關于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

陳 陽

（沈陽飛機工業(yè)（集團）有限公司，遼寧 沈陽 110034）

企業(yè)檔案管理必須不斷改革和創(chuàng)新，以更好地適應新的社會經濟形勢。另外，有必要增強企業(yè)獨立管理文件的能力，提高企業(yè)文件管理人員的專業(yè)素質，解放思想，使企業(yè)文件管理更加專業(yè)。此外，應使用先進的技術手段來簡化公司檔案的管理并提高可管理性。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中不可或缺的工作，只有通過科學合理的管理方法，檔案中的信息才能為企業(yè)發(fā)展做出貢獻。

1 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.1 適應新形勢的發(fā)展要求

隨著21世紀的到來，市場競爭越來越激烈。為了使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地，必須不斷提高自身的綜合實力，并緊跟發(fā)展的步伐和趨勢。時間。企業(yè)文件管理創(chuàng)新是一個結構化，復雜且長期的項目，需要大量的人員、材料和財務資源才能充分利用文件管理的價值和功能。因此，企業(yè)必須積極適應新形勢的發(fā)展要求，做好檔案管理創(chuàng)新工作，擴大發(fā)展空間。

1.2 提高檔案管理工作的效率要求

創(chuàng)新是一個國家的靈魂，是國家繁榮的無限動力。企業(yè)在實現(xiàn)文件管理創(chuàng)新時，可以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，并具有穩(wěn)定的發(fā)展勢頭。通過實踐和創(chuàng)新，可以提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質，提高檔案管理的效率和質量，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理體制現(xiàn)狀

在技術進步的浪潮中，社會市場經濟在不斷變化，雨后雨后春筍般冒出，各行各業(yè)的各個公司的崛起，公司之間的競爭越來越激烈，面臨著各個方面的挑戰(zhàn)。企業(yè)現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)不能滿足社會市場發(fā)展的客觀要求，并且現(xiàn)有問題的各個方面繼續(xù)出現(xiàn)。

一是：企業(yè)文件管理的想法是相反的。在傳統(tǒng)思維的影響下，公司領導和公司員工忽略了公司文件管理的重要性，錯誤地認為文件管理是一項服務保證任務，并不直接影響企業(yè)的運營效率。在這種情況下，操作員沒有根據(jù)實際情況制定科學而僵化的評估指標，以調動內部員工的積極性和主動性，并且存在組織檔案的組織，組織，使用和歸檔數(shù)據(jù)信息等各種問題，嚴重阻礙了公司的可持續(xù)發(fā)展。

二是：企業(yè)文件管理模型不是標準化的。當前，企業(yè)文件管理任務還沒有完善的，集成的文件管理系統(tǒng)，還沒有實現(xiàn)標準化，因此相關任務無法順利執(zhí)行。通常情況下，企業(yè)采用分散式檔案管理方法來降低自身的運營成本，減少內部檔案管理人員的數(shù)量。面向應用程序的關鍵歸檔文件已分發(fā)給其他部門，并且歸檔信息沒有得到充分的保護和丟失，使檔案信息資源利用率降低。

三是：文件管理的技術手段落后。在新時代，一些公司沒有高度應用各種新技術，并且沒有足夠的設備（例如文件歸檔），因此文件管理工作得很好。“現(xiàn)代和科學”的過程文件管理速度很慢，無法滿足社會市場的需求。

3 企業(yè)檔案管理體制改革策略

3.1 豐富檔案管理體制的方式

在我國市場化的推動下，舊的集中式文件所有權系統(tǒng)已經崩潰，文件所有權也發(fā)生了多樣化，因此公司必須開發(fā)各種可以適應各種文件管理的文件管理系統(tǒng)。在以前的計劃經濟系統(tǒng)中，我國的文件管理模型是集中式的，與黨政機關，企事業(yè)單位有關的所有文件都是統(tǒng)一管理的，但是集中式管理系統(tǒng)當時只能應用于經濟系統(tǒng)。當前，它不再適用于文件管理。由于社會主義經濟體制的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)和當前的文件管理所有權問題彼此不兼容，因此，在使用現(xiàn)有文件管理方法的情況下，企業(yè)必須在合法合規(guī)的前提下獲得更多所有權。通過允許企業(yè)根據(jù)自己的發(fā)展狀況選擇正確的文件管理模型，可以打破以前的集成管理的束縛，可以使用集中式管理和分布式管理，并結合這兩種方法來構建合適的管理模型。

3.2 不斷優(yōu)化新技術

社會的發(fā)展要求企業(yè)加強社會市場定位，根據(jù)時代發(fā)展規(guī)律進行變革，滿足社會發(fā)展的要求，在日益激烈的市場競爭中取得更好的發(fā)展。在企業(yè)檔案管理體制改革中，企業(yè)管理人員應繼續(xù)優(yōu)化信息技術，采用先進的技術手段提高檔案管理效率，實現(xiàn)信息資源共享，促進科學決策的順利實施。此外還應簡化管理過程和相關程序，減少工作量并充分利用企業(yè)文件管理的人力資源，并且使用新技術可以減少文件信息丟失的頻率。有效防止無形資產的流失，使企業(yè)檔案管理的內部工作更加順暢。

3.3 增強檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質

另外，由于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質對檔案管理工作的影響很大，因此提高檔案管理人員的整體素質和專業(yè)水平已成為提高檔案保存質量和效率的主要途徑。為了增強檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質，首先，必須從根本上改變檔案管理人員的整體素質差，因此公司必須嚴格檢查員工的能力和素質，作為衡量標準。在招聘過程中，選擇并雇用合適的員工。此外，為提高現(xiàn)有員工的整體素質和專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)應定期組織企業(yè)文化活動，定期宣傳檔案管理知識，進行員工培訓，以提高員工的技能、工作質量和工作效率。最后，規(guī)范相應的監(jiān)管管理體系，優(yōu)化原始文件管理系統(tǒng)及相關規(guī)范，確保文件管理的規(guī)范性，合法性和效率，以確保文件管理的質量。

3.4 加強領導人員的高度重視

只有引起領導者的注意，才能帶領基層員工積極參與檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。因此，第一步是增強領導者的高度興趣，使領導者意識到文件管理創(chuàng)新發(fā)展的重要性和價值，并積極參與學習和培訓。然后，結合公司的發(fā)展特點和現(xiàn)實條件，文件管理創(chuàng)新被視為發(fā)展的主要目標和方案之一，引起了廣大基層員工的關注。最后，通過定期會議，公告欄和其他溝通渠道，將歸檔管理創(chuàng)新和發(fā)展的目標，過程和方法告知的員工，并充分利用每位員工的價值觀和角色。

4 結語

隨著社會市場經濟體制的不斷完善，企業(yè)要跟上社會市場的發(fā)展就必須走深化改革的道路。由于文件管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分，因此企業(yè)應在日常運營過程中認識到文件管理系統(tǒng)改革的重要性，并注意文件管理和信息集成法律體系的建立，并進行明智的整合。各種渠道的最新技術元素可優(yōu)化公司文件信息資源的使用。這樣，它將改變新時代的企業(yè)運作狀態(tài)，使企業(yè)檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范和科學，提高內部檔案管理的整體質量，促進各個行業(yè)和領域的長遠發(fā)展。