關于企業檔案管理體制改革的探討

陳 陽

（沈陽飛機工業（集團）有限公司，遼寧 沈陽 110034）

企業檔案管理必須不斷改革和創新，以更好地適應新的社會經濟形勢。另外，有必要增強企業獨立管理文件的能力，提高企業文件管理人員的專業素質，解放思想，使企業文件管理更加專業。此外，應使用先進的技術手段來簡化公司檔案的管理并提高可管理性。企業檔案管理是企業管理中不可或缺的工作，只有通過科學合理的管理方法，檔案中的信息才能為企業發展做出貢獻。

1 企業檔案管理創新的必要性

1.1 適應新形勢的發展要求

隨著21世紀的到來，市場競爭越來越激烈。為了使企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地，必須不斷提高自身的綜合實力，并緊跟發展的步伐和趨勢。時間。企業文件管理創新是一個結構化，復雜且長期的項目，需要大量的人員、材料和財務資源才能充分利用文件管理的價值和功能。因此，企業必須積極適應新形勢的發展要求，做好檔案管理創新工作，擴大發展空間。

1.2 提高檔案管理工作的效率要求

創新是一個國家的靈魂，是國家繁榮的無限動力。企業在實現文件管理創新時，可以實現可持續發展，并具有穩定的發展勢頭。通過實踐和創新，可以提高檔案管理人員的專業水平和綜合素質，提高檔案管理的效率和質量，促進企業的長遠發展。

2 企業檔案管理體制現狀

在技術進步的浪潮中，社會市場經濟在不斷變化，雨后雨后春筍般冒出，各行各業的各個公司的崛起，公司之間的競爭越來越激烈，面臨著各個方面的挑戰。企業現有的文件管理系統不能滿足社會市場發展的客觀要求，并且現有問題的各個方面繼續出現。

一是：企業文件管理的想法是相反的。在傳統思維的影響下，公司領導和公司員工忽略了公司文件管理的重要性，錯誤地認為文件管理是一項服務保證任務，并不直接影響企業的運營效率。在這種情況下，操作員沒有根據實際情況制定科學而僵化的評估指標，以調動內部員工的積極性和主動性，并且存在組織檔案的組織，組織，使用和歸檔數據信息等各種問題，嚴重阻礙了公司的可持續發展。

二是：企業文件管理模型不是標準化的。當前，企業文件管理任務還沒有完善的，集成的文件管理系統，還沒有實現標準化，因此相關任務無法順利執行。通常情況下，企業采用分散式檔案管理方法來降低自身的運營成本，減少內部檔案管理人員的數量。面向應用程序的關鍵歸檔文件已分發給其他部門，并且歸檔信息沒有得到充分的保護和丟失，使檔案信息資源利用率降低。

三是：文件管理的技術手段落后。在新時代，一些公司沒有高度應用各種新技術，并且沒有足夠的設備（例如文件歸檔），因此文件管理工作得很好。“現代和科學”的過程文件管理速度很慢，無法滿足社會市場的需求。

3 企業檔案管理體制改革策略

3.1 豐富檔案管理體制的方式

在我國市場化的推動下，舊的集中式文件所有權系統已經崩潰，文件所有權也發生了多樣化，因此公司必須開發各種可以適應各種文件管理的文件管理系統。在以前的計劃經濟系統中，我國的文件管理模型是集中式的，與黨政機關，企事業單位有關的所有文件都是統一管理的，但是集中式管理系統當時只能應用于經濟系統。當前，它不再適用于文件管理。由于社會主義經濟體制的不斷發展，現有的文件管理系統和當前的文件管理所有權問題彼此不兼容，因此，在使用現有文件管理方法的情況下，企業必須在合法合規的前提下獲得更多所有權。通過允許企業根據自己的發展狀況選擇正確的文件管理模型，可以打破以前的集成管理的束縛，可以使用集中式管理和分布式管理，并結合這兩種方法來構建合適的管理模型。

3.2 不斷優化新技術

社會的發展要求企業加強社會市場定位，根據時代發展規律進行變革，滿足社會發展的要求，在日益激烈的市場競爭中取得更好的發展。在企業檔案管理體制改革中，企業管理人員應繼續優化信息技術，采用先進的技術手段提高檔案管理效率，實現信息資源共享，促進科學決策的順利實施。此外還應簡化管理過程和相關程序，減少工作量并充分利用企業文件管理的人力資源，并且使用新技術可以減少文件信息丟失的頻率。有效防止無形資產的流失，使企業檔案管理的內部工作更加順暢。

3.3 增強檔案管理人員的專業能力和綜合素質

另外，由于檔案管理人員的專業素養和綜合素質對檔案管理工作的影響很大，因此提高檔案管理人員的整體素質和專業水平已成為提高檔案保存質量和效率的主要途徑。為了增強檔案管理人員的專業能力和綜合素質，首先，必須從根本上改變檔案管理人員的整體素質差，因此公司必須嚴格檢查員工的能力和素質，作為衡量標準。在招聘過程中，選擇并雇用合適的員工。此外，為提高現有員工的整體素質和專業素養，企業應定期組織企業文化活動，定期宣傳檔案管理知識，進行員工培訓，以提高員工的技能、工作質量和工作效率。最后，規范相應的監管管理體系，優化原始文件管理系統及相關規范，確保文件管理的規范性，合法性和效率，以確保文件管理的質量。

3.4 加強領導人員的高度重視

只有引起領導者的注意，才能帶領基層員工積極參與檔案管理的創新發展。因此，第一步是增強領導者的高度興趣，使領導者意識到文件管理創新發展的重要性和價值，并積極參與學習和培訓。然后，結合公司的發展特點和現實條件，文件管理創新被視為發展的主要目標和方案之一，引起了廣大基層員工的關注。最后，通過定期會議，公告欄和其他溝通渠道，將歸檔管理創新和發展的目標，過程和方法告知的員工，并充分利用每位員工的價值觀和角色。

4 結語

隨著社會市場經濟體制的不斷完善，企業要跟上社會市場的發展就必須走深化改革的道路。由于文件管理是企業管理不可分割的重要組成部分，因此企業應在日常運營過程中認識到文件管理系統改革的重要性，并注意文件管理和信息集成法律體系的建立，并進行明智的整合。各種渠道的最新技術元素可優化公司文件信息資源的使用。這樣，它將改變新時代的企業運作狀態，使企業檔案管理系統更加規范和科學，提高內部檔案管理的整體質量，促進各個行業和領域的長遠發展。