試論事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對(duì)策

楊 理

（湖北省石首市人力資源檔案管理服務(wù)中心，湖北 石首 434400）

事業(yè)單位是政府組織機(jī)構(gòu)，主要從事公益事業(yè)，包括科技、衛(wèi)生、藝術(shù)、文化、教育等工作，具有服務(wù)民生、轉(zhuǎn)化政府民生政策社會(huì)職能。檔案是記錄社會(huì)發(fā)展、機(jī)構(gòu)演變和個(gè)人成長的重要?dú)v史資料，將檔案資料維護(hù)好，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要的意義，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)通過創(chuàng)新性的改革和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理。事業(yè)單位的檔案管理也同樣重要，在當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)下，事業(yè)單位的發(fā)展離不開與社會(huì)的接軌和人才策略，必須要及時(shí)優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理制度，對(duì)人事檔案實(shí)施有價(jià)值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理與人才策略的緊密結(jié)合。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才。人才是事業(yè)單位各項(xiàng)專業(yè)工作開展的基礎(chǔ)，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實(shí)現(xiàn)管理工作的不斷升級(jí)。但實(shí)際上，事業(yè)單位檔案管理工作從業(yè)人員，大多數(shù)缺乏檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)化培訓(xùn)，而是從其他崗位轉(zhuǎn)型而來，在缺乏專業(yè)知識(shí)的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識(shí)和手段，系統(tǒng)化的管理也成為無稽之談。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員，只能承擔(dān)資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價(jià)值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業(yè)人才，但他們往往身兼數(shù)職，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)移性和系統(tǒng)化。

2）信息檔案檢索的效率有待提升。通常情況下，檔案資料在儲(chǔ)存的過程中，需要調(diào)取或查閱時(shí)，紙質(zhì)的檔案管理方式需要各個(gè)步驟的人工操作才可以完成，這其中的程序是相對(duì)復(fù)雜的，不但需要確認(rèn)檔案編碼，而且還需要在眾多的檔案資料中進(jìn)行人工翻閱與查找，流程比較繁瑣，而且也需要耗費(fèi)大量的人力物力，這種情況完全不符合現(xiàn)代化檔案管理的需要。當(dāng)今社會(huì)屬于信息化新時(shí)代，檔案管理的要求提升了很多，對(duì)于檔案管理人員是一個(gè)重要的挑戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的過程中起到了非常重要的作用。還有一些基層事業(yè)單位，在檔案管理方式上雖然運(yùn)用了信息化的管理手段，但是計(jì)算機(jī)設(shè)備相對(duì)陳舊，而且硬件配置也不達(dá)標(biāo)，在這樣的大環(huán)境下，信息化技術(shù)很難得到運(yùn)用與開展，這也是導(dǎo)致檔案事業(yè)很難提升的重要因素，長此以往，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

3）對(duì)人事檔案管理有一定的忽視。人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來講，不僅是工作組成部分還是維護(hù)其人才的關(guān)鍵方式。因此，要一直強(qiáng)化人事檔案的整個(gè)管理力度，才可以符合單位未來發(fā)展的方向和目標(biāo)。然而，目前有個(gè)別單位忽視人事檔案管理，將發(fā)展的目光和重點(diǎn)放在了業(yè)務(wù)上，沒有重視人事檔案管理對(duì)其產(chǎn)生的積極影響，這就對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生一定程度的阻礙作用。同時(shí)，一些單位的高層自身對(duì)人事檔案管理的整體了解甚少，只是知道其管理工作的大概情況，對(duì)于實(shí)質(zhì)性的具體內(nèi)容缺少全面認(rèn)知，所以造成其管理工作效率低下，工作人員的態(tài)度不端正，管理質(zhì)量不佳。

2 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略

1）對(duì)管理制度予以進(jìn)一步優(yōu)化。在事業(yè)單位進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理過程中，需要進(jìn)一步對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行有效的優(yōu)化，傳統(tǒng)的檔案管理制度往往在具體的應(yīng)用過程中已經(jīng)無法與創(chuàng)新時(shí)代的發(fā)展特征相符合。因此，相應(yīng)的事業(yè)單位需要充分對(duì)當(dāng)前單位自身的發(fā)展特性以及單位人力資源自身所擁有的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的探究，并以此對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行有效的制定，使整體管理制度能夠深入人事檔案管理的諸多角度，使相應(yīng)的檔案管理工作得以有效細(xì)化。由此，使檔案管理在發(fā)展過程中所擁有的管理制度得以進(jìn)一步健全。此外，在建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理制度時(shí)，需要進(jìn)一步對(duì)整體檔案管理的考核激勵(lì)機(jī)制予以有效確立，進(jìn)而以考核與激勵(lì)的手段促進(jìn)檔案管理人員端正工作態(tài)度，并且將相應(yīng)的檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，使事業(yè)單位檔案管理的綜合效率得以大幅度提升。

2）提高檔案管理人員的素質(zhì)。提高檔案管理人員的素質(zhì)是提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要舉措，所以事業(yè)單位不僅要重視引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，也要加強(qiáng)對(duì)原有檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員在接受培訓(xùn)以及考核的同時(shí)，也要重視自我學(xué)習(xí)，及時(shí)了解檔案管理最新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)、最新的理論和技術(shù)，致力于提高工作效率和質(zhì)量。如果事業(yè)單位內(nèi)部缺乏專業(yè)的檔案管理人才，可以選擇外聘的方式聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人才，進(jìn)而對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行培訓(xùn)。為了保證培訓(xùn)的有效性，應(yīng)當(dāng)成立監(jiān)督部門，專門負(fù)責(zé)培訓(xùn)和考核工作。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。事業(yè)單位檔案管理工作之所以一直難以取得較高的管理成效，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視有著直接關(guān)系，因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)對(duì)待檔案管理工作的態(tài)度將會(huì)直接影響檔案管理人員的工作狀態(tài)。為此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，加大人力、物力以及財(cái)力的投入，為檔案管理部門配置相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，并做好“八防”工作，使得檔案管理部門的工作開展能夠得到基礎(chǔ)性支持。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)形成對(duì)檔案管理工作的全新要求，認(rèn)真做好相關(guān)的督促檢查工作，對(duì)不合理、不合規(guī)的檔案管理操作應(yīng)當(dāng)加以糾正，督促檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行管理工作。

4）將信息化建設(shè)應(yīng)用在人事檔案管理工作中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科技的廣泛使用改變了我國傳統(tǒng)落后的工作方式，事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)引進(jìn)信息技術(shù)，根據(jù)工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文字圖像等具體信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料，方便工作人員對(duì)檔案的調(diào)取，促進(jìn)人事檔案管理工作順利開展。其次，工作人員在開展工作時(shí)，盡可能大范圍地使用計(jì)算機(jī)軟件、云盤、虛擬儲(chǔ)存空間和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術(shù)的應(yīng)用為人事檔案的儲(chǔ)存節(jié)省了空間，同時(shí)也提高了檔案管理工作的效率。

5）創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念。事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評(píng)價(jià)層面，但在管理制度上存在較多的共同之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領(lǐng)導(dǎo)干部的思維不進(jìn)步，整個(gè)單位的管理水平便難以提高，無法跟上時(shí)代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級(jí)優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機(jī)地融入檔案管理工作中，樹立現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，提高運(yùn)行質(zhì)量。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位要正確認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的價(jià)值，在目前的實(shí)際管理中，存在忽視人事檔案管理、人事檔案記錄不夠詳細(xì)、管理智能化落后以及管理工作人員素養(yǎng)較低等方面的問題，這需要事業(yè)單位提高對(duì)人事管理的重視，強(qiáng)化檔案管理的有效性，促進(jìn)管理現(xiàn)代信息化發(fā)展以及建立和強(qiáng)化管理人才團(tuán)隊(duì)等，促進(jìn)事業(yè)單位的全面管理水平和未來發(fā)展。