徐 瑩

（北京北投通城建設開發有限公司，北京 101100）

兼職檔案管理員是企業檔案管理工作的最基礎、最根本的保障。他們往往掌握了大量的第一手檔案資料，是企業檔案管理工作中不可或缺的重要組成部分。伴隨著目前的社會發展日益朝著信息化的方向發展，傳統的檔案管理方式已不能完全滿足新時期檔案管理的需要。因此，必須要全面的提升和加強現代信息技術發展和建設，充分的提高檔案兼職人員的管理水平是非常必要的。

1 兼職檔案管理員的重要性

檔案管理工作是一項政策性比較高、保密性要求高和專業技術要求高的工作。開展檔案管理的研究，做好各種檔案信息的收集工作，都需要高素質的檔案管理人員，在實踐工作中的優秀兼職檔案管理人員往往來自各個職能部門。此外，兼職檔案員也是很多單位檔案管理工作的基礎和保障。這些兼職的檔案管理工作者在檔案形成與制作的第一線，主要負責本部門檔案信息工作的各項管理與相關工作和活動中所形成的所有文字資料、音像資料、實物檔案收集等基礎工作，這些最為基礎的檔案信息的歸檔質量的好壞直接制約著機關單位的檔案管理工作。兼職的檔案工作者對本部門的各類工作情況有了充分的了解和掌握，對各種工作相關的數據、信息、文件資料的來源和價值有了充分的認識，能夠及時、有效地收集各種文件資料，并能很好地完成相關數據信息的認定工作，對檔案資料進行充分的篩選和歸類，對本部門的檔案信息的完整性、系統性、規范性具有決定性作用。任何一位兼職的檔案工作者都是檔案管理的基層管理者，也是最直接的檔案使用者，是最好的檔案工作的宣傳員。由于他們最了解本部門、本專業的檔案管理工作的實際需求，可以從實際工作的角度出發，提出更科學、更合理、更有針對性的部門檔案管理工作的意見和建議，能夠在日常工作中對干部職工進行檔案管理知識的宣傳和引導，有效地提高了他們對檔案工作的重要性的認識，增強了他們的檔案保護的理解和認識，提高了相關的工作人員在檔案收集整理方面的自主性、積極性[1]。

2 兼職檔案員在檔案管理工作中的作用

任何一個檔案館或檔案室的檔案來源，無不是依靠一個穩定的兼職檔案員管理網絡建立起來的。這個兼職檔案員管理網絡看似分散，而實則乃是構成企業檔案管理網絡體系的基礎。檔案管理工作的內容是從基礎資料開始，從基礎工作著手。各個門類的檔案收集與移交是一件非常繁瑣、極為細致的工作，它不是簡單的歸攏、轉手即可的事情，而是一種對歷史的負責的系統性工作。任何一件檔案的入館入室工作，都要依靠基層工作人員即兼職檔案員輸送，每個單位檔案的收集、整理和立卷都離不開兼職檔案員的辛苦工作，他們所從事的工作是檔案管理的第一道工序。從檔案工作的重要性和搞好檔案管理工作的雙重角度看，每個單位以及各個部門都應配備兼職檔案員，負責本單位、本部門的檔案收集和整理工作。我國的檔案法明確規定：任何單位位當立卷歸檔的材料，由單位的文書或者本單位檔案機構或者業務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何個人都不得據為己有或者拒絕歸”。一個單位里承擔檔案立卷、歸檔等大量基礎工作是由兼職檔案員完成的。這些由兼職檔案員移交的是人們在各項管理和活動中形成的文字材料、聲像材料及實物材料等等_是檔案館的主體材料。這些檔案的歸檔整理質量和交送效率，又直接制約著每個檔案館、檔案室的檔案質量和使用效率。一個單位或部門檔案管理的基礎建設工作是從兼職檔案員開始的，文件材料的收集和整理是每項檔案立檔的起點，把握并控制好這個起點，是做好檔案前期管理工作的基礎。在企業里，兼職檔案員大多是工作在生產和經營一線的人員，他們最清楚本單位或本部門的工作，也最清楚需要收集和整理的材料是什么，能較好地對部門的文件和具體工作進行前端監控和全程管理，并能夠利用自己的專業知識對檔案進行基本鑒定工作。由他們擔任兼職檔案員不僅能順利地完成本部門的立卷和歸檔工作，而且能順利地完成檔案的查證和考證工作，充分發揮檔案的使用價值。因此，兼職檔案員在整個檔案工作中的作用不可忽視，但兼職檔案員具有多重身份，他們不僅要作好自己職責范圍內的工作，同時還要擔負檔案資料的收集整理和移交等工作每個部門的檔案收集的是否全而、規范，交送是否及時，都決定著一個單位或部門的檔案管理水平。檔案基礎資料的收集工作比較繁瑣，需要與很多人員打交道，兼職檔案員既要做好自己的本職工作，又要保證本部門歸檔率達到100%，同時還要達到優質水平，實屬不易。他們為所在單位同時也為國家積累著寶貴的財富，作為單位的主管，應當給予他們相應的激勵，從而進一步增強其責任心和積極性，促進檔案管理工作高質高效運轉形成檔案管理工作的良性循環。

3 信息時代提高兼職檔案員的檔案管理水平的策略

3.1 具有較高的政治理論水平及良好的道德修養

企業的兼職檔案工作者為企業全體員工服務，負責各項工作備份管理。所以說在企業，他們是不可或缺的人才，在新的企業發展的階段，對檔案管理人員的個人素質和綜合能力提出了更高的標準和要求。首先相關的工作人員必須要有堅定的政治立場，忠于祖國、忠于人民、熱愛檔案管理事業、時刻牢記維護檔案工作安全的職責；二是要有更高的政治覺悟，自覺參與到政治理論學習中來，努力提高思想政治理論水平，講政治、講道德、講規矩。要做到理論與實踐相結合，解決實際問題。三是要有良好的思想品德，企業的檔案管理工作是企業穩定發展的基礎和保障，所以說相關的檔案管理的兼職人員必須要自覺遵守“愛崗敬業、誠實守信、服務群眾、奉獻社會”的職業道德規范，遵守相關的法律法規的要求，嚴守檔案管理的保密規定，有高度的責任感和榮譽感。只有以信仰信念、道德情感、職業精神來支撐檔案工作，才能真正做好檔案工作，致力于檔案工作的研究，并為企業檔案事業的發展作出應有的貢獻。

3.2 要以人為本，提高服務質量

當今的信息技術飛速發展，傳統的業務內容與方式已不能適應新時代的要求。所以說必須要賦予檔案管理全新的內涵和新的工作方式。它要求業余時間的檔案管理人員要不斷地進行專業理論的學習，提高自己的綜合素質，全心全意地為檔案管理工作服務，用心、用情、思考、探索，工作態度必須要積極主動，說話也要大方得體，使用戶充分的滿意，也要全面的利用現代化的辦公系統，利用檔案信息網絡管理平臺，迅速、準確、及時地為用戶提供檔案信息資源，提高檔案索引和查詢的速度和效率，以達到提高檔案利用效益的目的[2]。

3.3 具有較高的業務水平和綜合能力

檔案管理的主體是人。伴隨著社會信息化進程的加快，企業對檔案工作人員的綜合素質和業務水平的要求越來越高。由于檔案管理者的素質直接影響著檔案工作的質量和檔案事業的發展。要全方位的做好檔案工作，就必須加強自身的專業能力的學習。要提高檔案專業水平，首先要相關的工作人員必須要樹立終身學習的觀念，從做好檔案工作和提高素質兩個方面入手，加強自身的專業知識的掌握和學習，深入了解和把握檔案學科及其相關前沿知識，積極學習相關的檔案理論，努力提高檔案工作的技能，熟悉檔案工作的規范、范圍、性質和功能，以便更加充分的掌握檔案專業的最新動態，更好地適應檔案工作信息化、規范化、現代化的發展。第二，因為檔案管理是一門專業性非常強的技術。所以，檔案管理者需要具備淵博的知識。例如：文史知識、科技知識、信息網絡、計算機知識等，只有不斷學習新知識、積累新經驗、注重實踐，才能更好地開展檔案管理的工作。

3.4 兼職檔案員要樹立現代意識，勇于創新，不斷進取

伴隨著科技、信息技術的迅猛發展，新思想、新技術、新思路層出不窮，信息更新、知識更新加快，以往的檔案管理經驗與傳統已越來越不能適應新的時代背景下的信息化檔案管理工作的要求，這就需要檔案工作者具備前衛的、現代化的檔案管理意識，通過科學合理的培訓、全日制學習、業務講座、走訪等方式不斷更新知識結構，及時掌握檔案管理的最新動態，充分的改進檔案工作方法和手段，不斷從工作中發現存在的不足和問題，并運用自己的知識、分析和解決問題。當代兼職檔案工作者不僅要做好檔案工作，而且要有創新意識和鉆探意識。不僅要在理念上創新，而且要在實踐的工作方式上創新，更好地服務于檔案工作，更好地適應未來檔案管理信息化的發展。

3.5 兼職檔案員要愛崗敬業，以檔案事業為榮

檔案事業從古到今，每一個時期都是一個不可或缺的、非常重要的職業，都是各項事業興旺發達的基礎和保障，都是每一個時期人們認識和把握客觀規律的重要依據。檔案事業之所以能夠興旺發達，也是因為每一個時代的官員和統治者都非常重視檔案，利用檔案，開發檔案，中華民族五千多年的歷史才得以傳承，中華民族有著如此燦爛的文化。中華民族文化源遠流長，可說是因為檔案把每一個時代的歷史事件，每一個歷史人物，都能清楚地呈現在現代人面前，檔案事業對此作出了巨大貢獻。如果沒有檔案秦始皇的長期霸權統治，誰也不知道。如果沒有檔案，無數革命先輩的英雄事跡就會沉沒大海，無人知曉。如果沒有檔案，孔孟的賢哲思想就無法傳承。所以我們要學歷史，要愛檔案工作，要為檔案工作而自豪，肩負起管理檔案的重任[3]。

3.6 院系兼職檔案員要有較強的法律意識

院系檔案員從事管理院系的試卷、學生學籍、成績、科研、人事等原始檔案，這就要求兼職檔案員必須有較強的法律意識，嚴格遵守法律法規，努力學習《檔案法》、《保密法》等相關的法律文件及知識，了解學校有關檔案的規章制度，依法辦事，依法管理檔案，依法維護檔案的原始性，真實性。對違反檔案工作職責，或因工作失誤造成檔案損失的要追究其責任，對觸犯檔案法的要追究其法律責任。只有這樣才能使檔案工作做到“有法必依，執法必嚴，違法必究”，才能規范檔案管理人的行為，使檔案管理工作走上法治的道路，從而推動檔案工作的開展。

4 結語

檔案文件是一切活動的真實記錄，反映了單位的發展歷程，是影響單位管理工作開展效率和質量的重要信息資源和寶貴經驗財富。所以，充分的分析和研究如何進一步的提高兼職人員的檔案管理水平對工作的開展就顯得尤為重要。