水文工程檔案管理工作探討

劉 雅

（湖北省天門市水文水資源勘測局，湖北 天門 431700）

水文工程檔案是在水文工程建設過程中形成的，具有重要的保管和利用價值的工程信息及數據資料，是后期進行工程審驗的重要依據。隨著我國水文基礎設施建設工程數量的增多，工程投資大、建設周期長、施工環節復雜，給水文工程檔案管理工作提出了更高的要求。在水文工程建設的過程中，建設單位既需要嚴格把控工程質量，同時還要監控施工進度，協調與施工單位、設計單位之間的關系，這就使得建設單位容易忽視檔案管理工作的重要性，導致文件資料收集不夠全面、及時，甚至使一些重要資料丟失，不能充分挖掘檔案這一重要信息資源的價值，影響我國水利事業的健康發展[1]。因此，我們有必要指出當前水文工程檔案管理中的問題，提出有針對性的意見和建議。

1 水文工程檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏健全的水文工程檔案管理制度

水文工程檔案管理制度的缺失主要就體現在以下幾個方面：首先是缺乏完善的工程歸檔管理制度。對于應當歸檔管理的信息、文件、資料內容不夠明確，格式不夠統一和規范，使得案卷質量較低[2]。其次是缺乏部門協作機制。水文工程檔案管理涉及工程建設方方面面的內容，需要進行全面的信息資料收集，但是檔案管理部門及其工作人員的職責范圍和話語權是有限的，如果不能及時得到其他部門的配合，就無法深入了解工程的各個環節，容易造成檔案材料的缺失。最后是缺乏規范的檔案查閱制度。在進行檔案信息查閱和調取的過程中，缺乏明確的流程和手續，不能很好的對檔案進行保護，還有可能存在人為篡改信息的情況，嚴重影響水文工程檔案的真實性。

1.2 水文工程檔案管理的信息化建設水平低下

隨著信息技術的發展和互聯網絡的普及，信息交流和傳遞的方式發生了極大的變化，信息載體日益多元化。傳統的紙質檔案在進行管理的過程中，會耗費更多的人力和物力，需要建立專門的檔案室，并且做好防潮防蟲等的工作，即便如此，紙質檔案資料也會隨著時間的流逝出現紙張發霉、腐爛等的問題。新時期的檔案管理工作，需要實現由紙質檔案向電子檔案的轉化[3]。但是在實際的水文工程檔案管理中，更多的還是進行紙質文件的收集和整理，缺乏信息化管理，忽視水文工程信息數據的動態采集，對于一些基于BIM等技術的三維圖紙和設計模型不能有效歸檔，導致檔案管理與先進的工程技術之間不相匹配，降低了水文工程檔案管理的質量和效率。

1.3 水文工程檔案管理人員綜合素質有待提升

水文工程檔案管理相比于一般的文書檔案管理，其專業性要求更高，需要檔案管理人員掌握一定的工程管理知識和水文知識，但是實際的水文工程檔案管理工作仍然是由辦公室管理人員負責，不能很好地根據工程建設現狀和需求進行檔案信息的補充和調整。此外，由于檔案管理人員普遍缺乏服務意識，不能主動地進行信息資源開發，造成信息資源的浪費。

2 水文工程檔案管理工作的優化策略研究

2.1 健全和完善水文工程檔案管理規章制度

要提升水文工程檔案管理工作的質量，提高檔案管理的規范化水平，關鍵就在于健全和完善水文工程檔案管理的規章制度。首先，工程建設單位要建立必要的責任機制。建設單位要重視部門機構的設置，成立專門的水文工程檔案管理部門，明確部門職責和檔案管理的責任，并且實行專人負責制和崗位責任制，一旦出現檔案信息資料丟失、泄漏等的問題，進行嚴肅地追責，同時配套相應的激勵機制，調動檔案管理人員的積極性，確保檔案管理工作的有效落實。其次，水文工程建設單位要建立嚴格的歸檔管理制度[4]。對于文件資料要明確其歸檔的時間、范圍、內容、格式，對歸檔文件進行嚴格細致的審核，保證歸檔的統一性和完整性。再次，要建立相應的檔案管理部門協同機制，各部門要積極配合水文工程檔案資料的收集和整理，根據檔案管理部門的要求，及時進行信息傳遞，否則追求相關部門的責任。最后，要建立健全水文工程檔案查閱制度，設立嚴格的檔案查閱流程，對于重要的文件資料進行復印，使用復印件進行查閱，保護原始資料，對有保密需求的文件資料實行嚴格的審批登記，執行保密管理的有關規定。

2.2 加強水文工程檔案管理的信息化建設

要做好新時期的水文工程檔案管理工作，就要結合時代特征，加快水文工程檔案管理的信息化建設。首先，水文工程建設單位要創新檔案管理的方式方法，投入專項資金和技術，搭建檔案管理的綜合信息平臺，引入各類軟硬件設備，實現紙質檔案管理向電子檔案管理的轉化。其次，建設單位要利用這一檔案管理的信息平臺實現對水文工程檔案信息、資料的動態化收集和整理，各參建單位及相關部門可以直接在這一平臺上進行文檔信息的編輯、整理和上傳，提升部門溝通的便利性，同時降低檔案管理的難度。最后，在進行水文工程檔案信息化建設的過程中，要注意完善檔案信息資料，重視對工程建設三維圖紙、模型、視頻資料等的整理[5]，提升工程檔案的完整性和可借鑒性。

2.3 提高水文工程檔案管理人員專業能力和綜合素質

水文工程建設單要實現檔案管理人員的專業能力和素質提升，首先就要從專業性的角度出發，引進和培養具備工程管理能力和水文專業基礎知識的復合型檔案管理人才，熟悉水文工程建設各節點的專業知識，從而確保工程信息質量。其次，建設單位要針對檔案管理人員組織必要的培訓，尤其是關于電子檔案的管理、歸檔以及檔案管理軟件系統的操作應用，提升檔案管理人員的信息化適應能力。最后，要注意培養水文工程檔案管理人員的主動服務意識，結合檔案信息系統的檢索需求，根據水文工程的建設年份、項目內容等編制檢測目錄、專題目錄、文件目錄等，供使用者進行精準、快速地檢索查詢[6]。同時可以對現有的檔案信息資源進行整合，主動地參與編寫水文工程建設參考資料，比如《水文工程大事記》、《水文工程技術盤點》等，切實提升水文工程檔案的利用價值。

3 結語

綜上，水文工程檔案管理作為水文工程項目管理的重要組成部分，不可忽視其重要性，要從制度、方法、人才等多個角度入手，健全和完善水文工程檔案管理體系，提升水文工程檔案管理的專業化、規范化、科學化水平。