新形勢背景下事業單位檔案管理存在的問題與對策

錢 瑛

（南平市產品質量檢驗所，福建 南平 353000）

事業單位是我國市場經濟體制的重要組成部分，對于國民經濟的發展具有十分重要的推動作用。事業單位的檔案管理是我國文獻信息管理中的重要組成內容，事業單位的檔案涵蓋范圍廣、內容多，因此管理起來難度較大。針對事業單位檔案管理中存在的一些實際問題，需要加強對檔案管理工作的重視，完善事業單位檔案管理機制，充分利用現代化的檔案管理工具，從而切實提升事業單位檔案管理的水平。

1 事業單位檔案管理的內容概述

檔案管理是事業單位管理體系中非常重要的一個部分，檔案管理就是通過管理事業單位的相關檔案信息所開展的工作。事業單位的檔案管理主要包括了檔案的收集、整理、鑒別、分類、檢索、統計、編研、調閱、檢查等工作內容[1]。由于事業單位的檔案管理內容繁多，涉及的領域也非常廣泛，因此對于檔案管理的專業化程度要求較高。檔案管理人員既要對檔案信息進行收集歸檔，同時還需要辨別真偽，合理分類、編排，以便于更好地為事業單位的相關人員提供檔案調取和借閱的服務。此外，檔案信息也是事業單位制定經營管理決策、調整工作重點及方向、進行人事任命及晉升等工作的重要依據。在進行事業單位檔案管理工作時，要遵循一定的規范和原則，要按照不同檔案的類型、內容等進行科學合理的分類，對檔案進行編號和排列，以便于更為快速便捷地檢索檔案信息，為事業單位的管理工作提供更為優質的服務。

2 新形勢下事業單位檔案管理工作的作用和價值

2.1 事業單位檔案管理工作的作用

檔案管理工作是企業單位管理架構中不可忽視的一項工作內容。事業單位檔案管理工作的作用主要可以體現在以下方面：

首先，檔案管理工作進行具有十分重要的參考作用。事業單位的檔案信息是事業單位成立發展以來所有活動和決策的最為真實、全面和可靠的反映。通過具體的數據信息形式，可以快速完整的了解事業單位的整體發展情況，通過這些檔案信息，可以為事業單位的未來發展戰略、經營管理規劃等提供一定的數據參考，保障事業單位的各項決策科學合理，并符合事業單位的實際情況。

其次，檔案管理工作具有借鑒的作用。事業單位的檔案與其他文獻、資料相比更加真實和客觀，其真實可靠的反映了事業單位的發展歷程，因此具有較強的公正性；同時，事業單位的檔案信息還具有一定的法律效率，這就使得檔案信息造假和失真的情況得到了有效控制，檔案信息的形成和積累過程比較透明和公正，因此檔案信息的權威性和說服力也就相對更大，可以在必要時候提供一定的借鑒參考 價值[2]。

2.2 事業單位檔案管理工作的價值

事業單位的檔案信息真實、詳細地記錄了事業單位的發展歷程，通過對檔案信息進行查閱可以完善地了解事業單位發展期間所取得的成果、積累的經驗和總結的教訓[3]。因此，檔案信息是事業單位經營發展最為真實地反映。并且，通過對這些檔案信息進行深入的研究和分析，也可以發現事業單位在發展之路上存在的諸多問題，全面綜合的評估事業單位的發展現狀與未來的發展潛力，從而及時調整事業單位的各項戰略發展決策，將事業單位帶入更加健康、穩定的發展之路上，這對于事業單位的長期可持續發展至關重要。

3 新形勢下事業單位檔案管理工作中存在的主要問題

3.1 對檔案管理工作缺乏重視

檔案管理工作雖然對于事業單位的發展意義重大，但是在實際的檔案管理工作中，很多事業單位的管理者都將檔案管理簡單的定義為對檔案進行保管，但是對于檔案管理的參考及借鑒價值卻缺乏正確的認識。更不愿投入過多的精力、資金、技術和人才去完善檔案管理的體系。這就使得事業單位檔案管理工作的定位模糊，檔案管理人員缺乏創新性與學習性，工作積極性較差，檔案信息資料管理比較混亂，數據信息缺乏價值，難以體現事業單位檔案管理的價值。

3.2 檔案管理業務水平有待提升

檔案管理是事業單位管理體系中一項非常重要的工作，但是在實際的工作中很多事業單位針對檔案管理工作都沒有建立完善的制度和規范，對于檔案管理人員也沒有提出非常明確的崗位要求和考核措施。這就使得事業單位檔案管理的基礎業務能力比較薄弱，檔案管理體系的根基不穩，執行能力差，在實際的檔案管理工作中錯漏頻發又缺乏有效的監管與獎懲[4]。例如，很多事業單位的檔案卷宗失真、檔案資料的移交程序不完善，甚至檔案信息造假或擅自銷毀檔案。這些問題都反映出了事業單位檔案管理業務能力的不達標，給事業單位檔案管理工作埋下了一定的隱患。

3.3 檔案信息更新不及時

在事業單位的檔案管理工作中，對檔案信息進行及時更新也是檔案管理的重要工作內容。檔案更新可以保障事業單位檔案信息的先進性和適用性，能夠真實反映事業單位在某階段內的發展情況。但目前，很多事業單位的檔案管理工作都具有一定的滯后性，對于一些檔案信息未能及時地進行檢查和更新，很多檔案信息已經非常陳舊落后，其中的數據資料也缺乏準確性與完整性。這就使得事業單位的檔案信息無法真實全面地反映出事業單位的實際發展情況，事業單位的檔案資料與現實情況不符，檔案信息的參考價值不高，難以為事業單位各項決策的制定提供可靠的參考。

3.4 事業單位檔案管理的模式比較落后

在全新的社會形勢之下，信息技術與大數據技術在各個領域的廣泛應用顛覆了原有的工作模式，在給企業的發展帶來了巨大的便利和機遇的同時；也給企業傳統的運營管理模式帶來了極大的沖擊和挑戰。在此背景之下，事業單位要在激烈的競爭局勢中保持優勢，就需要不斷加強內部管理與控制，通過加快轉型力度，順應新時代的發展形勢大力創新變革來滿足事業單位發展的需求。而從檔案管理的角度而言，傳統的檔案管理模式主要以人工為主，這種模式下檔案收集、整理、分類和編排的效率較低，且在實際的檔案管理工作中難免出現一定的錯漏，造成檔案信息的失真。而針對檔案管理的信息化建設，很多事業單位缺乏重視，也沒有積極地引進新技術和新工具，也就使得檔案管理工作的創新與發展比較緩慢，難以迎合事業單位快速轉型升級的要求。

4 新形勢下提升事業單位檔案管理水平的對策

4.1 加強對檔案管理工作的重視

新形勢下事業單位檔案管理水平的提升必須從思想和認識層面出發，要加強事業單位管理層對于檔案管理工作的重視，加大對檔案管理工作的意義及作用的宣傳，將檔案管理工作與事業單位的長遠發展及管理緊密地結合在一起，保持對社會形式和市場變化趨勢的高度敏感，充分認識到事業單位檔案管理的改革與創新是新形勢下事業單位發展中亟待解決的重要問題。才能夠自上而下的開展事業單位檔案管理工作的改革，加大對檔案管理技術、設施和人員的投入；這只有從思想上加強重視才能夠引發事業單位檔案管理人員的重視，增強工作積極性，提高責任心，為事業單位檔案管理工作的創新改革做好充分的準備。

4.2 制定完善的檔案管理制度

制度的建立是為了更好地規范事業單位檔案管理工作的開展，保障檔案管理人員能夠遵照制度和規范開展檔案管理工作。首先，事業單位要結合實際的檔案管理工作現狀和需求，制定完善的檔案管理制度，對檔案管理的權限、方法、流程進行有效的分配和落實，從而保障檔案管理工作有制可依；其次，要對事業單位檔案管理部門的職能、崗位的設置、人員的安排及具體的工作任務及考評方案進行全面規劃，確保檔案管理責任落實到崗、落實到人，將檔案管理工作的制度建設、執行能力與人員的績效考核相聯系，從而提升檔案管理人員的責任心，提高對制度的執行能力，確保檔案管理工作的規范化和專業化；最后，要制定相應的監管機制，尤其是對檔案信息數據的真實性、完整性和準確性，要制定一定的監管方案，設置專門的監管人員定期進行檢查，針對事業單位檔案管理部門在實際工作中存在的不規范行為，或檔案信息丟失、錯漏、造假等行為應當嚴格進行查處，深入分析其原因，制定相應的獎懲措施，以有效規范檔案管理工作[5]。

4.3 提升檔案管理的信息化建設

要確保事業單位檔案管理工作能夠迎合時代發展的需求，就要正視當前事業單位現代化建設與發展的需求，充分借助創新的科學技術開展檔案管理的信息化建設。首先，要補充完備檔案管理信息化所需的軟硬件設備，加大資金投入引進先進的檔案管理技術和平臺，從物質層面為檔案管理信息化建設做好；其次，要加強人才的培養，結合檔案管理信息化建設的實際需求，開展檔案管理信息化的相關培訓，幫助檔案管理人員掌握信息化檔案管理工具和平臺的操作方法，補充優秀的復合型人才，滿足事業單位檔案管理信息化建設的實際需求；最后，要不斷提升檔案管理部門的信息素養，重視檔案管理的安全性，加強檔案管理信息化平臺的安全建設，尤其是對一些重要信息數據要設置一定的安全防護措施，避免重要數據信息的泄露或篡改，提升網絡防護等級，提高檔案管理信息化建設的整體水平。

4.4 加強檔案信息的安全管理

事業單位的檔案信息反映著事業單位真實的管理及發展數據，具有一定的法律效力，其中不乏一些比較重要和私密的檔案信息。針對事業單位檔案信息的性質，檔案管理部門必須加強檔案信息的安全管理。首先，要重視對重要檔案資料的管理，可以通過設置不同的借閱權限來對檔案資料進行分級管理。對一些比較私密的檔案信息要做好保密工作；其次，針對現有的檔案信息要加強日常的檢查和防護，做好防火、防水、防盜、防蟲等工作，提升安全管理的意識和水平，確保檔案信息不被損壞或竊取；再次，要加強檔案管理信息化平臺的安全管理，借助設置登陸權限、訪問權限、防火墻等工具防止不法分子或網絡黑客的攻擊，保護檔案資料的安全；最后，針對重要的檔案信息要注重備份，以防檔案丟失或損壞帶來嚴重后果[6]。

5 結論

在全新的社會經濟形勢下，對事業單位檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。事業單位檔案管理工作的開展需要依托完善的制度，明確的流程和先進的技術得以不斷創新改革，從而有效提升檔案管理的水平，確保檔案信息的安全，提升檔案信息的真實有效性，從而為事業單位的穩健發展提供有力保障。