水利檔案電子化管理思考分析

王 巍

（唐山市陡河水庫(kù)事務(wù)中心，河北 唐山 063021）

水利工程的規(guī)模較大，且建設(shè)過(guò)程比較復(fù)雜。在這一環(huán)境之下，會(huì)產(chǎn)生較多的文件材料以及信息數(shù)據(jù)，這些材料與數(shù)據(jù)都應(yīng)獲得有效管理，將其制作成檔案，以此便于后續(xù)工作的開(kāi)展。而檔案管理工作的展開(kāi)，應(yīng)準(zhǔn)確完成檔案資料的歸檔與整理，防止檔案丟失或者是檔案損壞等現(xiàn)象的方法。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存上存在一定的問(wèn)題，長(zhǎng)時(shí)間的保存會(huì)導(dǎo)致檔案風(fēng)化，直至破損。為了改善這一狀況，就應(yīng)逐步打造出電子化檔案，實(shí)現(xiàn)水利檔案的電子化管理，讓檔案調(diào)取與檔案保存更加便捷，使其逐步邁向信息化建設(shè)。

1 構(gòu)建水利檔案信息管理系統(tǒng)

水利檔案電子化管理的有效落實(shí)，離不開(kāi)信息管理系統(tǒng)的支持，在打造檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，需要提前制定好統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理工作變得規(guī)范可行。并且，在設(shè)計(jì)水利檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際的項(xiàng)目特點(diǎn)，讓系統(tǒng)操作變得更加簡(jiǎn)單，使檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的功能以及內(nèi)容滿足根本的使用需求，便于人們的數(shù)據(jù)查詢以及保存，能夠?qū)⒏黝悪n案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合歸類。在實(shí)際操作的過(guò)程中，需要對(duì)已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)完成二次審核，確保檔案信息的完整性，如果發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失的情況，應(yīng)及時(shí)完成補(bǔ)錄工作，并對(duì)已存檔案進(jìn)行檢驗(yàn)與校正。此外，檔案電子化管理實(shí)施的過(guò)程中，也不能拋棄了對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的管理，在紙質(zhì)化檔案上也要做好保護(hù)與儲(chǔ)存工作[1]。

2 搭建大數(shù)據(jù)資源共享平臺(tái)

對(duì)于水利工程而言，在檔案數(shù)據(jù)上比較復(fù)雜，且許多的工程數(shù)據(jù)都存在著一定的聯(lián)系。在這一背景之下，所有的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)共享，便于相關(guān)人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)的調(diào)取。若想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，便可以搭建出大數(shù)據(jù)檔案資源管理平臺(tái)，運(yùn)用信息化管理的方式，有效利用現(xiàn)存的檔案資源，使水利檔案電子化管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。首先，用搭建出開(kāi)放且統(tǒng)一的檔案資源共享平臺(tái)，并優(yōu)化與完善其中的各項(xiàng)功能。在水利檔案資料的整合上，可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)完成各項(xiàng)工作，使一些新型功能與技術(shù)被開(kāi)發(fā)挖掘出來(lái)，讓檔案資源共享平臺(tái)為人們提供更好的服務(wù)。其次，將電子化檔案資料都收集到共享平臺(tái)當(dāng)中，完成水利檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展，提升檔案管理的有效性。此外，水利檔案電子化管理不單單是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案，同時(shí)還應(yīng)形成統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，按照水利工程的實(shí)際狀況，在各類檔案數(shù)據(jù)錄入時(shí)，采取統(tǒng)一格式、統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一目錄，最終保障檔案格式的一致，讓后續(xù)查詢以及應(yīng)用更加便利。

3 全面引進(jìn)云服務(wù)以及云儲(chǔ)存

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，致使云服務(wù)技術(shù)以及云儲(chǔ)存技術(shù)出現(xiàn)在人們的視線中，也獲得了廣泛的應(yīng)用。在水利檔案電子化管理中，應(yīng)用云服務(wù)技術(shù)以及云儲(chǔ)存技術(shù)，能夠提升管理的根本作用價(jià)值。首先，對(duì)于水利檔案管理工作來(lái)說(shuō)，相關(guān)的管理人員應(yīng)充分了解云儲(chǔ)存技術(shù)的作用價(jià)值，并學(xué)習(xí)以往的水利工程的管理經(jīng)驗(yàn)，與相應(yīng)的單位進(jìn)行溝通，將一些先進(jìn)的云儲(chǔ)存服務(wù)器引入到實(shí)際工作中，使水利檔案在管理上以及儲(chǔ)存上更加便捷。其次，云服務(wù)在交互性上較強(qiáng)，可以顯著提升檔案利用率以及開(kāi)發(fā)率。對(duì)此，在進(jìn)行水利檔案電子化管理時(shí)，需要全面認(rèn)識(shí)到多元化服務(wù)的根本價(jià)值，將云服務(wù)技術(shù)進(jìn)行推廣，最終讓多種檔案管理需求得以滿足，保障各項(xiàng)水利檔案資源的安全性以及完整性[2]。

4 開(kāi)展檔案信息安全管理

若想更好地完成水利檔案電子化管理這一工作，檔案管理人員就需要全面認(rèn)識(shí)到安全管理的實(shí)際價(jià)值。首先，需要對(duì)所有的重要檔案進(jìn)行備份，以此防止檔案丟失、檔案損壞等情況的發(fā)生，提升檔案信息管理的安全級(jí)別。其次，在應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)展開(kāi)工作時(shí)，應(yīng)及時(shí)的更新系統(tǒng)，若顯示該系統(tǒng)存在安全風(fēng)險(xiǎn)，需要使用殺毒軟件，將風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排除，以免出現(xiàn)不必要的安全事故。此外，應(yīng)為檔案管理人員提供參加培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓他們知道在進(jìn)行檔案電子化管理時(shí)，應(yīng)具備較強(qiáng)的安全意識(shí)，掌握各項(xiàng)安全保護(hù)技能，以此及時(shí)找出檔案管理漏洞，并第一時(shí)間進(jìn)行處理。最后，檔案管理部門還需打造出一套應(yīng)急處理機(jī)制，結(jié)合水利檔案電子化管理的實(shí)際狀況，對(duì)時(shí)常發(fā)生的電子化管理事故進(jìn)行總結(jié)，最終制定出具有針對(duì)性的處理方案。在安全應(yīng)急預(yù)案上科學(xué)、可行，能夠處理好一些突發(fā)性事件，有助于水利檔案電子化管理工作的實(shí)施[3]。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，水利檔案電子化管理，可以從根本上增強(qiáng)水利檔案管理的質(zhì)量以及效率，提升水利工程在經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益上的獲取，最終推動(dòng)我國(guó)水利事業(yè)的發(fā)展，讓各項(xiàng)民生基礎(chǔ)建設(shè)圓滿完成。此外，若想實(shí)現(xiàn)水利檔案電子化管理，需要長(zhǎng)時(shí)間的堅(jiān)持，不能遭遇一點(diǎn)磨難就放棄。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，應(yīng)具備一定的信息化管理技術(shù)，在計(jì)算機(jī)操作上較為扎實(shí)，從而可以適應(yīng)當(dāng)下電子化管理的各項(xiàng)內(nèi)容，使水利檔案獲得精準(zhǔn)保存。此外，水利檔案管理應(yīng)打造出相應(yīng)的系統(tǒng)，利用電子化管理系統(tǒng)完成各項(xiàng)操作，讓檔案實(shí)現(xiàn)各部門的共享，為水利工程建設(shè)的開(kāi)展提供依據(jù)。