淺談高校退休干部人事檔案的保管與利用

金 陽

（貴州師范大學組織部、黨校，貴州 貴陽 550000）

《干部人事檔案工作條例》中指出：干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。

干部人事檔案因其完整性、真實性、歷史性等特點，是組織選拔、培養、考察干部的參考。干部退休后，應該在政策范圍內，充分合理利用其人事檔案，連接退休干部與學校的橋梁，發揮退休干部的余熱，為學校發展作出貢獻。

1 學校退休干部人事檔案的現狀

1）檔案分類不清楚。學校自1941年成立至今已有八十年歷史，期間經過幾次變更、合并，部分干部人事檔案的分類已經模糊不清。離休、退休、死亡干部的人事檔案放在一起，檢索目錄未及時更新，導致工作人員在進行材料歸檔和檔案利用的時候，面臨很大的困難。

2）檔案材料收集不及時。干部人事檔案材料主要分為十類，《干部人事檔案工作條例》規定：材料形成部門應當按照相關規定審核材料，在材料形成后1個月內主動向相應的干部人事檔案工作機構移交。因為退休干部人事檔案的特殊性，許多材料未能及時歸檔。比如有的干部去世后，需要家庭成員信息辦理公證，但檔案里面并沒有相關信息，退休干部人事檔案沒有得到很好利用。

3）檔案記載信息不準確。由于歷史原因和個人意識等，部分退休干部的人事檔案信息記載不準確，比如名字出現音同字不同、曾用名的記載，導致檔案材料無法準確歸檔，甚至張冠李戴的情況，非常不利于退休干部人事檔案的管理和利用。

2 學校退休干部人事檔案的管理方法

1）規范制度，集中管理。學校制定《干部人事檔案保管和安全保密》制度，由干部人事檔案室集中統一管理全校教職工的干部人事檔案。干部退休后，其人事檔案沿用原來的保管方式，由干部人事檔案室集中管理。干部人事檔案的日常管理主要包括檔案建立、接收、保管、轉遞、信息化、統計和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等，因退休干部人事檔案的特殊性，日常管理集中于保管、歸檔和利用。

2）梳理目錄，快速查詢。學校按照預防為主、防治結合的要求，建立和維護科學合理的檔案存放秩序。退休干部人事檔案存放于檔案庫房的相關區域，并按照干部退休時間建立目錄索引，確保在使用過程中快速查找。

3）依法依規，規范查閱。學校制定《干部人事檔案查（借）閱制度》，查（借）閱退休干部人事檔案應當由離退休處兩人及以上的中共正式黨員，經校黨委組織部負責人批準后，持《干部人事檔案查閱審批表》到干部人事檔案室查閱。特殊情況下確需復制、摘錄干部人事檔案材料的，須事先在《干部人事檔案查閱審批表》中列出需要復制的材料明細，經校黨委組織部負責人批準后按規定程序復制、摘錄。

3 工作成效

提高站位，助力學校編纂口述校史。八十年校慶來臨之際，學校檔案館努力推進口述校史項目，計劃對一批老干部進行口述校史的訪談。干部人事檔案室協助檔案館查閱了離退休干部的人事檔案，通過提供的履歷、自傳、學籍、科研、獎勵、黨團等材料，檔案館基本掌握了受訪者的成長、成才、工作經歷等背景信息，提高了訪談效率和質量。

轉變觀念，協助辦理退休干部相關事項。干部人事檔案室利用工作強化服務理念，嚴格利用程序。退休干部本人及其親屬辦理公證事項，按照學校《干部人事檔案查（借）閱制度》，申請查閱、復制、摘錄檔案材料。

4 工作啟示

1）遵守規章制度，明確責任意識。干部人事檔案工作具有很強的政策性和保密性，檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養、作風正派、腳踏實地、責任心強，在工作中必須遵守干部人事檔案管理工作的各項規章制度。退休干部的個人檔案因情況特殊，部分材料未能及時歸檔，工作人員要明確責任，嚴格落實學校《干部人事檔案材料的收集歸檔制度》，督促檔案材料形成單位及時歸檔，確保檔案的齊全完備。

2）加強政策學習，提升業務水平。退休干部人事檔案因年代久遠，部分材料缺失嚴重，信息填寫有誤，對檔案的利用造成了很大的困難。作為干部人事檔案的工作人員，應該加強相關政策法規學習，切實履行好材料收集、歸檔和鑒別制度，更好地利用退休干部人事檔案。

3）加強業務宣傳，提高檔案意識。干部人事檔案是黨和國家的重要執政資源，是干部個人成長經歷的真實反映，其重要性不言而喻。但是長久以來，大部分人的檔案意識比較薄弱，干部人事檔案工作未能得到重視。作為干部人事檔案工作人員，應該調查研究全校干部人事檔案工作情況，制定和完善規章制度，做好干部人事檔案的業務建設和業務指導，并加強業務宣傳。

4）創新工作機制，完善工作內容。退休干部人事檔案沿用干部人事檔案管理機制體制，管理手段仍以傳統的手工操作為主，缺乏編研，不能建立有效的干部信息數據庫，未能提高退休干部人事檔案的利用率。部分離退休干部已經死亡，但其干部人事檔案未按照規定進行移交。針對上述情況，工作人員應該要主動思考，主動作為，不斷創新管理機制，提高檔案的利用率。

在今后的工作中我們將積極致力于建立退休干部人事檔案工作長效機制，完善退休干部人事檔案材料收集，強化人事檔案日常動態管理，使干部人事檔案管理工作再上新水平，再登新臺階。