紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理若干問題的思考

郝巖巖

（菏澤市規劃管理服務中心，山東 菏澤 274000）

信息技術是事業單位檔案管理工作中非常重要的手段之一，事業單位在開展檔案管理工作時需要堅持與時俱進的管理理念，關注各種現代管理技術的應用以及靈活調整，切實實現信息技術與事業單位檔案管理工作之間的緊密結合，才能突破傳統管理模式的束縛，更好地提升檔案管理水平。經過多年發展，事業單位運用信息技術管理檔案有了長足的進步，也出現了一些問題，需要引起我們的重視，并采取有效對策，認真加以解決。

1 新時期檔案管理的意義

首先，適應社會發展的需求。在社會不斷發展過程中，檔案管理工作已經被很多事業單位所重視，逐步成為單位領導決策水平和決策效率的衡量依據。新時期的檔案管理涵蓋了一個單位很多方面的內容，社會發展過程需要檔案管理作為一個單位的向導，指導和幫助單位更好地發展。新時期檔案管理無論是在事業單位，還是企業單位，都是必不可少的。在單位的行政管理上、單位的發展歷史上等方方面面都有所運用。所以，檔案很大程度上推動了社會的發展，這些研究的數據對推動事業單位進步，起到至關重要的作用。并且提高檔案的管理水平，也為后續的事業單位研究提供快捷方便的全方位資料，促進事業單位工作的進一步發展。另外，提供有價值的數據。檔案工作是一項要求較為嚴謹的工作，業務性很強，為工作單位提供著很有利和有價值的數據。例如機關單位日常工作中，檔案包含了日常公書的收發、登記、運轉管理、檔案管理與保管等內容，是事業單位管理工作的一個重要組成部分。它真實地記錄了事業單位的各項工作，有著重要的查考價值，機關領導和工作人員熟悉情況、總結經驗、制定計劃、處理問題，經常要從檔案中去查找重要的數據信息，如果檔案查到了，很多問題就可以得以解決，順利地進行工作。

2 紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理問題分析

2.1 缺乏完善的檔案管理體系

在事業單位的檔案管理過程中，存在的最為突出的問題就是管理制度的不完善。這主要是由于事業單位管理層對于檔案管理不重視，對于檔案管理的制度建設沒有投入過多的精力。盡管在部分事業單位中存在檔案管理制度，但大多浮于表面，沒有真正落到實處。檔案管理人員經常將檔案資源隨意堆放，造成文件丟失。對于單位的檔案外借，沒有形成規范的外借手續。在事業單位的發展過程中，檔案資料是其對日常工作的重要分析依據。雖然檔案資料有時無法直接轉換成單位的金錢財富，但是通過檔案資料所提供的信息，可以促進單位提高自我的認識。事業單位沒有充分利用好所儲存的檔案信息，整體利用率較低。

2.2 檔案管理人員整體素質參差不齊

檔案管理人員應對國家關于檔案管理的各項法律法規以及相關政策走向有深入且獨到的理解，并能憑借強大的文字表述能力和熟練的現代化檔案管理工作技能及時、準確地記錄下事業單位在自身發展歷程中所產生的各項有價值的信息資料。然而就目前來看，達到這一標準的事業單位檔案管理人員仍是鳳毛麟角，檔案管理人員整體素質參差不齊[1]。

2.3 檔案資料整理質量不高

在檔案管理工作中，檔案的歸檔整理是非常重要的。只有將檔案的資料收集完整，歸檔整理好，才可以使后續的檔案管理工作順利發展，形成有價值的檔案資料。但很多單位行政管理部門不重視檔案管理的重要性，使得檔案資料收集不全或歸檔整理不到位，直接影響了單位檔案管理工作的有效價值發揮。

3 紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理措施

3.1 創新制度管理，加強法規落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執行的制度要具有先進性，事業單位應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合；另一方面，制度的執行必須科學、穩定，不能三天打魚兩天曬網。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業單位檔案管理制度面臨的重要挑戰，解決這些問題并嚴格執行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現漏洞[2]。

3.2 構建系統化、規范化的電子檔案管理系統

檔案管理工作內容復雜、系統性強，系統化和規范化是電子檔案管理系統的未來發展方向，需要加大這方面工作的推進力度。應該積極構建和完善電子檔案管理系統，注重對電子檔案的科學管理。檔案管理工作人員應該堅持文檔一體化管理要求，確保電子檔案的歸檔及時、齊全完整及有效利用。

3.3 提高檔案的管理水平

新時期，檔案的管理工作要跟上時代的步伐，做到與時俱進，檔案的管理水平會直接影響到事業單位的社會形象和檔案的質量。所以事業單位一定要積極提高檔案管理人員的專業水平。第一，培養管理人員的專業水平，首先要給管理人員創造不斷學習的機會和空間。例如事業單位可以邀請專家開展講座，對管理人員進行有針對性的講解和指導。同時，也可以讓管理人員去別的事業單位進行交流，學習先進的管理模式，提高管理人員的管理水平和綜合素質。第二，創新檔案的管理技術。在檔案管理的過程中，檔案人員要對管理技術進行創新，必須增強管理意識，要讓管理人員意識到現代化管理技術的重要性，并且還要定期對員工進行專業知識培訓，增強檔案的工作質量。要讓管理人員把信息化運用到檔案的整理和歸納中，保證信息資料的安全性和實用性，也為檔案的工作人員提供一個良好的環境。

3.4 豐富檔案管理的實際價值

為了在新時期更好地發揮事業單位的檔案管理價值，需要從不同層面提高檔案管理工作思路。一方面，是強化服務意識，真正認識到檔案管理的工作重視度，從工作層面上提高服務意識。從以往檔案單純記錄資料轉變為記錄、供應、決策支持的服務模式，強化服務意識，在事業單位決策任何事情或出現任何問題時，都可以在檔案中尋找到相關的資料，從而確保單位運行的合理性;另一方面，需要保持競爭意識，在工作中需要強化與其他部門的合作交流，管理人員可以借助競爭意識，將事業單位檔案管理工作價值進行拓展;借助競爭方式強化檔案管理的目標，提高檔案管理工作的自主性。

4 結語

綜上所述，在新時代的發展中，檔案管理也被逐漸重視起來，所以良好的管理技術不僅可以提高事業單位的社會形象，還可以提高檔案的工作質量，能帶動事業單位的效益，對此單位還需要重視紙質檔案與電子檔案的融合管理，保證檔案管理的有效性，充分挖掘檔案價值，提高檔案管理水平。