企業科技檔案電子文件整理芻議

劉寶琴

（重慶市軌道交通集團有限公司，重慶 401336）

1 電子文件和電子檔案的異同

企業經營管理中最為常用的兩種電子文件就是doc文檔和xls文檔，這兩種電子文件給紙質文件帶來了很大沖擊。電子文化可以在文稿上直接進行修改，我們只需要對最終稿件進行保存即可。從廣義上對電子文件進行解釋就是在企業電腦中以文檔形式存在的文件，或是在企業內部網絡流傳的文件。各個部門將收集到的電子文件移交給檔案部門，由檔案部門對這些電子文件進行審核和判定合格后，就可以進行歸檔，歸檔電子文件就可以被稱作電子檔案。

和電子文化相比，電子檔案不能隨意進行更改，而且不能隨意地選擇位置進行保存，也不能隨意地進行傳遞，其具有保密性和機要性，通常只能在特定的網絡系統上進行查閱，還需要在存儲庫中進行保存，還要盡量避免檔案出現失真、損壞和丟失等情況。而且電子檔案中還包括一些和人事、財務相關的內容，對于這部分檔案的管理尤其需要慎重，對于泄露問題一定要做好預防措施。

2 電子文件整理流程及要求

2.1 編碼

根據電子文件計算機管理的實際需要，賦予電子文件以新的檔號，確定新檔號編碼。其中，電子文件編碼結構為全宗號－類型－歸檔年度－文件號。電子文件存儲結構：//全宗號/類型/歸檔年度/文件號/文檔流水號.文件類型/原始文件。其中，全宗號，為企業電子文件立檔編制代號，由類號+順序號組成。電子文件類型01、02、03、04、05、06、07、08等分別表示電子文檔、電子照片、電子音頻、電子視頻、電子數據庫、圖形設計文件、程序及網站等文件格式類型。歸檔年度由4位阿拉伯數字組成，如，2021。文件號則由5位數字組成順序號。網站文件中的系統、網站等復雜類型原始電子文件直接復制至文件號下保存；電子文檔、電子照片、電子視音頻等簡單類型電子文件則直接采用“文檔流水號.文件類型”的文件存儲結構。如，電子文件存儲結構：“//DH456/03/2011/00033/0005.WAV”，表示新中國成立后檔案456號全宗，音頻類，2011年度，00033文件中第五張音頻的存儲結構。再如，文件存儲結構：//DH456/07/2018/00235/note.exe，表示新中國成立后檔案456號全宗，程序類，2018年度，00235文件的文件存儲結構。

2.2 編目

電子文件編碼完成后，還需對其進行檢索目錄編制，實現計算機智能檢索。因此，編碼流程結束之后，需要編制企業檔案檢索目錄，建立檢索系統。企業科技檔案電子文件編目包括案卷目錄、文件目錄、專門目錄和專題目錄等四類。在實際編目時，一方面，是綜合所有方面內容建立綜合電子文件目錄；另一方面，則是分類建立編目，如電子文檔目錄、電子照片目錄、電子音頻目錄、電子視頻目錄、電子數據庫目錄、圖形設計文件目錄、程序目錄及網站目錄等。相對而言，分類編目的，后期檢索更為便捷，尤其是隨著企業科技檔案電子文件逐年大幅增加的情形，運用分類編目更利于后期的檢索利用。

2.3 掛接

電子檔案掛接，是利用電子檔案在計算機中的名稱作為連接要素，在數據庫中將電子文件與其元數據聯系起來的過程。電子文件檢索目錄編制完成后，需要將目錄及電子文件掛接至計算機、數據庫系統。需要通過設定具體的程序代碼，建立起電子文件與所對應的檔案目錄條目之間一一對應的邏輯數字聯系，以及通過哪個地址找到該電子文件，即，利用計算機實現電子文件的查找。其中，檔號檢索，可根據“全宗號-電子文件類型-電子文件歸檔年度-電子文件號”，定位尋址到該檔號下的科技檔案電子文件存址：//全宗號/電子文件類型/電子文件歸檔年度/電子文件號/文檔流水號.文件類型/原始文件，并清晰地看到該地址中的所有電子文件。

3 電子文件整理效果

3.1 提升檔案檢索質效

企業科技檔案電子文件整理是將原本無序狀態電子文件整理成有序。經整理，使電子文件信息存儲更密集、攜帶更便捷、處理更靈活、集成更多元，有效解決了傳統紙質檔案查詢難、復制難、傳遞難等問題，經整理后的電子文件使企業檔案管理質效發生根本變化。

3.2 便于檔案前端控制

傳統模式下，企業科技檔案管理多屬末端管理，處于被動輔助地位。隨著信息技術在企業檔案管理中的應用，檔案工作與企業發展規劃聯系日益緊密，作用更加凸顯。通過電子文件整理，將末端管理關口前移，從企業電子文件的制作、傳遞及收集等環節，將末端管理變為前端控制，顯著提升了電子文件歸檔質量。

3.3 利于檔案資源開發

優質、高效的企業電子信息數字資源是企業生產、發展、經營和管理決策的重要參考依據。電子文件具有紙質文件難以比擬的優勢。因此，打牢企業電子文件整理這一基礎，規范企業電子文件整理，統一電子文件格式，建立電子文件內在信息聯系，便于企業科技檔案利用，將為企業檔案信息資源開發利用創造條件，增強企業市場競爭力，產生巨大經濟效益。

3.4 利于檔案數據安全

安全是企業科技檔案管理的生命線。電子文件的載體及保存環境的不穩定性，存在易被篡改、偽造、刪除、非法訪問、失泄密等薄弱環節。通過本地備份、同城備份及異地備份，為電子文件管理筑牢安全屏障，保證企業科技檔案信息安全。

4 結束語

大數據、云計算時代，無紙化、信息化辦公成為企業檔案管理常態，由此產生了大量企業科技檔案電子文件。從電子文件的含義來看，企業科技檔案電子文件（以下簡稱“電子文件”）主要包括文本文件、程序文件、音像文件、圖像文件，還包括超媒體鏈接文件等。結合企業檔案電子文件特點，做好企業科技檔案電子文件整理工作，對發揮企業科技檔案價值，提升企業市場競爭力具有積極的現實意義。