文書檔案管理中存在的問題及對策

楊佳佳

（承德市中心血站，河北 承德 067000）

1 當前文書檔案管理的現狀

1.1 文書檔案管理工作不受重視

表面上看，對單位特別是以盈利為目的的企業來說，文書檔案管理工作的開展對經濟收入并無明顯的影響，隨著時間的推移，企業自然對這類工作就不加以關注了。企業對文書檔案管理工作的忽視，主要體現在兩方面：首先，企業的決策者及管理者認為他們的最終目標是實現利潤最大化，而文書檔案管理工作的開展并不能使其經濟效益有顯著增加，因此，管理者容易對它產生忽略。其次，由于在大多數企業中檔案管理部門是一個相對次要的部門，導致企業部分員工對文書檔案管理工作部門的工作產生一種錯誤理解，誤認為這類工作不需要專業性，或錯誤的理解文書檔案管理工作沒有較高技術含量。因此，員工在檔案管理工作中便會無精打采，消極怠工。

1.2 文書檔案收集與歸檔工作方式落后

文書檔案管理人員所采用的文書檔案收集與歸檔的方式相對落后。從收集上來講，一般采用的是傳統的手工收集方法，這種收集方法所需時間較長，并且要求工作人員有較大耐心，即使如此，這種方式對文書檔案的真實性無法做到絕對保證。其次，是文書檔案歸檔方式的落后。一些工作人員在歸檔文書檔案時沒有做到合理的分類，也并未對需特殊處理的資料進行專業化特殊處理，同時還存在部分重要的文書檔案資料被忽略及遺漏的情況。這兩方面直接或間接影響了文書檔案收集與歸檔工作的效率。

1.3 文書工作和檔案工作二者間存在銜接問題

文書工作和檔案管理工作密切相關，但也存在一定差異，二者是互補的，同時也是分工的。一般情況下，形成更為高效、科學的管理模式，會協調文書工作和檔案管理，實行分割分區塊的管理制度。但在實踐中，這種分區塊的管理模式將文書工作與檔案工作之間形成了一定的分隔。此時若存在文書工作人員檔案意識不強，或檔案管理人員不能周全考慮文書工作者工作的便捷性等情況，將造成二者在銜接的過程中無法完全順利地進行，甚至出現脫節的地方。而且，文書工作是檔案工作的基礎，只有把文書工作做好，將基礎打牢，檔案工作才能夠順利進行，有條不紊。所以，這二者的銜接過程中尤為重要。

2 改善文書檔案管理問題的對策

2.1 提高文書檔案管理的重視

文書檔案管理部門應從上而下重視檔案管理工作，尤其是高層領導，更應該增強對文書檔案管理的認識，明確劃分文書檔案管理的職責。對于檔案管理工作人員而言，有責任向單位內部人員大力宣傳文書檔案管理工作的重要性。必要時，可以開展相應的專題講座，積極宣傳相應的企業制度和法律規范，力求使單位內部全體成員都主動參與到文書檔案管理工作中來，爭得他們的理解與支持；也可以向領導建議，將文書檔案工作管理提入到單位內部的重點工作上來，使文書檔案工作向著高水平、優質量的方向前進。

2.2 文書檔案管理工作規范化

只有把文件整理等基礎工作做足做好，才能使文書檔案管理朝著規范化、有序化的方向發展。這就要求相關人員要全力做好本職工作，對工作認真負責，本著科學管理的理念，把文書檔案管理的基礎性工作做足做好，比如信息的采集、選擇、管理、使用和最終的歸整等。同時，各部門之間應該加強合作與聯系，尤其對個別重要的部門而言更應該如此，以便于檔案信息的及時采集與準確存檔。此外，檔案管理人員應該負責其他部門的宣傳與培訓，定期的為其他部門的檔案負責人舉辦培訓，并積極地監管各部門的文書檔案處理過程，以求使采集信息的過程變得順利，使文書檔案管理工作能夠更加有序的開展。

2.3 培養文書檔案管理人員的綜合素質

上文中我們分析了文書檔案管理中工作人員綜合素質薄弱給文書檔案管理工作帶來的影響，因此，企業務必要加強對文書檔案管理人員綜合素質的重視，可以針對企業內管理人員的具體情況開展相應的培訓活動，包括文書檔案管理的技能、管理人員綜合素質的培養等，提高企業內文書檔案管理人員的綜合素質。另外，企業還要大力擴充文書檔案管理隊伍，招納一些文書檔案管理的專業人事，帶領企業內檔案管理人員進行工作，同時應鼓勵專業人員將專業技能進行傳授，共同進步。在培訓的過程中，企業領導人員應該進行嚴格的監督，并制定合理的考核制度，保證文書檔案管理人員都能掌握管理技能，提高文書檔案管理人員的綜合素質。

3 結語

綜上所述，文書檔案在企事業單位中發揮著極其重要的作用，因此在檔案管理工作中應該加強對文書檔案管理工作的重視，將文書檔案管理作為重要的管理工作，在解決當前問題的基礎上探索更為科學的管理措施，促使文書檔案管理工作質量得到顯著的提升，為文書檔案資源的有效利用以及單位的建設發展提供相應的支持。