提升檔案管理科學(xué)化水平的一些思考

陳德一

（山東省單縣民營(yíng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

一個(gè)單位對(duì)于檔案管理工作的水平會(huì)直接對(duì)其的發(fā)展和運(yùn)行造成影響。而在我國(guó)社會(huì)信息化技術(shù)迅速發(fā)展的今天，對(duì)于提升檔案管理科學(xué)化的水平提供了很多的新機(jī)遇，但是也同樣帶來了挑戰(zhàn)。因此，本人作為一名山東省單縣民營(yíng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)中心的工作人員，我覺得應(yīng)該對(duì)于管理的理念要進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對(duì)于制度要進(jìn)行完善，并且還要把一些新的技術(shù)主動(dòng)的運(yùn)用進(jìn)去，進(jìn)而提出了一些自己關(guān)于提升檔案管理科學(xué)化水平的思考。

1 目前檔案管理當(dāng)中存在的問題

1）硬件設(shè)施不完善。現(xiàn)在還有許多單位對(duì)于檔案室里面的作用設(shè)施還有硬件等都存在不完善不齊全的情況，并且檔案室的環(huán)境潮濕、狹窄。一旦當(dāng)檔案多的時(shí)候，對(duì)于整個(gè)檔案室的整體整潔程度以及檔案室的美觀度都會(huì)造成很大的影響，并且在檔案管理的單位當(dāng)中對(duì)于“六防”設(shè)備來說還并不完善，這樣就會(huì)直接造成檔案的材料發(fā)生霉變還有蟲蛀等現(xiàn)象[1]。因?yàn)閱挝粰n案室的設(shè)施、環(huán)境以及硬件等不完善，所以也就對(duì)檔案管理的水平造成了直接的影響。

2）管理理念落后。就我國(guó)目前的檔案管理來看，許多人沒有真正的認(rèn)識(shí)和理解檔案管理工作，甚至還會(huì)存在一些偏見，很對(duì)人對(duì)于檔案管理工作的理解就是對(duì)檔案進(jìn)行收集、歸納以及整理的工作，并沒有對(duì)檔案管理工作的重視進(jìn)行真正意義上的理解，由于沒有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，所以就是致使了檔案管理工作的工作質(zhì)量還有效果并不是很好，更甚至?xí)蟹笱芰耸碌那闆r出現(xiàn)，這些也是由于管理理念落后的原因而造成的，所以對(duì)于現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求來說，部分單位的檔案管理工作還不能對(duì)比進(jìn)行滿足。

3）檔案管理人員綜合素質(zhì)低。對(duì)于檔案的信息來說，其更新的速度越來越快，因此，對(duì)于檔案管理的工作也越來越重視。為了更好的完成檔案管理的工作，所以對(duì)于檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)要求也越來越高，這樣才可以對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的需求進(jìn)行適應(yīng)。檔案管理人員的工作綜合素質(zhì)能力以及專業(yè)的水平會(huì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量以及效率造成直接的影響，對(duì)于檔案事業(yè)的持續(xù)健康的發(fā)展來說也會(huì)有著重要的影響[2]。然而，現(xiàn)在我國(guó)的檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和科學(xué)化水平之間還有著一定程度的距離。

4）人才流動(dòng)率高。受到我國(guó)現(xiàn)在社會(huì)大環(huán)境的影響，出現(xiàn)了很大的人才流動(dòng)率，這也是當(dāng)今社會(huì)常見的現(xiàn)象。合理的人才流動(dòng)情況雖然可以為單位帶來新鮮的血液，然而對(duì)于檔案管理工作來說，人才的頻繁流動(dòng)會(huì)對(duì)檔案工作的日常維護(hù)帶來很大的影響，會(huì)造成檔案沒有及時(shí)的歸檔并造成檔案資料的大量堆積。

2 檔案管理科學(xué)化的重要性

1）促進(jìn)我國(guó)信息化發(fā)展。伴隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步以及我國(guó)科學(xué)技術(shù)的水平的不斷提高，信息化技術(shù)已經(jīng)滲入進(jìn)人們的日常生活當(dāng)中，也為人們的生活帶來很多的便利。所以在信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代之下，對(duì)于現(xiàn)代化的發(fā)展來說，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能對(duì)此進(jìn)行滿足了[3]。所以為了使檔案管理工作可以更加的科學(xué)化，就需要將檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化以及網(wǎng)絡(luò)化作為實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，只有這樣才可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化管理，并且可以與飛速發(fā)展的社會(huì)相適應(yīng)。

2）推進(jìn)檔案事業(yè)良好健康的發(fā)展。在現(xiàn)在的檔案日常管理當(dāng)中還是存在著一些問題，例如檔案種類多還有資料多等，這些都會(huì)增加檔案整理工作的難度，進(jìn)而使得進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候就會(huì)有很多的人力物力的消耗，科學(xué)化的檔案管理對(duì)于檔案的管理工作來說，有助于推進(jìn)檔案事業(yè)健康可持續(xù)的發(fā)展。

3）可以提高文化水平。檔案的管理工作對(duì)于我國(guó)的文化建設(shè)來說是十分重要也是必要的一項(xiàng)工作，檔案有著很多的形式，并且也有著非常豐富的檔案資料內(nèi)容，內(nèi)容涉及的范圍非常廣，并且將我國(guó)的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化完美的體現(xiàn)了出來[4]。所以，對(duì)于檔案管理的科學(xué)化水平進(jìn)行提升，就可以有效的提高我國(guó)的文化水平，進(jìn)而使檔案資料的使用率有效的提升，發(fā)揮出其最大的價(jià)值。

3 提升檔案管理科學(xué)化水平的一些思考策略

1）建立科學(xué)的檔案管理相關(guān)制度。作為檔案管理當(dāng)中重要的一個(gè)工作就是建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制，同時(shí)所建立的檔案管理機(jī)制需要適應(yīng)我國(guó)的發(fā)展國(guó)情，因此就需要改變檔案管理的傳統(tǒng)管理理念，對(duì)于工作的責(zé)任制要加強(qiáng)，并且要依據(jù)工作性質(zhì)以及崗位的不同，來采取定責(zé)定崗的管理機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，還有制定相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，完善檔案管理制度，要對(duì)檔案管理的工作的落實(shí)以及監(jiān)督加強(qiáng)，進(jìn)而建立科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理制度。

2）培養(yǎng)工作人員綜合素質(zhì)能力。檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展以及信息化的逐漸普及，更需要加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)化以及信息化，對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要進(jìn)行培養(yǎng)，進(jìn)而提高檔案管理工作人員的綜合能力，對(duì)于檔案管理的科學(xué)化要適應(yīng)，并且建立起一支高素質(zhì)現(xiàn)代科學(xué)化的檔案管理人才隊(duì)伍[5]。可以采取定期對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的工作能力，還要對(duì)優(yōu)秀的員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，并帶動(dòng)工作人員對(duì)于培訓(xùn)參與的積極性，保證檔案管理的工作可以有效的開展。

3）提高檔案管理工作的科學(xué)水平及效率。要想有效的提升檔案管理科學(xué)化水平首先需要去做的事情就是對(duì)檔案保管的環(huán)境進(jìn)行改善，并且對(duì)于基礎(chǔ)配套的硬件以及設(shè)施的投入要加大力度，建立一個(gè)綜合的現(xiàn)代化檔案室。同時(shí)，還有對(duì)檔案管理工作展開有效的監(jiān)管工作，并且要對(duì)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，加快設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，使得檔案管理更具有多樣化以及現(xiàn)代化。除此以外，還有將現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分的運(yùn)用，建立一個(gè)自動(dòng)化檔案，并配備與之相對(duì)應(yīng)的電子檔案室，將檔案管理工作的科學(xué)水平以及效率有效的提高。

4）完善檔案管理評(píng)估機(jī)制。為了推進(jìn)檔案管理工作可以科學(xué)化的展開以及有效的管理，就需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、科學(xué)手段以及技術(shù)，以此來確保收集、歸檔、整理以及保存等各個(gè)環(huán)節(jié)都可以順利展開[6]。所以要將檔案的利用以及開發(fā)加強(qiáng)力度，對(duì)于檔案管理工作要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，建立完善檔案管理評(píng)估機(jī)制，使得檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都可以被有效的評(píng)估和管理，進(jìn)而使得檔案管理工作的質(zhì)量以及工作的效率有效的提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展以及科學(xué)水平的不斷提高，檔案的重要也越來越明顯，而對(duì)于檔案管理的水平也提出了更高的要求。因此，為了使得檔案工作可以更好的發(fā)展，就需要提升檔案管理科學(xué)化的水平，轉(zhuǎn)變管理的理念，提高管理人員的綜合素養(yǎng)，進(jìn)而將檔案管理科學(xué)化的水平全面的提升，將檔案的價(jià)值以及作用最大程度的發(fā)揮出來。