水文工程檔案管理工作探討

劉 雅

（湖北省天門市水文水資源勘測局，湖北 天門 431700）

水文工程檔案是在水文工程建設(shè)過程中形成的，具有重要的保管和利用價值的工程信息及數(shù)據(jù)資料，是后期進(jìn)行工程審驗的重要依據(jù)。隨著我國水文基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程數(shù)量的增多，工程投資大、建設(shè)周期長、施工環(huán)節(jié)復(fù)雜，給水文工程檔案管理工作提出了更高的要求。在水文工程建設(shè)的過程中，建設(shè)單位既需要嚴(yán)格把控工程質(zhì)量，同時還要監(jiān)控施工進(jìn)度，協(xié)調(diào)與施工單位、設(shè)計單位之間的關(guān)系，這就使得建設(shè)單位容易忽視檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致文件資料收集不夠全面、及時，甚至使一些重要資料丟失，不能充分挖掘檔案這一重要信息資源的價值，影響我國水利事業(yè)的健康發(fā)展[1]。因此，我們有必要指出當(dāng)前水文工程檔案管理中的問題，提出有針對性的意見和建議。

1 水文工程檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏健全的水文工程檔案管理制度

水文工程檔案管理制度的缺失主要就體現(xiàn)在以下幾個方面：首先是缺乏完善的工程歸檔管理制度。對于應(yīng)當(dāng)歸檔管理的信息、文件、資料內(nèi)容不夠明確，格式不夠統(tǒng)一和規(guī)范，使得案卷質(zhì)量較低[2]。其次是缺乏部門協(xié)作機制。水文工程檔案管理涉及工程建設(shè)方方面面的內(nèi)容，需要進(jìn)行全面的信息資料收集，但是檔案管理部門及其工作人員的職責(zé)范圍和話語權(quán)是有限的，如果不能及時得到其他部門的配合，就無法深入了解工程的各個環(huán)節(jié)，容易造成檔案材料的缺失。最后是缺乏規(guī)范的檔案查閱制度。在進(jìn)行檔案信息查閱和調(diào)取的過程中，缺乏明確的流程和手續(xù)，不能很好的對檔案進(jìn)行保護(hù)，還有可能存在人為篡改信息的情況，嚴(yán)重影響水文工程檔案的真實性。

1.2 水文工程檔案管理的信息化建設(shè)水平低下

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，信息交流和傳遞的方式發(fā)生了極大的變化，信息載體日益多元化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行管理的過程中，會耗費更多的人力和物力，需要建立專門的檔案室，并且做好防潮防蟲等的工作，即便如此，紙質(zhì)檔案資料也會隨著時間的流逝出現(xiàn)紙張發(fā)霉、腐爛等的問題。新時期的檔案管理工作，需要實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化[3]。但是在實際的水文工程檔案管理中，更多的還是進(jìn)行紙質(zhì)文件的收集和整理，缺乏信息化管理，忽視水文工程信息數(shù)據(jù)的動態(tài)采集，對于一些基于BIM等技術(shù)的三維圖紙和設(shè)計模型不能有效歸檔，導(dǎo)致檔案管理與先進(jìn)的工程技術(shù)之間不相匹配，降低了水文工程檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.3 水文工程檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

水文工程檔案管理相比于一般的文書檔案管理，其專業(yè)性要求更高，需要檔案管理人員掌握一定的工程管理知識和水文知識，但是實際的水文工程檔案管理工作仍然是由辦公室管理人員負(fù)責(zé)，不能很好地根據(jù)工程建設(shè)現(xiàn)狀和需求進(jìn)行檔案信息的補充和調(diào)整。此外，由于檔案管理人員普遍缺乏服務(wù)意識，不能主動地進(jìn)行信息資源開發(fā)，造成信息資源的浪費。

2 水文工程檔案管理工作的優(yōu)化策略研究

2.1 健全和完善水文工程檔案管理規(guī)章制度

要提升水文工程檔案管理工作的質(zhì)量，提高檔案管理的規(guī)范化水平，關(guān)鍵就在于健全和完善水文工程檔案管理的規(guī)章制度。首先，工程建設(shè)單位要建立必要的責(zé)任機制。建設(shè)單位要重視部門機構(gòu)的設(shè)置，成立專門的水文工程檔案管理部門，明確部門職責(zé)和檔案管理的責(zé)任，并且實行專人負(fù)責(zé)制和崗位責(zé)任制，一旦出現(xiàn)檔案信息資料丟失、泄漏等的問題，進(jìn)行嚴(yán)肅地追責(zé)，同時配套相應(yīng)的激勵機制，調(diào)動檔案管理人員的積極性，確保檔案管理工作的有效落實。其次，水文工程建設(shè)單位要建立嚴(yán)格的歸檔管理制度[4]。對于文件資料要明確其歸檔的時間、范圍、內(nèi)容、格式，對歸檔文件進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致的審核，保證歸檔的統(tǒng)一性和完整性。再次，要建立相應(yīng)的檔案管理部門協(xié)同機制，各部門要積極配合水文工程檔案資料的收集和整理，根據(jù)檔案管理部門的要求，及時進(jìn)行信息傳遞，否則追求相關(guān)部門的責(zé)任。最后，要建立健全水文工程檔案查閱制度，設(shè)立嚴(yán)格的檔案查閱流程，對于重要的文件資料進(jìn)行復(fù)印，使用復(fù)印件進(jìn)行查閱，保護(hù)原始資料，對有保密需求的文件資料實行嚴(yán)格的審批登記，執(zhí)行保密管理的有關(guān)規(guī)定。

2.2 加強水文工程檔案管理的信息化建設(shè)

要做好新時期的水文工程檔案管理工作，就要結(jié)合時代特征，加快水文工程檔案管理的信息化建設(shè)。首先，水文工程建設(shè)單位要創(chuàng)新檔案管理的方式方法，投入專項資金和技術(shù)，搭建檔案管理的綜合信息平臺，引入各類軟硬件設(shè)備，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)化。其次，建設(shè)單位要利用這一檔案管理的信息平臺實現(xiàn)對水文工程檔案信息、資料的動態(tài)化收集和整理，各參建單位及相關(guān)部門可以直接在這一平臺上進(jìn)行文檔信息的編輯、整理和上傳，提升部門溝通的便利性，同時降低檔案管理的難度。最后，在進(jìn)行水文工程檔案信息化建設(shè)的過程中，要注意完善檔案信息資料，重視對工程建設(shè)三維圖紙、模型、視頻資料等的整理[5]，提升工程檔案的完整性和可借鑒性。

2.3 提高水文工程檔案管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)

水文工程建設(shè)單要實現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)提升，首先就要從專業(yè)性的角度出發(fā)，引進(jìn)和培養(yǎng)具備工程管理能力和水文專業(yè)基礎(chǔ)知識的復(fù)合型檔案管理人才，熟悉水文工程建設(shè)各節(jié)點的專業(yè)知識，從而確保工程信息質(zhì)量。其次，建設(shè)單位要針對檔案管理人員組織必要的培訓(xùn)，尤其是關(guān)于電子檔案的管理、歸檔以及檔案管理軟件系統(tǒng)的操作應(yīng)用，提升檔案管理人員的信息化適應(yīng)能力。最后，要注意培養(yǎng)水文工程檔案管理人員的主動服務(wù)意識，結(jié)合檔案信息系統(tǒng)的檢索需求，根據(jù)水文工程的建設(shè)年份、項目內(nèi)容等編制檢測目錄、專題目錄、文件目錄等，供使用者進(jìn)行精準(zhǔn)、快速地檢索查詢[6]。同時可以對現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行整合，主動地參與編寫水文工程建設(shè)參考資料，比如《水文工程大事記》、《水文工程技術(shù)盤點》等，切實提升水文工程檔案的利用價值。

3 結(jié)語

綜上，水文工程檔案管理作為水文工程項目管理的重要組成部分，不可忽視其重要性，要從制度、方法、人才等多個角度入手，健全和完善水文工程檔案管理體系，提升水文工程檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、科學(xué)化水平。