淺析流動人員人事檔案管理中存在的問題及對策

石曉峰 姜言成

（昌邑市公共就業和人才服務中心，山東 濰坊 261300）

隨著市場經濟的逐步發展，以前國有企業和集體企業的單一企業檔案管理格局隨著民營企業、合資企業、股份制企業等企業不斷加入而打破，就業渠道增加，人員流動頻繁，為使全市1300多家無檔案管理權限的單位職工和個人檔案得到妥善保管和利用，由人社局下設人事檔案服務中心管理流動人員人事檔案。目前我市共管理流動人員檔案8萬多份，2020年新增6千余份，保障了人才合理流動，減輕了企業管理負擔，進一步激發了市場經濟活力。但也要看到由于流動人員人事檔案管理基數大、人員流動性強、管理機構多樣也存在著一些問題。

1 流動人員人事檔案管理過程中出現的問題

1.1 一人多檔問題

流動人員人事檔案一般由其戶籍地或用工單位所在地人才交流機構及其授權部門保管，這種多地多部門管轄易造成檔案分散。由于個人檔案意識淡薄對人事檔案重要性理解不足，很多人不知道自己檔案在何處存放，由于單位對于檔案材料的保管和歸檔不規范，為新就職員工重新建立職工檔案，而以前的職工檔案或大中專學生檔案存放于當地公共就業和人才服務中心，造成一人多檔現象的出現。依托于山東省公共就業和人才服務信息系統的開發使用和人員基本信息的逐步完善，一人多檔的查詢基本實現，但由于歷史原因所造成的一人多檔的事實，需要各級檔案存放單位協調逐步解決。而對于省際檔案信息壁壘的打破，更有賴于國家級檔案管理服務平臺的建立或對各省平臺的信息整合的實現。

1.2 檔案材料不完整問題

人事檔案貫穿人的一生，能夠全面反映一個人的思想品德、家庭情況、學習經歷和工作表現，有利于對人員的全面了解和考察[1]，確保檔案材料的完整性至關重要。人才流動機構一般由政府下設，保證了流動人員人事檔案的保管安全性和檔案管理的標準統一性，但也顯露了一些弊端，比如新的學習經歷和從業經歷檔案材料不及時歸檔造成的“斷檔”問題，企業缺乏檔案意識造成的檔案遺失問題，人員跨縣市區流動時檔案未跟隨流動造成“死檔”問題，這對流動人員的工作選拔、政治考察、誠信考量等都有一定的不良影響。

1.3 人才開發利用程度不足

當前流動人員人事檔案管理機構主要提供檔案保管、檔案轉遞、證明出具、檔案查借閱、材料歸集等基礎事項服務，而依據人事檔案綜合分析專業能力、誠信情況等信息，為企業招聘推薦、人員職業生涯規劃的深層次人才開發使用業務難有涉足[2]，這不僅要求信息采集多樣化能夠全面反映人才能力，還需要保證信息的安全性和隱私性防止泄密，無疑為流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求。

2 針對上述流動人員人事檔案管理過程中出現的問題的對策

2.1 強化檔案管理政策普及

人社部在2014年和2016年分別發布《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》和《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》，其中對于流動人員人事檔案的檔案范圍、公共服務內容、職責劃分、信息化建設等方面做出明確規定，要對上級部門政策文件進行深入理解和解讀，并結合工作實際制定流動人員人事檔案服務指南，明晰服務事項，細化辦事流程，明確辦理時限，要引導企業和群眾網上辦理業務，注明網址及辦理要求。通過畢業生專項校園宣講引導大學生建立檔案概念，通過服務手冊、微信公眾號、政府官方網站、辦事大廳屏幕等多媒介多方式宣傳流動人員人事檔案管理政策，明晰檔案利用要求，提高企業和群眾對于檔案重要性的認識，能夠自覺按照流程規范辦理流動人員人事檔案轉遞、材料歸集等事項。

2.2 規范流動人員人事檔案管理制度

“沒有規矩，不成方圓”，流動人員人事檔案管理工作的規范統一開展，需相應的制度支撐。檔案管理機構要嚴格按照法律法規和上級部門政策文件要求制定檔案管理制度，明確各項檔案經辦業務流程，確保檔案材料真實性，檔案保管安全性，檔案利用合理性。檔案工作人員通過檔案管理制度的專業化學習，準確對檔案材料分組分類，快速實現檔案信息檢索查詢，提高綜合素質能力和辦事效率[3]。單位集體委托存檔需明確其責任和義務，注明檔案材料歸集范圍和時限，督促用人單位及時歸集檔案材料，歸集的材料檔案管理部門要統一存放并及時歸入檔案。

2.3 通過信息化管理提高人才開發利用程度

豐富檔案信息采集內容，不僅采集個人基本信息、家庭情況、獎懲情況、學習工作經歷等單一信息，還要側重于性格特點分析、從事工作意向、職業生涯規劃等個性化信息，對人員的形成全面認識有助于人力資源市場配置[2]。將采集的信息及時導入省網平臺，通過與社保、民政、公安等部門信息交互對人員基本信息進行科學動態監管，確保信息時效性和準確性；通過紙質檔案掃描建立電子檔案，使檢索和利用更加高效快捷，在保證安全隱私前提下，通過政府公共網站提供個人檔案信息查詢服務；基于大數據統計分析，增加人才能力與崗位適配性，不斷激發人力資源市場的潛力和活力[2]，更好的服務于市場經濟。2018年湖南和廣西建立了流動人員人事檔案省際聯網平臺，實現了兩省流動人員人事檔案信息共享、檔案轉遞、證明聯網出具、遠程閱檔等服務，這為檔案信息化提出新思路。2019年我昌邑市已將4.5萬份流動人員檔案信息錄入了全省公共就業人才服務系統，流動人員人事檔案轉移、查借閱均可實現網上辦理，檔案實體材料線下免費機要送達，使各類流動人員第一時間享受高效便捷的服務。

2.4 推動流動人員人事檔案實行全口徑，集中管理

公共就業人才機構應將分散在各部門各行業的流動人員人事檔案逐步實行統一集中管理，建設一批專業化、高標準檔案庫房，依托省公共就業人才服務系統，建電子檔案數據庫，實行實體檔案管理中心化，線上線下相結合的服務新格局，提升服務效能。