關于事業單位檔案管理工作的思考研究

林雙靜

（吉林省雙遼市退役軍人服務中心，吉林 雙遼 136400）

事業單位是我國經濟社會發展的重要組成部分。事業單位的發展與檔案管理的有效發展息息相關。檔案管理是事業單位發展的重要組成部分。現在，事業單位的檔案管理工作并不樂觀，仍然存在未解決的問題，這對事業單位的發展產生了巨大的影響，需要事業單位有效地改善和完善檔案管理，創新并不斷提高檔案管理水平，讓事業單位在新時期可以健康的發展。

1 事業單位檔案工作面臨的主要問題

1.1 檔案管理人員素質需要進行提升

工作人員整體素質較低，這是檔案管理不善實施的主要因素。一些單位負責人傾向于強調經濟利益，而忽略了日常檔案管理工作，認為檔案管理并不能幫助單位取得更大的經濟效益，導致檔案管理工作中缺乏人力、物力和資金的支持。在日常工作中，大多數檔案管理工作都被忽略了，因此一些員工認為，只要確保檔案數據的完整性并防止數據丟失就足夠了，所以在檔案工作管理中工作的有效性比較低。

1.2 檔案管理模式與實際工作不符

當前，事業單位的檔案管理方式與實際情況不符，所需的硬件設施不足。日常的檔案管理工作中仍使用比較傳統的手動統計信息管理方法。由于單位內部有很多內部檔案管理材料，因此這種廣泛的管理模式不可避免地增加了工作人員的工作量，影響了檔案管理工作的質量。使用手動統計管理方法很難實現檔案管理的最終目標。紙質檔案數據分類會消耗大量時間和精力，繁瑣而冗長的工作內容會增加員工出錯的可能性，并且無法保證檔案管理的水平和準確性。

1.3 檔案管理系統不完善

如今，檔案管理機制還不完善，職責劃分非常模糊，涉及的員工很容易引起工作問題和糾紛。事業單位的檔案數據編輯系統不夠詳細，檔案數據的使用與檔案歸檔標準之間存在差異，不僅增加了檔案管理人員的工作量，而且降低了檔案管理水平。另外，某些檔案管理部門的有關程序不健全，機密文件容易丟失，特別是對于重要檔案材料的借閱和審查程序不嚴格。事業單位的檔案管理在初期和后期的管理過程中，在放置和劃分方面都比較混亂，沒有嚴格遵守相關的規章制度。

1.4 信息化建設相對落后，利用率不高

隨著社會的不斷發展，信息技術在各個領域的應用越來越廣泛，信息建設已被應用在事業單位的檔案管理中，員工對信息技術的熟練程度不高，對于信息技術的利用率不高，對于事業單位的檔案管理效率也形成了制約。一些紙質檔案在使用過程中被損壞和丟失，嚴重影響后續使用。而且，由于缺乏專業的維護和管理人員，信息系統中存在許多漏洞，使得難以跟上檔案管理信息時代的步伐。

2 事業單位改善檔案管理工作效率的措施和建議

2.1 提高檔案管理意識

檔案全面記錄并反映了單位成立、建設和發展的歷史過程，是領導決策的基礎，是調查和審查工作過程的重要依據。首先，事業單位的管理者應提高對檔案管理重要性的認識，并積極對檔案管理進行相應的支持。二是在硬件設施和人員方面提供有力的支持，建立有效的管理體系，使檔案管理操作可以遵循相應的標準。第三是單位領導者必須提高對檔案管理工作的重視程度。第四是將檔案管理整合到個人和部門年度目標責任制度量標準中，以確保檔案管理水平的不斷提高。

2.2 完善檔案管理系統

事業單位為了建立與國家登記檔案管理相一致的管理制度，促進單位登記檔案管理制度的發展，事業單位應當認真研究和分析與國家檔案管理有關的法律法規。事業單位要學習國家頒布的《檔案法》等法律制度，建立與單位內部檔案管理相適應的管理制度，全面提高檔案管理質量，構建事業單位檔案管理的長效機制。

2.3 積極優化信息化管理

現代信息技術的集成和應用迅速提高了事業單位中檔案管理的效率和質量。事業單位應當將信息化改革作為檔案管理的重要方向和目標，并按照單位改革發展的要求，開展檔案管理信息化建設。符合條件的事業單位可以積極推進電子檔案管理，建立專門的網絡系統，可以充分處理在線電子檔案信息，大大節省了人力物力，提高了檔案的使用效率。檔案管理人員應認真學習電子信息技術和電子檔案管理技能，以更好地適應檔案管理的崗位職能要求。

在信息時代，為了使事業單位的檔案管理規范化和標準化，首先建立一個完整、現代化的檔案管理系統，并明確界定檔案管理人員的職責。在某些操作中，要嚴格執行各種文件管理操作，以減少非法檔案管理的可能性。其次，需要分類和管理不同類型的檔案，以便可以在后續的檔案重新調用過程中快速找到所需的檔案。在事業單位的日常管理工作中，檔案管理也應分為重要的管理工作內容，并隨著事業單位的實際發展，應制定詳細的管理工作計劃，并進行專業的小組管理。針對各種檔案管理問題，采取相應的措施，促進檔案管理的規范化和標準化。

2.4 加強檔案管理隊伍的建設

事業單位應進一步加強對檔案管理工作人員的教育和培訓，建立一支全面的、高素質的檔案管理隊伍。一是加強檔案管理人員的專業素質培訓。事業單位要認真組織工作人員學習有關法律法規，如《事業單位登記管理暫行條例》、《事業單位登記檔案管理辦法》、《檔案法》，達到事業單位檔案管理的要求，以滿足檔案管理的實際要求，實現規范化、科學化管理。二是檔案管理人員創新意識和創新能力的培養。創新是檔案管理科學和長期發展的核心。所有檔案管理員必須具有一定的創新能力，能夠在整個管理過程中執行創新意識，并能夠從根本上提高檔案服務的質量。第三，事業單位需要樹立開放的觀念，合格的部門可以根據業務需要選擇和聘用優秀的檔案管理人才，充實管理隊伍。

3 結語

檔案管理是事業單位管理的重點之一，在事業單位的發展和建設中發揮著積極的作用。事業單位要從根本上提高對檔案管理重要性的認識，增強檔案管理意識，完善管理制度，不斷規范和信息化事業單位檔案管理工作。