水利檔案電子化管理思考分析

王 巍

（唐山市陡河水庫事務(wù)中心，河北 唐山 063021）

水利工程的規(guī)模較大，且建設(shè)過程比較復(fù)雜。在這一環(huán)境之下，會產(chǎn)生較多的文件材料以及信息數(shù)據(jù)，這些材料與數(shù)據(jù)都應(yīng)獲得有效管理，將其制作成檔案，以此便于后續(xù)工作的開展。而檔案管理工作的展開，應(yīng)準確完成檔案資料的歸檔與整理，防止檔案丟失或者是檔案損壞等現(xiàn)象的方法。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存上存在一定的問題，長時間的保存會導(dǎo)致檔案風(fēng)化，直至破損。為了改善這一狀況，就應(yīng)逐步打造出電子化檔案，實現(xiàn)水利檔案的電子化管理，讓檔案調(diào)取與檔案保存更加便捷，使其逐步邁向信息化建設(shè)。

1 構(gòu)建水利檔案信息管理系統(tǒng)

水利檔案電子化管理的有效落實，離不開信息管理系統(tǒng)的支持，在打造檔案信息管理系統(tǒng)時，需要提前制定好統(tǒng)一的標準，讓檔案管理工作變得規(guī)范可行。并且，在設(shè)計水利檔案信息管理系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)實際的項目特點，讓系統(tǒng)操作變得更加簡單，使檔案數(shù)據(jù)庫的功能以及內(nèi)容滿足根本的使用需求，便于人們的數(shù)據(jù)查詢以及保存，能夠?qū)⒏黝悪n案數(shù)據(jù)進行整合歸類。在實際操作的過程中，需要對已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)完成二次審核，確保檔案信息的完整性，如果發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失的情況，應(yīng)及時完成補錄工作，并對已存檔案進行檢驗與校正。此外，檔案電子化管理實施的過程中，也不能拋棄了對傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的管理，在紙質(zhì)化檔案上也要做好保護與儲存工作[1]。

2 搭建大數(shù)據(jù)資源共享平臺

對于水利工程而言，在檔案數(shù)據(jù)上比較復(fù)雜，且許多的工程數(shù)據(jù)都存在著一定的聯(lián)系。在這一背景之下，所有的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當實現(xiàn)共享，便于相關(guān)人員對檔案數(shù)據(jù)的調(diào)取。若想實現(xiàn)這一目標，便可以搭建出大數(shù)據(jù)檔案資源管理平臺，運用信息化管理的方式，有效利用現(xiàn)存的檔案資源，使水利檔案電子化管理目標得以實現(xiàn)。首先，用搭建出開放且統(tǒng)一的檔案資源共享平臺，并優(yōu)化與完善其中的各項功能。在水利檔案資料的整合上，可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢完成各項工作，使一些新型功能與技術(shù)被開發(fā)挖掘出來，讓檔案資源共享平臺為人們提供更好的服務(wù)。其次，將電子化檔案資料都收集到共享平臺當中，完成水利檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展，提升檔案管理的有效性。此外，水利檔案電子化管理不單單是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案，同時還應(yīng)形成統(tǒng)一的規(guī)范與標準，按照水利工程的實際狀況，在各類檔案數(shù)據(jù)錄入時，采取統(tǒng)一格式、統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一目錄，最終保障檔案格式的一致，讓后續(xù)查詢以及應(yīng)用更加便利。

3 全面引進云服務(wù)以及云儲存

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，致使云服務(wù)技術(shù)以及云儲存技術(shù)出現(xiàn)在人們的視線中，也獲得了廣泛的應(yīng)用。在水利檔案電子化管理中，應(yīng)用云服務(wù)技術(shù)以及云儲存技術(shù)，能夠提升管理的根本作用價值。首先，對于水利檔案管理工作來說，相關(guān)的管理人員應(yīng)充分了解云儲存技術(shù)的作用價值，并學(xué)習(xí)以往的水利工程的管理經(jīng)驗，與相應(yīng)的單位進行溝通，將一些先進的云儲存服務(wù)器引入到實際工作中，使水利檔案在管理上以及儲存上更加便捷。其次，云服務(wù)在交互性上較強，可以顯著提升檔案利用率以及開發(fā)率。對此，在進行水利檔案電子化管理時，需要全面認識到多元化服務(wù)的根本價值，將云服務(wù)技術(shù)進行推廣，最終讓多種檔案管理需求得以滿足，保障各項水利檔案資源的安全性以及完整性[2]。

4 開展檔案信息安全管理

若想更好地完成水利檔案電子化管理這一工作，檔案管理人員就需要全面認識到安全管理的實際價值。首先，需要對所有的重要檔案進行備份，以此防止檔案丟失、檔案損壞等情況的發(fā)生，提升檔案信息管理的安全級別。其次，在應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)展開工作時，應(yīng)及時的更新系統(tǒng)，若顯示該系統(tǒng)存在安全風(fēng)險，需要使用殺毒軟件，將風(fēng)險進行排除，以免出現(xiàn)不必要的安全事故。此外，應(yīng)為檔案管理人員提供參加培訓(xùn)的機會，讓他們知道在進行檔案電子化管理時，應(yīng)具備較強的安全意識，掌握各項安全保護技能，以此及時找出檔案管理漏洞，并第一時間進行處理。最后，檔案管理部門還需打造出一套應(yīng)急處理機制，結(jié)合水利檔案電子化管理的實際狀況，對時常發(fā)生的電子化管理事故進行總結(jié)，最終制定出具有針對性的處理方案。在安全應(yīng)急預(yù)案上科學(xué)、可行，能夠處理好一些突發(fā)性事件，有助于水利檔案電子化管理工作的實施[3]。

5 結(jié)束語

綜上所述，水利檔案電子化管理，可以從根本上增強水利檔案管理的質(zhì)量以及效率，提升水利工程在經(jīng)濟效益以及社會效益上的獲取，最終推動我國水利事業(yè)的發(fā)展，讓各項民生基礎(chǔ)建設(shè)圓滿完成。此外，若想實現(xiàn)水利檔案電子化管理，需要長時間的堅持，不能遭遇一點磨難就放棄。而對于檔案管理人員來講，應(yīng)具備一定的信息化管理技術(shù)，在計算機操作上較為扎實，從而可以適應(yīng)當下電子化管理的各項內(nèi)容，使水利檔案獲得精準保存。此外，水利檔案管理應(yīng)打造出相應(yīng)的系統(tǒng)，利用電子化管理系統(tǒng)完成各項操作，讓檔案實現(xiàn)各部門的共享，為水利工程建設(shè)的開展提供依據(jù)。