新常態下疾控中心文書檔案規范化管理的措施探討

王向農

（武漢市江夏區疾病預防控制中心，湖北 武漢 430200）

四十余年的改革開放，我國社會與經濟快速發展，社會各個領域在這個過程中穩步推進。醫療衛生事業作為保障社會和諧穩定、民生事業有序發展的重要基礎，其也在醫療衛生體系改革進程中穩步推進。疾控中心文書檔案是客觀記錄地方病、傳染病、職業病、公共衛生事件處置等關鍵性文書資料，對疾控中心預防疾病、控制疾病的意義重大[1]。但從現實情況來看，因為多方面因素的影響，疾控中心文書檔案管理工作還存在一些不足，規范疾控中心文書檔案管理勢在必行。

1 建立健全文書檔案管理制度體系

疾控中心文書檔案規范化管理，管理制度體系是基礎所在。這就需要疾控中心針對現有文書檔案管理制度體系進行全面的梳理，分析文書檔案管理制度體系存在問題的環節，同時充分考慮現階段文書檔案管理要求、未來疾控中心發展趨勢，嘗試去吸收借鑒優秀企業檔案管理方面的先進理論與經驗，推進疾控中心文書檔案管理制度體系的優化調整，明確文書檔案管理制度體系的細節部分，同時需要將具體的責任落實到個人，保障各個環節均能夠嚴格按照管理制度體系開展工作[2]。在此基礎上，要想有效推進疾控中心文書檔案管理制度體系的順利落實，還需要圍繞制度體系落實構建一套審核體系，分別針對文書檔案管理的關節環節開展審核，基于審核進一步規范文書檔案管理。

2 規范銜接文書工作與檔案管理工作

對于疾控中心文書檔案管理工作來說，文書工作與檔案管理工作能否進行有效的銜接，對文書檔案真實性、規范性的影響巨大。因此，要想推進文書檔案規范化管理，首要任務在于全面提高疾控中心文書質量，針對文書工作與檔案管理工作的銜接進行規范。其一，對于疾控中心各種文書的處理，需要全面按照規章制度，開展科學分類之后，按照文書檔案管理標準開展立卷歸檔工作。其二，高度重視文書工作與檔案管理工作細節的銜接。比如，文書格式必須遵循要求，保障材質、紙面清潔、紙張版式均需要滿足要求。在此基礎上，針對文書工作與檔案管理工作的銜接，還需要建立規范的制度、明確的責任劃分，從而有效保障兩者之間銜接的及時性、科學性[3]。

3 建立健全文書檔案著錄與分類號

著錄與分類號作為文書檔案規范化管理的基礎，由于疾控中心傳統的文書檔案管理工作還存在一定的疏漏，導致一些文書檔案管理存在著錄、分類號不規范的問題，制約文書檔案管理工作的開展。對于上述問題，疾控中心應當結合文書檔案規范化管理要求，針對現有文書檔案進行全面的梳理，建立健全文書檔案著錄與分類號，為文書檔案規范化管理奠定基礎。針對一些內容復雜的文書檔案來說，應當再次進行組卷，以便于針對存在關聯的文書檔案進行組合，并在這個過程中針對缺少目錄、缺少頁碼的文書檔案進行編著，為后期各項工作的開展奠定基礎。在此基礎上，疾控中心還需要根據《檔案著錄規則》要求，充分結合文書檔案管理實際情況，針對文書檔案著錄細則進行不斷的完善，針對文書檔案著錄的流程、細節、規范進行完善。此外，分類號是文書檔案檢索的基礎所在，疾控中心應當按照《中國檔案分類法》，結合文書檔案管理工作內容、檢索標準、數字化建設實際，針對文書檔案分類標準、分類流程進行完善，切實提升疾控中心文書檔案分類的效率與質量[4]。

4 圍繞數字化建設動態規范建設標準

5G商業元年的正式到來，快速推進的5G基礎設施建設，5G的影響力正在不斷提升。對疾控中心文書檔案管理工作來說，數字化建設勢在必行。盡管疾控中心也在積極推進文書檔案數字化建設，但相較于快速發展的信息技術來說，數字化建設存在較大的滯后性。與此同時，標準化、規范化作為數字化管理的重要特征，直接關系到數字化建設的成果，但疾控中心文書檔案數字化建設標準不夠規范，數字化建設進程中存在諸多不夠規范的地方。對于上述問題，疾控中心需要全面圍繞數字化建設動態規范建設標準，充分結合疾控中心文書檔案管理實際，同時針對未來文書檔案數字化建設發展趨勢進行考量，針對數字化檔案管理規范、標準進行明確的規范，同時也需要針對數字化建設的系統、流程、軟件等細節部分進行規范，保障文書檔案數字化建設能夠按照標準有序推進。在此基礎上，對于文書檔案數字化管理工作的開展來說，還需要針對數字化管理的流程進行規范，結合文書檔案數字化建設動態，不斷針對文書檔案數字化管理的流程跟進調整，保障操作規范、操作模式的統一。

5 提升文書檔案管理隊伍綜合素質

疾控中心文書檔案的規范化管理，檔案管理隊伍是重中之重。正如上文所述，醫療衛生體系改革的有序推進，社會大眾健康管理理念的持續轉變，新常態下疾控中心面臨的外部環境均在不斷發生變化，對疾控中心各項管理工作、服務職能提出了更高的要求，再加上當前文書檔案數字化建設的不斷推進，對文書檔案管理隊伍綜合素質的要求越來越高。這就需要疾控中心高度重視提升文書檔案管理隊伍綜合素質，全面落實文書檔案管理隊伍的培訓教育工作、人才引進工程，保障檔案管理隊伍綜合素質的有序提升，推動文書檔案管理工作的規范化開展。首先，對于現有文書檔案管理隊伍來說，疾控中心應當結合文書檔案規范化管理要求、數字化建設動態，加強文書檔案管理專業知識、數字化文書檔案管理知識的培訓教育工作。培訓教育的方式應當盡可能采用更為靈活、多元的方式，如集體培訓、高校委培、線上教育等，為文書檔案管理隊伍提供更多的選擇。其次，疾控中心還應當針對文書檔案管理崗位進行優化，建立科學合理的薪酬體系、晉升體系，以此來提升文書檔案管理崗位的競爭力，吸引更多的綜合型人才進入到文書檔案管理隊伍。最后，建立健全文書檔案管理隊伍績效管理機制，將文書檔案管理工作、培訓教育等納入績效管理工作中來，并與薪酬進行掛鉤，以此來提升人才的積極性，從而有效推進文書檔案規范化管理。

綜上所述，疾控中心文書檔案規范化管理是一項系統、復雜的工程，僅僅通過某一個方面的努力，顯然難以獲得理想效果。這就需要疾控中心充分結合工作實際、未來發展趨勢，通過建立健全文書檔案管理制度體系、規范銜接文書工作與檔案管理工作、建立健全文書檔案著錄與分類號、圍繞數字化建設動態規范建設標準以及提升文書檔案管理隊伍綜合素質，為疾控中心各項工作開展奠定良好的基礎。