企業(yè)科技檔案電子文件整理芻議

劉寶琴

（重慶市軌道交通集團(tuán)有限公司，重慶 401336）

1 電子文件和電子檔案的異同

企業(yè)經(jīng)營管理中最為常用的兩種電子文件就是doc文檔和xls文檔，這兩種電子文件給紙質(zhì)文件帶來了很大沖擊。電子文化可以在文稿上直接進(jìn)行修改，我們只需要對(duì)最終稿件進(jìn)行保存即可。從廣義上對(duì)電子文件進(jìn)行解釋就是在企業(yè)電腦中以文檔形式存在的文件，或是在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)流傳的文件。各個(gè)部門將收集到的電子文件移交給檔案部門，由檔案部門對(duì)這些電子文件進(jìn)行審核和判定合格后，就可以進(jìn)行歸檔，歸檔電子文件就可以被稱作電子檔案。

和電子文化相比，電子檔案不能隨意進(jìn)行更改，而且不能隨意地選擇位置進(jìn)行保存，也不能隨意地進(jìn)行傳遞，其具有保密性和機(jī)要性，通常只能在特定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行查閱，還需要在存儲(chǔ)庫中進(jìn)行保存，還要盡量避免檔案出現(xiàn)失真、損壞和丟失等情況。而且電子檔案中還包括一些和人事、財(cái)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，對(duì)于這部分檔案的管理尤其需要慎重，對(duì)于泄露問題一定要做好預(yù)防措施。

2 電子文件整理流程及要求

2.1 編碼

根據(jù)電子文件計(jì)算機(jī)管理的實(shí)際需要，賦予電子文件以新的檔號(hào)，確定新檔號(hào)編碼。其中，電子文件編碼結(jié)構(gòu)為全宗號(hào)－類型－歸檔年度－文件號(hào)。電子文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：//全宗號(hào)/類型/歸檔年度/文件號(hào)/文檔流水號(hào).文件類型/原始文件。其中，全宗號(hào)，為企業(yè)電子文件立檔編制代號(hào)，由類號(hào)+順序號(hào)組成。電子文件類型01、02、03、04、05、06、07、08等分別表示電子文檔、電子照片、電子音頻、電子視頻、電子數(shù)據(jù)庫、圖形設(shè)計(jì)文件、程序及網(wǎng)站等文件格式類型。歸檔年度由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如，2021。文件號(hào)則由5位數(shù)字組成順序號(hào)。網(wǎng)站文件中的系統(tǒng)、網(wǎng)站等復(fù)雜類型原始電子文件直接復(fù)制至文件號(hào)下保存；電子文檔、電子照片、電子視音頻等簡(jiǎn)單類型電子文件則直接采用“文檔流水號(hào).文件類型”的文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。如，電子文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：“//DH456/03/2011/00033/0005.WAV”，表示新中國成立后檔案456號(hào)全宗，音頻類，2011年度，00033文件中第五張音頻的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。再如，文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：//DH456/07/2018/00235/note.exe，表示新中國成立后檔案456號(hào)全宗，程序類，2018年度，00235文件的文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。

2.2 編目

電子文件編碼完成后，還需對(duì)其進(jìn)行檢索目錄編制，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)智能檢索。因此，編碼流程結(jié)束之后，需要編制企業(yè)檔案檢索目錄，建立檢索系統(tǒng)。企業(yè)科技檔案電子文件編目包括案卷目錄、文件目錄、專門目錄和專題目錄等四類。在實(shí)際編目時(shí)，一方面，是綜合所有方面內(nèi)容建立綜合電子文件目錄；另一方面，則是分類建立編目，如電子文檔目錄、電子照片目錄、電子音頻目錄、電子視頻目錄、電子數(shù)據(jù)庫目錄、圖形設(shè)計(jì)文件目錄、程序目錄及網(wǎng)站目錄等。相對(duì)而言，分類編目的，后期檢索更為便捷，尤其是隨著企業(yè)科技檔案電子文件逐年大幅增加的情形，運(yùn)用分類編目更利于后期的檢索利用。

2.3 掛接

電子檔案掛接，是利用電子檔案在計(jì)算機(jī)中的名稱作為連接要素，在數(shù)據(jù)庫中將電子文件與其元數(shù)據(jù)聯(lián)系起來的過程。電子文件檢索目錄編制完成后，需要將目錄及電子文件掛接至計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。需要通過設(shè)定具體的程序代碼，建立起電子文件與所對(duì)應(yīng)的檔案目錄條目之間一一對(duì)應(yīng)的邏輯數(shù)字聯(lián)系，以及通過哪個(gè)地址找到該電子文件，即，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)電子文件的查找。其中，檔號(hào)檢索，可根據(jù)“全宗號(hào)-電子文件類型-電子文件歸檔年度-電子文件號(hào)”，定位尋址到該檔號(hào)下的科技檔案電子文件存址：//全宗號(hào)/電子文件類型/電子文件歸檔年度/電子文件號(hào)/文檔流水號(hào).文件類型/原始文件，并清晰地看到該地址中的所有電子文件。

3 電子文件整理效果

3.1 提升檔案檢索質(zhì)效

企業(yè)科技檔案電子文件整理是將原本無序狀態(tài)電子文件整理成有序。經(jīng)整理，使電子文件信息存儲(chǔ)更密集、攜帶更便捷、處理更靈活、集成更多元，有效解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢難、復(fù)制難、傳遞難等問題，經(jīng)整理后的電子文件使企業(yè)檔案管理質(zhì)效發(fā)生根本變化。

3.2 便于檔案前端控制

傳統(tǒng)模式下，企業(yè)科技檔案管理多屬末端管理，處于被動(dòng)輔助地位。隨著信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，檔案工作與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃聯(lián)系日益緊密，作用更加凸顯。通過電子文件整理，將末端管理關(guān)口前移，從企業(yè)電子文件的制作、傳遞及收集等環(huán)節(jié)，將末端管理變?yōu)榍岸丝刂疲@著提升了電子文件歸檔質(zhì)量。

3.3 利于檔案資源開發(fā)

優(yōu)質(zhì)、高效的企業(yè)電子信息數(shù)字資源是企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展、經(jīng)營和管理決策的重要參考依據(jù)。電子文件具有紙質(zhì)文件難以比擬的優(yōu)勢(shì)。因此，打牢企業(yè)電子文件整理這一基礎(chǔ)，規(guī)范企業(yè)電子文件整理，統(tǒng)一電子文件格式，建立電子文件內(nèi)在信息聯(lián)系，便于企業(yè)科技檔案利用，將為企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造條件，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，產(chǎn)生巨大經(jīng)濟(jì)效益。

3.4 利于檔案數(shù)據(jù)安全

安全是企業(yè)科技檔案管理的生命線。電子文件的載體及保存環(huán)境的不穩(wěn)定性，存在易被篡改、偽造、刪除、非法訪問、失泄密等薄弱環(huán)節(jié)。通過本地備份、同城備份及異地備份，為電子文件管理筑牢安全屏障，保證企業(yè)科技檔案信息安全。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算時(shí)代，無紙化、信息化辦公成為企業(yè)檔案管理常態(tài)，由此產(chǎn)生了大量企業(yè)科技檔案電子文件。從電子文件的含義來看，企業(yè)科技檔案電子文件（以下簡(jiǎn)稱“電子文件”）主要包括文本文件、程序文件、音像文件、圖像文件，還包括超媒體鏈接文件等。結(jié)合企業(yè)檔案電子文件特點(diǎn)，做好企業(yè)科技檔案電子文件整理工作，對(duì)發(fā)揮企業(yè)科技檔案價(jià)值，提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。