淺談企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化策略

石俊杰

（中國石油集團(tuán)渤海鉆探工程有限公司第二鉆井工程分公司，河北 廊坊 065007）

1 企業(yè)檔案綜合管理的積極意義

1）有利于打破原有管理模式。之所以一直提倡要對檔案進(jìn)行綜合管理，是因?yàn)榫C合管理模式具有許多優(yōu)勢，相較于傳統(tǒng)的管理方法，該種方式更適合被應(yīng)用在企業(yè)的發(fā)展過程中。積極應(yīng)用綜合管理能夠有效打破傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷，如今人們處在信息化高速發(fā)展的時(shí)代背景下，企業(yè)在開展工作的過程中會(huì)運(yùn)用大量信息化的技術(shù)，而原有的管理模式則無法與現(xiàn)代化的科技相融合，這就會(huì)在一定程度上阻礙企業(yè)順利開展檔案管理工作。但是采用綜合管理的方式，則能有效實(shí)現(xiàn)信息化的管理，使得企業(yè)的檔案管理工作變得更加便利且高效，對原有管理模式的缺陷進(jìn)行彌補(bǔ)，進(jìn)而使得整個(gè)管理模式變得更加科學(xué)合理，這有利于推進(jìn)企業(yè)得到可持續(xù)性的發(fā)展。

2）有利于提高檔案資源的利用率。除了能夠?qū)υ泄芾砟Ｊ降牧觿葸M(jìn)行彌補(bǔ)以外，同時(shí)還能有效提高檔案資源的利用率。企業(yè)在發(fā)展過程中之所以要開展檔案管理工作是為了更好地對數(shù)據(jù)線信息進(jìn)行收集和分析。綜合管理模式能夠讓各部門的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的管理，使得檔案信息變得更加完整。企業(yè)在發(fā)展過程中可以根據(jù)所獲取的檔案信息來建立更加合理的發(fā)展制度，綜合管理模式下的檔案管理工作能夠提取更多有用的信息資源，這樣能夠使得檔案資源的利用率在原有的基礎(chǔ)上得到極大提高。

2 企業(yè)檔案管理過程中存在的問題分析

1）檔案管理工作缺乏持續(xù)性。雖然目前許多企業(yè)在發(fā)展過程中都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，但是在開展工作的過程中仍然存在一些問題，在眾多問題中最為嚴(yán)重的一個(gè)問題就是所開展的檔案管理工作缺乏持續(xù)性。檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展一直有著十分重要的影響，企業(yè)管理層需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃，這樣才能保證檔案管理工作等高校完成。但是在實(shí)際開展工作時(shí)，許多企業(yè)的檔案管理工作都缺乏持續(xù)性，并且沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，經(jīng)常將檔案管理看作是對廢棄的資料進(jìn)行堆積和管理，并沒有對收集到的檔案信息進(jìn)行有效的分析和整理。這不僅會(huì)大大降低檔案管理工作的效率，同時(shí)還無法將檔案管理工作的積極意義充分發(fā)揮出來，甚至還有部分企業(yè)只有在領(lǐng)導(dǎo)要檢查時(shí)才會(huì)開展檔案管理工作，這對于企業(yè)的工作以及未來發(fā)展都會(huì)造成較為嚴(yán)重的影響。

2）檔案信息利用率較低。企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，必須要有明確的目的，然后利用高效的管理手段來對檔案中的有用信息進(jìn)行整合，通過利用有用信息能夠幫助企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。在傳統(tǒng)的發(fā)展過程中，大部分企業(yè)都沒有采用多門類檔案管理的方式，大多都是采用單一檔案門類的管理模式，這就使得在開展檔案管理工作的過程中無法對檔案信息進(jìn)行有效的整合，部分檔案信息之間存在的內(nèi)部聯(lián)系也無法被挖掘出來，這會(huì)大大降低信息資源的利用效率。

3）缺乏規(guī)范性的管理制度。在開展檔案管理工作的過程中必須要有明確的規(guī)范制度，只有在規(guī)范制度的約束之下，才能保證各項(xiàng)工作的有效開展。但是目前部分企業(yè)并沒有制定完善的規(guī)章制度，這就使得在開展檔案管理工作過程中會(huì)出現(xiàn)檔案收集不規(guī)范，檔案整理不規(guī)范以及檔案使用不規(guī)范的情況。部分企業(yè)在發(fā)展過程中并沒有單獨(dú)設(shè)立一個(gè)檔案管理部門，所開展的檔案管理工作較為混亂，使得無法對資料信息進(jìn)行全面收集。除此之外，相關(guān)部門在對資料信息進(jìn)行移交時(shí)會(huì)出現(xiàn)交接不順利的情況，部分部門甚至?xí)慌浜舷嚓P(guān)工作。

企業(yè)在發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，工作人員在對檔案信息進(jìn)行管理時(shí)需要采用高效的管理手段，否則將會(huì)導(dǎo)致重要信息資料丟失，或是在后期無法進(jìn)行快速查找的情況。在對檔案信息進(jìn)行使用的過程中，必須要有明確的使用規(guī)范，但是目前部分企業(yè)并沒有制定相關(guān)規(guī)范，這就使得部分員工在借閱完檔案以后長時(shí)間不歸還，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失破損的情況。

3 企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化策略

1）不斷完善檔案綜合管理制度。企業(yè)在發(fā)展過程中必須要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況制定完善的檔案綜合管理制度，在有了制度的約束下才會(huì)使得各項(xiàng)行為變得更加規(guī)范。在制定制度時(shí)，需要對整個(gè)工作流程進(jìn)行明確，同時(shí)還需要對各個(gè)工作模塊的完成程度進(jìn)行記錄和反饋，對管理人員提出更加嚴(yán)格的要求。如果發(fā)現(xiàn)管理人員在開展工作時(shí)出現(xiàn)失誤，則需要立即開展補(bǔ)救工作，這樣才能保證檔案管理工作的有序開展。在制定制度的過程中，除了要針對檔案管理工作的流程進(jìn)行制定，同時(shí)還要對相應(yīng)的責(zé)任進(jìn)行明確，這樣即使在后期發(fā)生一些問題，也能避免工作人員之間出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況。

2）提高管理人員的綜合素質(zhì)能力。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力對于管理工作的開展質(zhì)量有著直接性的影響，企業(yè)必須要不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)能力，注重對員工進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，這樣才能讓工作人員更加高效地開展檔案綜合管理工作。企業(yè)需要定期開展相應(yīng)的技能培訓(xùn)活動(dòng)，將最為先進(jìn)的管理理念和管理方法傳授給工作人員，除此之外，還要注重實(shí)踐操作，讓工作人員能夠?qū)⒗碚撝R(shí)和實(shí)踐進(jìn)行融合。為了能夠更好地提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)需要建立考核制度，定期對管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行考核，對于考核不通過的工作人員則必須要加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，對于考核成績較為優(yōu)秀的員工則可以給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，通過這樣的方式能夠有效激發(fā)工作人員的工作積極性，進(jìn)而不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3）注重信息化建設(shè)。如今人們處在信息化高速發(fā)展的時(shí)代背景下，企業(yè)的檔案管理工作也必須要進(jìn)行信息化的建設(shè)，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠使得檔案管理工作變得更加高效，同時(shí)還能減少不必要的成本投入。傳統(tǒng)的檔案管理工作都是對紙質(zhì)載體進(jìn)行收集和儲(chǔ)存，這不僅會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力和財(cái)力，整個(gè)檔案管理工作的效率還會(huì)非常低。但是在信息技術(shù)的加持之下，則能將紙質(zhì)保存模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮颖４婺Ｊ剑@更方便相關(guān)人員對檔案信息進(jìn)行查詢，同時(shí)檔案信息也不容易丟失和損壞。企業(yè)在發(fā)展過程中可以建立一個(gè)專門的檔案管理信息平臺(tái)，工作人員可以隨時(shí)在平臺(tái)上查閱自己所需要的信息，每個(gè)人在查閱的過程中都有一個(gè)單獨(dú)地使用密碼，系統(tǒng)會(huì)對員工的查閱行為進(jìn)行記錄，一旦發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題也能第一時(shí)間追究員工的相關(guān)責(zé)任，通過這樣的方式能夠最大程度對檔案信息資源進(jìn)行保護(hù)。

4 結(jié)語

綜上所述，在開展檔案管理工作的過程中，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變原有的管理模式，積極應(yīng)用綜合化的檔案管理方法，從多方面入手來提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，以此來推動(dòng)企業(yè)得到更好的發(fā)展。