淺談新時代如何提高機關檔案精細化管理水平

王愛麗

（東明縣機關事務服務中心，山東 菏澤 274500）

在機關單位中，檔案管理是一項管理性和系統性的工作，也是服務性和政治性的工作。隨著新時代進程的不斷推進，機關工作中產生的檔案信息日益龐大，檔案管理涉及的內容愈發復雜，對機關檔案管理帶來了新的挑戰，也對機關檔案管理和利用提出了新的要求。因此，為了適應新形勢、滿足新要求，更好地保障機關單位工作，就應當跟上時代發展的步伐，不斷提高機關檔案精細化管理水平。下面就如何提高機關檔案精細化管理水平，談一些看法。

1 機關檔案的重要性

機關檔案指的是在機關開展工作中直接形成的歷史記錄，真實、客觀地反映了機關工作的困難和成績，內部人員通過查閱，能夠對一段時期的機關工作形成直觀認識，并發現工作中的不足，總結經驗教訓，促進工作提升。可以說，機關檔案是機關寶貴的信息資源。因此，對于機關單位來說，檔案的管理和處置十分重要，如果處理不當，不僅會造成資料的泄露和文件的損毀，還會直接影響機關單位后續工作的開展。

機關單位應當在第一時間對工作中產生的文件進行備份、編號和收存，將收存的文件進行翻閱、分類和保存，并適時進行深度挖掘、整理。只有規范管理機關檔案，深入發掘機關檔案中的信息資源，才能真正發揮檔案價值，實現對機關工作的“反哺”。要實現這一目標，必須著力提高機關檔案精細化管理水平。

2 機關檔案管理存在的問題

2.1 機關檔案管理人員的能力素質還不夠高

機關檔案管理工作是一項重要的資料管理工作，不僅需要工作人員具有較強的業務能力，還需要具有強烈的責任心和使命感。目前，一方面，部分機關檔案管理人員無法適應數據化、信息化的檔案管理模式，對機關檔案管理的認識，還停留在幾十年前的傳統方式，只知道保管機關檔案資料或者機械式的記錄機關檔案的借還信息，對機關檔案資料的整理還遠遠不夠。另一方面，部分機關檔案管理人員在日復一日重復、瑣碎的工作中，產生了消極心理，認為“檔案管理工作處在機關工作的邊緣，干好干壞一個樣”，工作熱情不高，主動學習新知識、新技術，主動提高檔案管理水平的積極性不強，導致檔案管理工作與機關整體工作不相匹配。

2.2 機關檔案精細化管理制度不夠完善

部分機關單位沒有認識到檔案的重要性，對檔案管理的重視程度不夠，認為這只是一件小事，對檔案管理人員沒有提出明確要求，沒有壓實工作責任，沒有制定一套健全有效的管理制度。這樣就導致檔案管理人員在工作中沒有完善的工作流程，檔案管理沒有按照標準化的方式開展，質量好壞全靠個人能力和責任心。在實際工作中，往往出現檔案借還沒有實時記錄、文件沒有在第一時間收存等低級錯誤，檔案信息的進一步挖掘整理更是奢望。

2.3 機關檔案精細化管理的軟硬件設施不夠健全

現階段，部分機關單位檔案管理工作粗放、低效，檔案文件只是集中擺放在辦公場所的書櫥里，沒有專門為檔案文件準備一個安全達標的空間進行儲存。檔案存放在人員流動量較大的場所，很容易造成檔案文件的丟失和破損。同時，部分機關單位對檔案信息化、數據化建設不夠，沒有及時運用信息技術參與檔案管理。部分機關單位雖然使用了信息化管理軟件，但是更新頻率太低，且設備更新沒有計劃性，沒能跟上新時代機關檔案管理的需求。目前，信息技術的應用已經深刻影響了檔案管理的方式，通過軟件對檔案資料進行信息化、網絡化管理，借助OCR漢字識別、數據加密、全文檢索、數據篩選等功能，能夠輕松實現檔案管理的自動化，進一步提高機關檔案管理工作效率。

3 提高機關檔案精細化管理水平的措施建議

3.1 提升機關檔案管理人員的能力素質

機關檔案管理人員的能力素質直接影響著機關檔案精細化管理水平。工作中，一是要在崗位招考時就嚴格按照專業進行篩選，讓專業的人干專業的事，實現檔案管理隊伍的專業化。二是要適時調配檔案管理人員，及時對人員進行換崗輪崗，這樣既能讓檔案管理人員熟悉各科室的業務工作，又能讓各科室人員對檔案管理工作更加認可，便于以后開展工作。三是要加強機關檔案管理人員的業務培訓，提高在檔案收集、整理、分類、立卷、檢索、利用等方面的業務水平，和操作信息化檔案管理軟件的能力。四是要強化職業道德教育，增強機關檔案管理人員的愛崗敬業精神，進一步提高歷史使命感和工作責任感。

3.2 健全機關檔案精細化管理機制

一要從轉變思想入手，正視檔案管理的重要價值，在單位深入宣傳加強檔案管理的重要意義，真正將工作思路從“管理物”轉向“服務人”，堅持深度挖掘檔案信息，提供高效、便捷、多元、實用的檔案服務。二要根據機關單位需求，歸納、梳理、優化檔案科室精細化管理的流程和標準，嚴格執行機關檔案立卷歸檔、查借閱、保密與保管、鑒定和銷毀、挖掘和整理等一系列管理制度，量化檔案更新頻率等“硬指標”，建成覆蓋機關檔案“收、管、用”全過程的檔案精細化管理規章制度。三要按照機關單位的實際情況，制定各科室配合檔案科室的工作要求，明確人員責任，細化工作程序，固定工作標準，確保分工明確、各司其職，相互協調、密切配合，實現機關檔案管理的制度化、規范化。

3.3 加強機關檔案精細化管理軟硬件工作設施建設

實現機關檔案精細化管理，必須要有軟硬件設施的強力支撐。在硬件方面，機關單位要加大投入，建設專門的檔案庫房、閱覽室、辦公室，購置功能齊全、性能穩定可靠的計算機、激光打印機、掃描儀、光盤刻錄機、攝像機、防磁柜、吸塵器、加濕器等硬件設備，為檔案管理奠定物質基礎。在軟件方面，機關單位要重視檔案管理的信息化建設，根據實際需求與廠商溝通定制專用的檔案管理軟件，形成以檔案信息資源建設為核心，以電子文件管理為重點，以檔案信息資源開發利用為目標的機關檔案管理體系。在加強檔案信息化建設的同時，還要把檔案信息安全放在突出位置，嚴防電子檔案的失密、泄密和丟失。

4 結語

總之，提高機關檔案精細化管理水平是檔案事業適應新時代發展的客觀需要，是進一步提高檔案管理和服務水平的必由之路。在推進機關檔案管理工作的過程中，既需要加大人員培訓、打造專業化隊伍，還需要加大資金投入，及時購置軟硬件設備，更需要制定科學合理的制度機制。只有這樣，才能真正發揮機關檔案所具有的重要價值。