探析行政審批檔案規范化管理體系構建

于 倩

（德州市陵城區行政審批服務局，山東 德州 253500）

行政審批檔案為行政機關履行行政審批職能期間所形成的保存價值重大的重要文件資料。納入歸檔范圍的行政審批檔案，具體涵蓋行政審批相對人申請文件與資料，和行政審批期間所形成的所有文件資料。隨著信息技術的創新發展和科學應用，行政機構進一步深化改革，行政審批服務的發展方向也逐漸以線上線下相結合為主，形成了大量電子文件資料，對檔案規范化管理提出了更為嚴格的標準和要求。重視行政審批檔案規范化管理體系的構建工作，切實提高檔案管理水平，能夠為行政審批檔案管理工作的高效開展提供保障。

1 行政審批檔案規范化管理體系內涵

行政審批檔案，即由人社局、民政局和行政審批服務中心等眾多行政主管部門依法履行行政管理職能活動期間所形成的同行政審批事項息息相關，且具有保存價值的各種資料的統稱。行政審批檔案規范化管理體系，即擁有行政審批權限的行政主管部門，基于行政審批業務所具有的規律、特征以及標準等，依托現代化管理框架，所構建的科學可實施的管理規則以及秩序。

構建科學化、系統化管理體系，針對行政主管部門開展線上、線下審批工作期間所形成的全部檔案資料，基于相應的管理標準以及具體要求，建立系統化的檔案資源儲備和交流中心，使行政審批資源所具有的關鍵作用，以及行政審批業務和管理等方面的支撐性作用得以有效發揮，真正提高檔案管理的整體水平的同時，也為行政審批業務管理工作的效率和質量全面提高提供可靠保障[1]。

2 行政審批檔案規范化管理體系構建的必要性

2.1 提升行政審批檔案高效化需要

高效、客觀、公正是行政審批工作所強調的價值目標，屬于行政審批檔案管理所關注的重點內容。隨著行政審批制度的進一步深化改革，落實行政審批檔案規范化管理，嚴格遵循內在規律和嚴格標準等，運用科學、可行的管理方法對管理內容和流程等加以科學規范，實現各項管理工作流程的系統優化，對提高行政審批檔案管理的工作質量和效率具有重要影響和意義。

2.2 保障行政審批檔案信息化需要

2020年，經過反復修訂的《檔案法》開始正式實施，重點強調關注“檔案信息化建設”，要求形成的“電子檔案”可以充分滿足“來源可靠、要素合規以及程序規范”等相關規定以及標準。隨著信息技術的創新發展，辦公OA系統同樣在行政審批工作中獲得重點應用，也形成了大量電子檔案。因此實現行政審批檔案的規范化管理，才能滿足檔案工作信息化發展這一迫切需要。

2.3 滿足行政審批檔案科學化需要

在行政審批檔案管理方面，規范管理內容及流程，促使行政審批檔案管理工作從粗放式向精細化管理方向發展轉變，能夠滿足行政審批檔案科學化發展提出的迫切需要。比如，在行政審批文書管理上，對資料形成的各環節產生的有關資源進行規范收集、分類、編目和利用，實現行政審批檔案規范化管理和信息技術的充分結合，能夠適應管理信息化的實際需求，滿足工作科學化發展的內在需求[2]。

3 行政審批檔案規范化管理體系構建

3.1 管理體系資源層

資源層即構成管理體系的全部檔案信息資源，是管理體系的基礎組成部分，屬于實現檔案規劃化管理的重要環節。基于行政審批檔案管理所具有的特點，資源層建設需對如下方面加以重點關注：第一，集中統一。行政審批檔案應當嚴格遵循集中統一的基礎標準原則，行政審批服務中心則需重視對各業務系統所涉及涵蓋的行政審批事項做出系統、清晰梳理，對不同行政審批系統所對應的歸檔范圍與管理標準和保管期限等做出充分說明和具體明確。第二，分級保管。基于行政審批所具有的“市-區（縣）-街道（鄉鎮）”三級審批機制，對各級行政審批部門所形成的電子檔案，嚴格基于集中統一的標準原則，以電子檔案的形式，上傳至管理體系。第三，資源共享。對于行政審批檔案，其資源內容變得更加復雜繁瑣，需利用信息技術等，實現資源信息的高效共享，使用戶需求可以得到充分滿足[3]。

3.2 管理體系基礎層

對于行政審批檔案，基礎層管理具體涉及涵蓋各類規章制度內容。現階段，行政審批檔案管理，主要遵循有關法律法規、地方性文件和規章制度等，為開展規范化管理提供可靠制度保障。目前，具備行政審批權限的有關部門未能及時編制用于指導規范性管理開展的相關文件。制定《行政審批檔案管理實施細則》對行政審批檔案管理的有關標準內容做出具體明確，對各行政審批部門所涉及的檔案管理做出科學規范也成為迫切任務。此外，應對各類行政審批有關的專業檔案管理制度做出優化完善，以此實現對基礎層制度內容的科學細化。

3.3 管理體系保障層

關于保障層，重點在于保證基礎層相關規章制度可以全面有效貫徹落實。通過科學構建保障機制，能夠保證規章制度可以真正落到實處。一方面，構建合理的獎懲機制。對于嚴格遵守有關規章制度，且表現出突出的單位或是個人，給予相應的表彰與適當的獎勵，相反，則需給予通報批評和相應的處罰。另一方面，構建科學合理的考核評估機制。以目標管理為主要導向，定期對有關機構和部門檔案管理的具體工作行為實施嚴格監測，系統、科學的開展考核評估工作，并以結果為實施獎懲的基本依據。

3.4 管理體系戰略層

關于戰略層，具體涉及構建長效運行機制、職能職責與機構部門等。行政審批檔案規范化體系的科學構建，需涉及相應的執行部門。在行政審批服務中心建立專門的檔案管理部門，負責各方資源使用的科學指導與積極協調，全面做好統籌協調。除此之外，需建立專門的檔案館負責電子檔案管理，進一步深化行政審批制度改革，把握線上審批發展趨勢。為此，需加快行政審批業務檔案館的大力建設，將行政審批檔案全部上傳至檔案館實現統一管理[4]。

4 結論

綜上所述，隨著行政管理體制的深化改革，行政審批工作也得到各級行政機關的廣泛關注。實現行政審批檔案規范化管理體系的科學化、系統化構建，可有效提高行政檔案管理的整體水平，促進行政審批檔案工作質量、效率的顯著提升，促進行政審批業務科學、規范和有序開展，對推動經濟社會科學發展等方面同樣具有重要的影響和意義。