新時期做好基層單位檔案管理工作的創新思路

丁 清

（博山區公共就業和人才服務中心，山東 淄博 255200）

時代在不斷的進步，國家在不斷的發展著，一個行業想要實現轉型和升級就必須要對自己的工作進行創新，尤其是檔案管理工作。檔案管理這類工作比較枯燥，在工作的過程當中很容易陷入一個固定的套路模板中，相應的管理重點以及管理方式十分的固化，因此我們可以適當地對其進行創新，創新在各類企業以及事業單位的管理當中能夠起到一個全局的推動和促進作用，創新可以使檔案管理的工作效率得到提升和工作模式的跨越，能夠更好地實現基層單位管理工作的現代化以及科學化。

1 新時期要做好基層單位檔案管理工作的創新

檔案管理工作不僅是對材料的簡單搜集與保存管理，而且還是使其能夠發揮其所具有的內在價值的重心所在。創新檔案管理能夠彌補與修正過去檔案管理中的不足，并且提高管理水平和管理效率。基層單位創新檔案管理的工作可以在單位內部形成全面創新的氛圍。該工作在創新上想要更好的實施就要讓每一個在崗的檔案工作人員都意識到自己是能夠對檔案管理負責的，是能夠承擔起檔案管理的重任的，自己在工作的過程當中要積極地參與到檔案管理工作當中，在工作的時候不是像以往一樣只是敷衍了事，或在工作的時候只是在馬馬虎虎的工作。只有全員都對檔案管理負責任并開始履行自己的責任，才能夠有利于檔案管理的創新意識滲透于各個檔案管理工作環節，幫助所有的工作人員關注自身的工作內容并且創新自己的工作方式。當全體員工都愿意從新的視角來審視自己的工作和創新自己的工作，而后基層單位才能夠加快創新的步伐，提升創新的速度。

2 檔案管理制度中存在著許多我們必須要予以關注的問題

2.1 檔案管理制度不夠完善并且檔案工作相關培訓制度存在缺陷

對于不少基層單位來說，檔案管理工作長期以來就是進行歷史資料的收集以及對資料進行整理和保管。然而因為管理思維相對落后，管理方式不靈活，很容易出現效率低下的情況，很難發揮檔案應有的價值。而且在具體的工作過程中，許多高層管理人員對檔案管理的重視程度和關注程度不夠高，甚至有一些基層的檔案管理工作人員在工作當中并沒有意識到自己工作是為了什么，自己的工作能夠起到什么樣的作用，很多基層單位檔案管理工作是按部就班地進行，一直重復著機械的工作。他們在查詢以及瀏覽檔案的過程當中表現出效率低下，而且存在著由于一些檔案管理人員工作的時候疏忽大意，導致了檔案的數據信息有誤或信息丟失。這些人為的因素都使檔案管理工作本身無法滿足時代的發展，無法適應人們的需求并且也拖累了整個基層單位檔案管理工作的水平。有些單位在更換檔案管理人員的時候，并沒有向新的檔案管理人員交代工作上的任務，新來的工作人員并不知道自己的工作任務是什么，也不知道如何開展具體的工作，沒有辦法適應新的工作要求，不知道如何在具體的檔案管理工作當中對工作負責。而且有些基層單位輪崗制度不夠明確，檔案管理工作人員工作的時間比較長，這就會使得相關的檔案管理人員處于一個疲勞的狀態，工作效率比較低下。有些基層單位檔案管理的工作人員老齡化趨勢非常的嚴重，這也會使得基層單位檔案管理工作存在著一些問題。信息技術在檔案管理中的應用以及更新跟不上時代發展的步伐以及城市發展的節奏，就會被時代所淘汰，也會對資料的檔案管理工作造成一定的影響。

2.2 基層單位對檔案管理重視度不高并且檔案管理工作人員專業素質偏低

基層單位對檔案管理工作不重視，很多單位在進行檔案管理的時候，將檔案管理工作認定為簡單的材料整理，并且沒有從管理層面對管理方案進行規定，也沒有引進先進的檔案管理經驗，也沒有及時改變落后的檔案管理方式。這些都在一定程度上表現出了大多數的檔案管理工作沒有得到重視。有些檔案管理工作人員自身存在著問題，自身的工作能力比較低，專業素質比較低，其實這種情況的出現有一大部分的原因是因為基層工作人員老齡化的趨勢所造成的，并且老齡化的人群是無法跟上時代發展的，也無法理解相應信息的。這些問題的存在使基層檔案管理的工作處于一個缺乏專業知識的管理人員的管理當中，這樣的檔案管理人員會給基層的檔案管理工作帶來困難。負責檔案管理的工作人員部門地位比較低，其他部門不會積極配合檔案管理工作，在開展相應的檔案管理具體工作的時候就會困難重重，甚至停滯不前，從而在一定程度上給基層檔案管理工作帶來了很多阻礙。

3 在具體的檔案管理工作中可以從以下幾點來開展相應的創新

3.1 對檔案管理的理念進行創新從而提升檔案管理的工作效率

只有進行檔案管理創新，在管理的時候才會有明確的方向，才知道如何進行正確的管理。檔案管理人員在工作的時候一定要明白自己的工作范圍是什么，在工作的時候一定要認真負責的去工作，不能敷衍了事，更不能不去承擔自己的責任，將自己的工作劃分給別人，工作人員一定要明白相關的檔案管理工作責任并不只是其中一個人的責任，自己在工作的時候一定要對自己的工作范圍有著明確的認識，并且知道自己為什么要工作以及怎樣去更好地完成工作，去實現自己的目標。為了讓檔案工作人員都能夠積極地參與到自己的工作當中，對自己的崗位負責，基層單位在進行績效評比和考核的時候，可以將管理創新環節納入考核的細節當中。如果相應的人員可以制定出細致的準確的并且可以運用的創新性的檔案管理方法時，那么就可以對他進行適當的鼓勵。要使全員都認識到自己的每一個工作步驟，都會影響到檔案管理的質量。因此必須遵守相應的檔案管理要求，只有遵守了相關的檔案管理工作要求，才能井然有序的開展工作，才能有明確目標的去開展工作。每一個崗位產生的檔案數據的質量和效率都應該作為工作績效的評比和考核依據，要結合最后的工作質量和工作效率進行相應的獎懲，只有客觀地開展了獎懲，才能調動檔案管理工作人員的積極性，才能夠讓每一個檔案管理工作人員都秉著認真負責的態度去工作。

3.2 對檔案管理系統進行創新從而更好地做好基層單位檔案管理的創新

檔案管理理念不能一直處于一個落后的狀態，要建立新的檔案管理系統，可以運用現代的網絡與信息技術的檔案管理平臺系統對檔案進行整理，要學會利用科學技術避免人為工作當中存在不足的現象。通過科學的操作來提高檔案管理的工作效率以及工作質量，讓檔案管理變得更加的精確和統一。另一方面，還可以從各個部門開始建立智能化的檔案數據采集系統，然后再對數據進行整理和儲存，實現各部門之間的關聯，建立內部的局域網，從而更好地進行檔案的管理。要重視網絡化檔案管理的安全性及可靠性，并且不斷地對自己的技術進行創新和夯實，可以采納大數據云計算和人工智能等更加先進的理論和技術來完善相關的平臺。

4 結束語

在建立檔案的過程當中，基層領導可以對工作進行明確的規范，對時間進行明確的要求，對文件材料的積累以及歸檔進行劃分，讓工作人員可以更好的工作。