淺談如何建立電子檔案管理系統(tǒng)

譚 新

（中海油石化工程有限公司，山東 濟(jì)南 250101）

電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設(shè)計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。電子檔案管理系統(tǒng)是通過API接口，將企業(yè)員工在工作中形成的各種文件進(jìn)行導(dǎo)入或上傳到數(shù)據(jù)庫中，并對其進(jìn)行分類、存儲等實(shí)現(xiàn)電子檔案的統(tǒng)一集中管理。系統(tǒng)在客戶端形成電子檔案目錄結(jié)構(gòu)，用戶可利用搜索引擎功能查詢自己所需要的文件；對于不同角色的用戶開放不同級別的使用權(quán)限，保證企業(yè)電子文件安全。系統(tǒng)支持多種文件格式的上傳和電子文件的下載功能。管理員可在系統(tǒng)后臺管理電子檔案數(shù)據(jù)庫，保障電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

為滿足企業(yè)的檔案管理需要，電子檔案管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)集中存儲、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、文檔顯示、全系統(tǒng)檢索、文檔查看器、文件上傳、權(quán)限管理等功能。那么如何搭建電子檔案管理系統(tǒng)呢？建立電子檔案管理系統(tǒng)之前，首先要建立科學(xué)的電子文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對所收集的電子文件進(jìn)行分類。如可根據(jù)企業(yè)產(chǎn)生的檔案資料情況，可分為文書類、項目類、專業(yè)類、經(jīng)驗類、技能類、科研類、經(jīng)營管理類等。同時，還需要設(shè)定電子檔案編碼，電子檔案的編碼規(guī)則應(yīng)具有可擴(kuò)展性和延續(xù)性，并保證所有入庫電子文件的編碼具有唯一性，制定好的編碼規(guī)則一定要注意保存，方便后續(xù)的人查詢了解使用。

接下來是確定電子檔案管理系統(tǒng)的目錄顯示結(jié)構(gòu)，支持樹形或其他目錄結(jié)構(gòu)，文檔目錄可無限創(chuàng)建文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)；可自定義目錄排序；組織內(nèi)部所有成員可根據(jù)權(quán)限輕松的實(shí)現(xiàn)文件的安全查看。

然后確定系統(tǒng)結(jié)構(gòu)形式。目前系統(tǒng)開發(fā)采用的結(jié)構(gòu)有兩種形式，B/S（瀏覽器/服務(wù)器）和C/S（客戶端/服務(wù)器），這兩種結(jié)構(gòu)模式都是隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而出現(xiàn)基于網(wǎng)路的結(jié)構(gòu)模式，應(yīng)用都非常廣泛，B/S（瀏覽器/服務(wù)器）無需安裝客戶端，直接用WEB瀏覽器即可，對硬件配置要求低，維護(hù)費(fèi)用低，開發(fā)費(fèi)用低，但是安全性一般，滿足客戶個性化需求低；C/S（客戶端/服務(wù)器）安全性相對較高，數(shù)據(jù)傳輸速度較快，能夠滿足客戶的個性化要求，但是對硬件要求較高，維護(hù)費(fèi)用較高，企業(yè)根據(jù)自身情況選擇，兩個方式都可以滿足電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。

開發(fā)文件管理的各種功能。文檔排序：支持根據(jù)文檔的標(biāo)題、大小、日期、上傳人等屬性進(jìn)行排序。顯示模式：支持目錄以列表模式或縮略圖模式顯示。搜索導(dǎo)出：全文搜索及高級搜索引擎幫用戶快速從海量資料中精準(zhǔn)查找所需文件。文檔編輯器：可直接在系統(tǒng)瀏覽器中查看PDF文件。多文件上傳：系統(tǒng)要支持文件的批量上傳及壓縮包導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)文檔資料的快速輕松存儲管理，支持Office文檔、PDF、圖像、音視頻和圖紙等各類型文件。版本管理：文檔關(guān)聯(lián)多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。

設(shè)置電子檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限。根據(jù)企業(yè)管理制度確定是否把電子檔案進(jìn)行保密和非保密分類，或者把電子檔案分等級瀏覽，并根據(jù)企業(yè)員工級別進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。具體實(shí)現(xiàn)功能：首先根據(jù)用戶的權(quán)限判斷鎖定用戶所有能查看的電子檔案，再根據(jù)用戶的搜索條件把符合條件的電子文件顯示出來，顯示的內(nèi)容包括文件檔案號，文件名稱，文件編號，如用戶文件內(nèi)容進(jìn)行查看瀏覽，再根據(jù)用戶權(quán)限進(jìn)行判斷是否需要審批。設(shè)定電子檔案管理員、部門責(zé)任人的權(quán)限和職責(zé)：檔案管理員具有對系統(tǒng)的管理權(quán)限，保障電子檔案的有效利用；部門責(zé)任人負(fù)責(zé)對本部門收集的電子文件進(jìn)行審核，并提交檔案管理員。

為保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，滿足電子文件歸檔與電子檔案管理活動的實(shí)際需求，必須要有檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施，企業(yè)應(yīng)為檔案部門配備適應(yīng)的系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件和存儲、備份等設(shè)備。當(dāng)然更具體電子檔案管理系統(tǒng)還需要根據(jù)企業(yè)自身需求進(jìn)行開發(fā)，確保系統(tǒng)更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。