實性的電子檔案應當由特定機構使用安全可靠的系統軟件形成，沒有發生被非法篡改或誤用的情況，且能夠證明其用意、生成者或發送者、生成或發送的時間與既定的相符，這是保證電子檔案原始性、合法性的基本 保障。

2.2 程序規范

程序規范是指電子文件形成、歸檔、保存和利用服務的過程遵循一定的制度規范要求，符合國家相關法規標準的規定。由于數字信息的記錄特性和信息技術環境的快速變化，一份電子文件在形成到歸檔、保存的整個生命周期中，其存儲載體、存儲格式、編碼構成等都可能發生變化。在這種情況下，不能強制性要求電子檔案的“不變”，而是變對象控制為過程控制，通過對管理過程的規范化控制實現對管理對象的控制。因此，我們要對電子檔案管理工作實行統一管理，對具有保存價值的電子檔案實行集中管理；對電子文件的形成、傳輸、保存、利用、銷毀等制定明確的流程與標準，確保處于全過程受控管理狀態。

2.3 要素合規

要素合規是指電子檔案構成要素要合乎規范要求，比如：電子公文的處理單、正本、附件、修改稿與定稿等應齊全、完整，電子照片的像素、大小、拍攝時間地點等內容應清晰、合規。這需要我們完善電子檔案歸檔管理辦法，對電子檔案歸檔要素上作出明確要求和說明。

2.4 加強檔案信息系統建設

一套安全、完善的信息系統是開展電子檔案管理的前提。實施電子檔案歸檔、查閱管理，必須要配備完善計算機、掃描儀、照相機等電子配套設備，建立電子檔案管理系統，并按照國家法律法規和相關規范標準要求，加強網絡安全管理和計算機涉密管理，定期開展安全檢測，確保電子檔案信息安全。

綜上，電子檔案與傳統檔案管理各具特點，電子檔案在形成、歸檔、利用上具有諸多優勢，但在安全性和規范性上需加強管理。在今后一段時間我們將處于電子檔案與傳統檔案同時管理的階段。我們要按照新《檔案法》的要求，堅持來源可靠、程序規范、要素合規的原則，對電子檔案實行全過程統一管理，確保電子檔案標準規范、便于利用、安全保密，通過電子檔案管理的規范性，切實提高企業檔案管理水平。